Che cosa succede se si perde una o più fatture nel periodo in cui si ha l'obbligo di conservarle

Attenzione al reato di occultamento o distruzione di documenti contabili nella gestione delle fatture.

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il 06/07/2021 alle ore 04:31

Aprire e mantenere una partita Iva significa accollarsi una serie di oneri procedurali a cui prestare molta attenzione. Ci riferiamo in particolare alla tenuta della contabilità e soprattutto alla conservazione delle fatture.

Si tratta di un tassello importante nell'ambito dell'attività di un libero professionista o di un lavoratore autonomo poiché si dimostra all'Agenzia delle entrate di aver contabilizzato l'operazione ai fini della dichiarazione dei redditi.

In termini fiscali, sono 5 gli anni in cui vanno conservate le fatture con il conteggio che scatta dal 31 dicembre dell'anno di presentazione della dichiarazione dei redditi. Tuttavia in alcune circostanze i tempi si allungano. Ad esempio se il contribuente ha un contenzioso in corso con il fisco proprio sulla fattura contestata. Oppure se ha ricevuto la notifica di un accertamento fiscale non ancora definito. Esaminiamo allora in questo articolo:

• Perdita di fatture da conservare, cosa succede
• Tanti adempimenti per le partite Iva con fattura

Perdita di fatture da conservare, cosa succede

Ricordando quindi l'obbligo generale di conservazione per 5 anni, cosa succede se il contribuente perde una fattura? Nulla, in termini concreti, finché non scatta una verifica o un accertamento dell'Agenzia delle entrate.

Tuttavia poiché la normativa in vigore prevede l'obbligo di conservare i documenti fiscali con cura e diligenza, il comportamento corretto del contribuente è rimediare alla mancanza.

In che modo? Rifacendola, ma sempre stando ben attenti a rispettare data e numerazione progressiva, oltre naturalmente agli importi inseriti. Questa possibilità vale sia nel caso di adesione al regime forfettario e sia al regime ordinario. Tuttavia con il passaggio alla fatturazione elettronica è stata annullata la possibilità di smarrire la fattura cartacea.

Attenzione comunque al reato di occultamento o distruzione di documenti contabili poiché - norme alla mano - salvo che il fatto costituisca più grave reato, è punito con la reclusione da un anno e sei mesi a sei anni chiunque, al fine di evadere le imposte sui redditi o sul valore aggiunto, ovvero di consentire l’evasione a terzi, occulta o distrugge in tutto o in parte le scritture contabili o i documenti di cui è obbligatoria la conservazione, in modo da non consentire la ricostruzione dei redditi o del volume di affari.

In questa situazione di possibilità di scelta del regime fiscale, principali vantaggi dell'ordinario riguardano la possibilità di deduzione analitica dei costi.

In pratica potrebbe essere conveniente adottare il regime fiscale ordinario quando i costi sostenuti per l'attività sono maggiori rispetto a quelli ridotti in misura forfettaria nel regime agevolato.

Ma anche per usufruire delle deduzioni e detrazioni Irpef che si perderebbero con l'adozione del regime forfettario nel caso in cui non si abbiano ulteriori redditi da assoggettare a Irpef.

Tanti adempimenti per le partite Iva con fattura

Il tutto senza dimenticare che alcune partite Iva sono chiamate al rispetto di alcuni adempimenti aggiuntivi.

Sono infatti tenuti a iscriversi alla Camera di Commercio gli esercenti attività di impresa, ovvero le ditte individuali e le imprese artigiane. L'inizio dell’attività è legato proprio alla presentazione della Comunicazione Unica al competente ente camerale, che consente di assolvere gli adempimenti richiesti dai vari enti con un'unica trasmissione.

Si tratta di un passaggio indispensabile ai fini amministrativi per l'iscrizione al Registro delle imprese e allo Sportello Unico delle Attività Produttive per le attività soggette alla Segnalazione certificata di inizio attività. Ma anche ai fini assistenziali e previdenziali, fiscali per l'ottenimento del numero di partita Iva.

Ricordiamo che requisito obbligatorio è l'attivazione di un indirizzo di Posta elettronica certificata necessario per ricevere le comunicazioni dai vari enti. L'iscrizione in Camera di Commercio, se non sono necessarie particolari formalità, comporta anche una serie di costi da sostenere fra diritti di segreteria, diritto annuale e marca da bollo.