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Rimborsi spese: come fare i conti e risparmiare su tasse e costi. Consigli

Come ottenere il rimborso spese e quali procedure seguire.



Quali procedure seguire per ottenere un rimborso spese su tasse e costi sostenuti? Il rimborso spese si riferisce a tutti quei costi anticipati da dipendenti o lavoratori autonomi per conto di determinate attività.

Per richiedere un rimborso il dipendente dovrà presentare in azienda una nota spese, tramite un modello predisposto dallo stesso datore di lavoro che riepiloga i costi anticipati per conto dell'azienda che, firmata dal dipendente, riporti allegate tutte le ricevute delle spese sostenute dal lavoratore.

La nota spese deve contenere dati anagrafici del lavoratore, giorno di sostenimento della spesa, natura ed entità della spesa, località in cui la spesa è stata sostenuta ed eventuali annotazioni. Se il dipendente utilizza un mezzo privato per il trasporto ha diritto ad un'indennità chilometrica calcolata sulla base di tabelle Aci. Previsto anche il rimborso di vitto e alloggio.

I costi dei rimborsi spesa possono essere anche abbastanza pesanti l’impresa ha molti dipendenti, per cui maggiore sarà l'esigenza di controllare che non avvengano operazioni fraudolente. Il metodo più indicato sarebbe stabilire un limite agli importi rimborsabili, sia economici (es.: pasti fino al limite massimo giornaliero) sia qualitativi (es.: alberghi fino a un tot di stelle).

Dal punto di vista fiscale, se la trasferta avviene all'interno del territorio comunale è prevista la limitazione al 75% della deduzione delle spese per prestazioni alberghiere e alimenti e bevande.

Particolare attenzione è da prestare alla detraibilità dell'IVA: se, infatti, l'impresa non provvede a detrarre l'IVA, l'imposta non detratta sarebbe interamente indeducibile per difetto di inerenza. Il risultato è una contabilità più difficile per le imprese che ritenevano di dover snellire la procedura di contabilizzazione delle note spese.

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Autore: Marianna Quatraro
pubblicato il