Come fare e spedire una raccomandata online da casa? Istruzioni, tariffe, costi e tipologie

Quali sono le istruzioni per spedire una raccomandata online direttamente da casa propria: i costi e le regole in vigore

Autore: Marianna Quatraro
pubblicato il 13/12/2021 alle ore 18:01
e aggiornato con informazioni attualizzate il 08/08/2024 alle 13:51

La spedizione di una raccomandata online è diventata un'opzione molto diffusa e conveniente. Questo servizio permette di inviare documenti con valore legale direttamente da casa, senza la necessità di recarsi presso un ufficio postale. Grazie alla piattaforma online di Poste Italiane, è possibile gestire l'intero processo, dalla registrazione all'invio, in modo semplice e veloce.

• Che cos'è una raccomandata online?
  • Validità legale della raccomandata online
  • Differenze tra raccomandata tradizionale e raccomandata online
• Tipologie e costi raccomandate online
• Come inviare una raccomandata online
  • Passo a passo: dalla registrazione alla spedizione
    • Aggiunta di allegati e formati supportati

Che cos'è una raccomandata online?

La raccomandata online è un servizio digitale che permette di inviare corrispondenza con valore legale attraverso internet. Essa sostituisce la raccomandata tradizionale, permettendo di gestire tutto il processo online, dalla scrittura del testo all'invio, fino alla ricezione della conferma di consegna, risparmiando tempo prezioso.

Validità legale della raccomandata online

La raccomandata online ha la stessa validità legale di una raccomandata tradizionale, garantendo la tracciabilità e la prova dell'invio e della ricezione. Una volta inviata, viene generata una ricevuta elettronica che attesta la spedizione e l'eventuale avviso di ricevimento, firmato digitalmente dal destinatario, conferma l’avvenuta consegna.

In base agli articoli del Codice Civile, l'invio della raccomandata online può essere considerato prova in giudizio, poiché la sua tracciabilità permette di dimostrare in maniera incontestabile la data di invio e di ricezione. Il valore legale della raccomandata online viene ulteriormente garantito dall'uso di sistemi di crittografia e di firma digitale, che ne assicurano l'integrità e l’autenticità.

Inoltre, i servizi online offerti da Poste Italiane e da altre aziende poste private sono riconosciuti dal Ministero dello Sviluppo Economico, conferendo agli invii effettuati tramite questi canali la medesima affidabilità e ufficialità delle raccomandate cartacee. 

Differenze tra raccomandata tradizionale e raccomandata online

La principale differenza tra raccomandata tradizionale e raccomandata online risiede nel metodo di invio. Mentre la raccomandata tradizionale richiede una visita fisica all'ufficio postale per la consegna del documento, la raccomandata online permette di inviare il documento direttamente da casa tramite piattaforme digitali.

Dal punto di vista della praticità, la raccomandata online risulta più conveniente. Non è necessario stampare il documento, imbustarlo e recarsi allo sportello postale. Tutte queste operazioni sono gestite digitalmente, il che riduce notevolmente i tempi e gli sforzi richiesti per l'invio. Inoltre, la possibilità di allegare file digitali in diversi formati rende il processo più flessibile.

Entrambi i metodi offrono la possibilità di tracciare l'invio e la ricezione della raccomandata. Tuttavia, la raccomandata online fornisce aggiornamenti in tempo reale tramite e-mail.

In termini di costi, la raccomandata online tende a essere più economica e i tempi di consegna possono essere più rapidi, soprattutto quando si considerano i costi associati alla stampa, imbustamento e trasporto della raccomandata tradizionale. Infine, la validità legale delle due modalità è equiparabile.

Tipologie e costi raccomandate online

Le raccomandate online si articolano in diverse tipologie, ognuna delle quali offre specifiche funzionalità e servizi aggiuntivi:

• Raccomandata semplice: è la forma più basilare di raccomandata online, che garantisce l'invio sicuro e tracciabile di documenti importanti. È adatta per la corrispondenza che non richiede una conferma di ricezione formale.
• Raccomandata 1: offre un servizio di consegna più rapido rispetto alla raccomandata semplice. È progettata per chi ha necessità di inviare documenti in tempi molto brevi e comprende la tracciabilità completa del pacco fino alla consegna finale.
• Raccomandata 1 AR: questa variante aggiunge il servizio di Avviso di Ricevimento (AR) alla raccomandata 1. È particolarmente utile per invii che richiedono la prova non solo dell'invio, ma anche della ricezione da parte del destinatario. Dopo la consegna, il mittente riceve una conferma con la firma del ricevente.
• Raccomandata internazionale: questa tipologia è destinata all'invio di documenti all'estero. Mantiene le stesse caratteristiche di sicurezza e tracciabilità delle raccomandate nazionali, permettendo di inviare documenti legalmente rilevanti in altri paesi.
• Raccomandata internazionale AR: simile alla raccomandata internazionale, ma con l'aggiunta del servizio di avviso di ricevimento. Questo servizio fornisce una conferma dell'avvenuta consegna anche per le spedizioni internazionali, rendendola ideale per spedizioni che richiedono una prova di ricezione formale.

I costi per spedire una raccomandata online da casa variano, partendo da 3,92 euro, in base alle pagine del documento da stampare, dell’imbustamento (legato sempre al numero di fogli che si inviano) e della stampa, che può essere a colori o in bianco e nero, a cui aggiungere eventualmente il costo del servizio accessorio di avviso di ricevimento e di Andata Ritorno.

Come inviare una raccomandata online

Per inviare una raccomandata online, è necessario accedere al sito di Poste Italiane. Vediamo nel dettaglio la procedura necessaria. 

Passo a passo: dalla registrazione alla spedizione

Inviare una raccomandata online richiede una serie di passaggi precisi che garantiscono la sicurezza e la validità del processo. Ecco un percorso dettagliato per comprendere come procedere dalla registrazione alla spedizione.

• 1. Registrazione al servizio: il primo passo è creare un account sulla piattaforma di Poste Italiane. È necessario fornire i propri dati anagrafici, un indirizzo e-mail valido e creare una password sicura. 
• 2. Accesso al sito: dopo la registrazione, si accede alla piattaforma inserendo il nome utente e la password creati in precedenza. È possibile utilizzare anche metodi di accesso alternativi, come l'autenticazione con QR code.
• 3. Selezione del servizio: una volta effettuato l'accesso, si accede alla sezione servizi online e si seleziona l'opzione "Raccomandata" tra le varie opzioni disponibili. È possibile scegliere tra diverse tipologie di invio, come la raccomandata semplice, quella con ricevuta di ritorno (AR), o altre specifiche.
• 4. Inserimento dei dati: si procede inserendo i dati del mittente e del destinatario. È importante compilare tutti i campi richiesti, come nome, cognome, indirizzo e codice postale, per garantire una consegna precisa e sicura.
• 5. Composizione del messaggio: si accede a un editor di testo per scrivere il corpo della raccomandata. È possibile formattare il testo, inserire immagini o altri elementi grafici e aggiungere allegati in vari formati (PDF, doc, ecc.) mantenendo il limite massimo di dimensioni stabilito dal servizio.
• 6. Firma digitale: alcuni servizi richiedono la firma digitale del mittente per confermare l'autenticità del documento. È un passaggio essenziale per garantire la validità legale della raccomandata.
• 7. Verifica e anteprima: prima di procedere con l'invio, è possibile verificare l'anteprima del documento per assicurarsi che tutto sia corretto. Questo passaggio consente di apportare eventuali modifiche necessarie.
• 8. Pagamento: si procede al pagamento del servizio tramite carta di credito, debito o altre modalità accettate dalla piattaforma. È possibile visualizzare il costo totale prima di confermare il pagamento.
• 9. Invio della raccomandata: una volta completato il pagamento, si procede con l'invio della raccomandata. Il mittente riceve una conferma dell'invio e può monitorare lo stato della spedizione tramite un codice di tracciamento fornito dalla piattaforma.

Seguendo questi passaggi, inviare una raccomandata online diventa un processo semplice e sicuro, garantendo la stessa validità legale della raccomandata tradizionale.

Aggiunta di allegati e formati supportati

Uno dei principali vantaggi della raccomandata online è la possibilità di aggiungere allegati digitali. È possibile caricare documenti in diversi formati, inclusi PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, RTF, TIFF, BMP, GIF, PNG, JPG, e JPEG. Generalmente, la dimensione massima consentita per ogni singolo allegato è di 5 MB, che corrispondono a una capacità di stampa di massimo 18 fogli A4.

Durante il processo di invio, si possono aggiungere più allegati, a condizione che il totale non superi le dimensioni massime permesse dalla piattaforma utilizzata. È fondamentale assicurarsi che tutti i documenti siano corretti e completi prima di procedere con l'invio, poiché la piattaforma digitale non permette modifiche una volta che la raccomandata è stata trasmessa.

Allegare documenti in formato digitale è particolarmente utile per invii che richiedono numerosi fogli, come contratti, documenti legali, o presentazioni. Inoltre, la possibilità di includere immagini e grafici garantisce che ogni dettaglio venga trasmesso nella sua forma completa e accurata. L'utente ha anche la possibilità di scegliere se stampare gli allegati in bianco e nero o a colori, e se optare per una stampa fronte/retro, a seconda delle esigenze specifiche.

Queste funzionalità flessibili non solo migliorano l'efficienza del processo di invio, ma permettono anche una maggiore personalizzazione rispetto alla raccomandata tradizionale. La sicurezza della trasmissione di dati è garantita da protocollo di cifratura e dai sistemi di autenticazione utilizzati dalle piattaforme di invio raccomandate online.