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Le riunioni in azienda servono? Come fare in modo che siano utili secondo ultima ricerca

Come organizzare una riunione aziendale efficiente e che dia risultati



Discutere, organizzare, programmare, illustrare risultati e bilanci: questi gli obiettivi delle ‘celeberrime’ riunioni aziendali, una sorta di rito diventato ormai centrale nella vita di un’azienda di cui adesso, però, si discute il valore. Quanto possono effettivamente le riunioni aziendali generare utilità oggi che le tecnologie consentono un costante collegamento tra diversi manager o tra loro e impiegati attraverso videoconferenze da qualunque distanza, possibilità di dialogare a due, a quattro, a venti o a quaranta attraverso posta elettronica o bluetooth?

Secondo i risultati di una recente ricerca condotta dalla Texas A&M University, per stimolare la nascita di nuove idee, le riunioni sono meno efficaci del lavoro individuale, tanto che, secondo un blogger americano il 90% delle riunioni sono inutili. C’è chi poi sostiene che nessuna decisione di successo viene mai presa alle riunioni ma di solito da gente che non era neanche presente alla riunione.

In base, dunque, a ciò che hanno detto alcuni intervistati, il Guardian ha stilato dieci regole per una perfetta riunione aziendale, a partire dal verificare che non ci sia un'alternativa migliore. Perché la riunione sia fruttuosa sarà necessario un'agenda per la riunione e condividerla con i partecipanti prima che la riunione cominci e mandare a tutti una lista degli argomenti da discutere, con l'ordine in cui saranno discussi; il numero dei partecipanti deve essere il più basso possibile; sarà necessaria la presenza di un collaboratore che riporti tutte le cose dette alla riunione, e che poi le riassuma in un memorandum da mandare ai partecipanti. Bisognerà poi iniziare la riunione in orario e finirla all'ora prefissata e non farla mai durare, al massimo, più di un'ora.

Nel corso della riunione, evitare telefonini e blackberries, vietare a chi è seduto davanti a un computer di controllare ogni due minuti le email e concentrarsi su quello che viene detto.

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Autore: Marianna Quatraro
pubblicato il