Criteri per la scelta di un software applicativo.

Se un’azienda pensa di acquistare un nuovo software applicativo, rinnovare il parco macchine, dei servizi di consulenza informatica o di appaltare servizi in outsourcing, deve ricorrere a un metodo per valutare la competitività delle offerte

Se un’azienda pensa di acquistare un nuovo software applicativo, rinnovare il parco macchine, dei servizi di consulenza informatica o di appaltare servizi in outsourcing, deve ricorrere a un metodo per valutare la competitività delle offerte.

Per essere valido, questo metodo non deve necessariamente essere molto sofisticato o basarsi su complesse rilevazioni statistiche. Spesso è sufficiente ricorrere a tecniche più semplici definendo soprattutto i criteri in base ai quali verrà presa la decisione e valutando quindi i potenziali fornitori a fronte di questi criteri. In questo caso è importante conoscere abbastanza bene il lavoro e l’ambiente per determinare quali criteri sono importanti e quali irrilevanti. Lo studio attento del modello permette di selezionare criteri più opportuni con una certa facilità.

Nell’articolo in questione proverò a descrivervi il modello finalizzato alla scelta di un pacchetto applicativo, che potrebbe essere suddiviso nei seguenti passi:

• individuazione dei criteri di decisione
• determinazione dei relativi pesi, cioè l’importanza di ciascun criterio del passo precedente
• rilevazione della rispondenza di ciascun pacchetto (o fornitore) ai singoli criteri

Analizziamoli in dettaglio questi tre momenti.

Individuazione dei criteri di decisione

I criteri di decisione sono la diretta conseguenza delle specifiche del sistema che ospiterà il pacchetto. E’ un po’ come scegliere una persona per ricoprire una certa carica o mansione: anzitutto si deve comprendere a fondo il lavoro che la persona cercata sarà chiamata a svolgere.

I criteri di decisione di solito possono essere classificati in due categorie:

• criteri primari

(tali da essere soddisfatte prima di procedere oltre)

• criteri secondari

(che anche se non essenziali, sono pur sempre assai importanti per la valutazione).

Occorre definire attentamente le caratteristiche che l’oggetto della ricerca deve avere, per evitare di eliminare arbitrariamente un pacchetto a questo stadio iniziale, solo perché si sono fissati dei criteri troppo rigidi. Le barriere all’ingresso servono a proteggere qualcuno da qualcosa, non sono indicate per il confronto tra soluzioni diverse.

Ecco un esempio di criteri primari:

Nell’esempio su proposto,si ritiene che tutti e quattro i pacchetti siano adatti a svolgere il lavoro, ma il pacchetto –D- non è stato ancora installato su di un numero sufficiente di aziende, per essere considerato ormai stabilizzato. Poiché l’azienda non vuole sperimentare sulla propria pelle delle soluzioni che sono importantissime per la propria attività, eliminerà dalla rosa dei candidati, il pacchetto –D-. Tutti e quattro sono ben documentati , ma il fornitore del pacchetto –B- sembra non garantirci un’adeguata assistenza per realizzare le modifiche necessarie alla personalizzazione richiesta, ritenuta molto importante. Ciò elimina dalla rosa anche il pacchetto –B-. Restano quindi solo i pacchetti –A- e –C-.

Occorrerà ora valutare i pacchetti restanti alla luce di altri criteri. Fin qui abbiamo dato un peso ai Criteri Primari, mentre ora vogliamo attribuire un peso alle a quelli Secondari.

Determinazione dell’importanza relativa ai criteri

Ho pensato di raccogliere e di raggruppare questi famosi Criteri Secondari in tre categorie:

Funzionalità, Supporto e Costo.

Nell’esempio che segue ho provato a fornirvi, in maniera indicativa, sia i pesi per le tre categorie, sia i singoli pesi per ciascun criterio secondario. Guardiamo insieme cosa ne è uscito fuori:

Valutazione del pacchetto ( o fornitore )

Adesso nella colonna punti, assegnate ad ogni pacchetto un valore compreso tra 1 e 10, per ciascun Criterio Secondario e guardatevi il risultato finale.

Quando si fanno valutazioni di questo tipo, ovviamente si attribuiscono dei valori soggettivi, ma il metodo presentatovi consente di rappresentare alla fine un quadro coerente. Questo permette al decisore finale di suddividere il problema della scelta in singoli elementi, separando quelli che possono essere valutati con criteri oggettivi da quelli che richiedono valutazioni più soggettive.

Con il metodo su indicato, si potrebbe ad esempio evincere, che un pacchetto pur costando di meno rispetto all’altro, non lo supera per funzionalità e supporto; e tante altre considerazioni.

Sarebbe anche simpatico chiedere un parere indipendente di un Consulente in Information Technology, piuttosto che valutare da soli in azienda. Comunque da soli o in compagnia, l’importante è che su questa strada procediate con una certa cautela, poiché ogni situazione rappresenta per certi versi delle condizioni difficilmente ripetibili da un’azienda all’altra. Ragion per cui, non fate “copia ed incolla” e basta.