Agenzia delle Entrate può richiedere documenti e contabilità più vecchi di 5 o 10 anni o è vietato

C'è chi fa riferimento al Codice civile, sostenendo che l'Agenzia delle entrate non può richiedere documenti e contabilità più vecchi di 10 anni. In fondo c'è un articolo (il numero 2.220) che sembra parlare estremamente chiaro.

Si legge infatti che le scritture devono essere conservate per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione. Ma anche che per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Infine, ma non di minore importanza, si legge che le scritture e documenti possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti. Poi ci sono alcune normative che dimezzano queste tempistica.

A colpi di decreti del presidente della Repubblica è stato stabilito che per le dichiarazioni dei redditi e Iva bastano 5 anni di diligente conservazione, né un giorno un più. Insomma, regole alla mano i documenti contabili devono essere conservati per 5 o per 10 anni.

Ci si chiede allora se anche il fisco italiano si comporta di conseguenza ovvero se l'Agenzia delle entrate deve attenersi a queste scadenze senza poter richiedere documenti e contabilità più vecchi di 5 o 10 anni. Più precisamente approfondiamo

• Documenti e contabilità con più di 5 o 10 anni possono essere richiesti o no
• Obbligo di conservazione di documenti e contabilità

Documenti e contabilità con più di 5 o 10 anni possono essere richiesti o no

Occorre quindi fare riferimento sia alla norma del codice civile che fissa in 10 anni il termine di conservazione delle scritture dalla data dell'ultima registrazione e sia alla normativa fiscale che per alcuni documenti riduce il tempo a 5 anni. Ma ci sono alcuni casi in cui il limite si allunga anche oltre 10 anni.

A stabilirlo è stata la Corte di Cassazione, secondo cui le scritture contabili obbligatorie vanno conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti fiscali. La conservazione può quindi avvenire con un archivio cartaceo che prevede la registrazione, la classificazione e il deposito di documenti cartacei in originale.

Oppure in modalità digitale in modo da garantire l'immediata reperibilità, l'autenticità e l'inalterabilità del documento conservato. Non basta insomma conservarli nel proprio PC.

Come messo nero su bianco dalla Corte di Cassazione, se il contribuente ha dichiarato di aver dovuto sopportare dei costi ha l'onere di fornirne in giudizio, in caso d'impugnazione della rettifica adottata dall’ufficio, idonea documentazione giustificativa.

Non può quindi sottrarsi all'assolvimento di tale onere invocando l'insussistenza dell'obbligo di conservare le scritture contabili oltre 10 anni - argomentano i giudici - perché l'interesse fiscale esige che il contribuente conservi la documentazione contabile necessaria per giustificare le spese dichiarate per tutto il periodo in cui è esercitabile il potere di accertamento dell’ufficio, anche ove questo si protragga oltre la scadenza del termine decennale di conservazione delle scritture contabili.

Obbligo di conservazione di documenti e contabilità

Quando si parla di obbligo di conservazione di documenti e contabilità si fa riferimento ad alcune tipologie ben precise.

In particolare occorre diligenza nel custodire la corrispondenza commerciale (lettere, telegrammi, email, copie di fatture) e il libri delle decisioni, sull'attività di revisione contabile, degli strumenti finanziari di partecipazione all'affare, delle adunanze e delle deliberazioni, delle obbligazioni, dei soci, degli inventari e naturalmente il libro giornale in cui sono annotati tutti i movimenti contabili di una ditta o un'azienda.

In realtà le scritture che possono essere richieste sono anche ben maggiori tra libro fidi in cui sono riportate le concessioni di fido, libro cassa in cui sono annotate le entrate e le uscite di un'azienda, libro mastro che riunisce tutti i conti, libro di magazzino con la contabilità del magazzino.