Come funziona la firma digitale su un contratto o documento

Come si fa la firma digitale e valore legale di contratti e documenti con firma digitale: cosa c’è da sapere e passaggi da seguire

La firma digitale è una ‘tipologia’ di firma che permette ai cittadini e alle imprese di firmare i documenti digitali conferendogli un valore legale, conferendo agli stessi documenti un alto livello di sicurezza e certificandone l’autenticità. Vediamo come funziona la firma digitale su contratti e documenti.

• Come funziona la firma digitale su contratto o documento
• Valore firma digitale su contratti e documenti
• Firma digitale su contratto e documento costi

Come funziona la firma digitale su contratto o documento

Quando si parla di firma digitale è bene non confonderla con la firma elettronica. Firma elettronica e firma digitale non sono, infatti, la stessa cosa e la firma digitale è un tipo di firma elettronica che per avere valore legale deve essere fatta tramite apposito software associato ad un documento da codificare con specifica chiave del certificato della firma digitale.

Per autenticare la firma, la versione digitale del documento viene decodificata con la chiave del firmatario e confrontata con il documento originale. Per attribuire a contratti e documenti autenticità del sottoscrittore del documento, validità legale e integrità, la firma digitale deve essere fatta tramite apposito kit.

I kit per la firma digitale, che generalmente hanno una durata di tre anni, comprendono:

• una Smart Card o chiavetta USB (che contiene il certificato di firma digitale con cui è possibile firmare digitalmente i documenti elettronici);
• software per l’applicazione e l’attivazione della firma, che può essere fornito al momento dell’acquisto della firma digitale o si scaricare gratuitamente online.

Esistono anche dispositivi di firma digitale remota che permettono di firmare documenti, anche massivamente, grazie alle soluzioni in cloud e si usano con appositi dispositivi di firma che sono virtuali e si possono usare solo tramite sistemi di accesso con dispositivi fisici che forniscono delle password usa e getta mediante una chiavetta OTP, app per smartphone o messaggi sms.

Una volta attivato il kit bisogna scaricare un programma di lettura del software, avviarlo e firmare contratti o documenti da legittimare. In particolare, per attivare la firma digitale bisogna innanzitutto verificare la propria identità, passaggio che si può fare nelle seguenti modalità:

• via web, alcuni enti certificatori, come InfoCert, permettono di fare il riconoscimento online tramite webcam del computer;
• tramite un Pubblico ufficiale, recandosi di persona in Comune, con un documento d’identità valido, marca da bollo e documentazione ricevuta dall’ente certificatore;
• tramite centro di spedizione o ufficio postale, recandosi in una filiale del corriere scelto dall’ente certificatore per la consegna del kit, con documento d’identità valida;   
• direttamente a domicilio, presentando al postino alla consegna del kit di firma digitale un documento d’identità valido e firmando la documentazione recapitata insieme al kit.

Una volta in possesso della propria firma digitale, che permette di firmare contratti e documenti in formato statico, come Pdf o Xml, e in formato Doc (Word), Xls (Excel), Odt o Ods (Open Office), perché si tratta di documenti che possono essere firmati anche dopo essere stati sottoscritti, per firmare materialmente un documento bisogna:

• collegare il dispositivo di firma (lettore di smart card o penna usb o kit per la firma digitale remota);
• scaricato l’apposito software per la firma elettronica;
• inquadrare bene il documento;
• selezionare Firma;
• scegliere formato ed estensione del documento (p7m, pdf, xlm);
• firmare il documento digitando il codice pin fornito col dispositivo di firma.

Una volta inserito il codice pin la firma digitale si considera apposta sul contratto o documento in questione.

Valore firma digitale su contratti e documenti

Una volta apposta la firma digitale, contratti e documenti assumono valore legale e autentico ma la firma digitale garantisce al documento stesso anche integrità perché se un documento o un contratto viene firmato con firma digitale non può più essere modificato né può essere disconosciuto dal firmatario.

Firma digitale su contratto o documento costi

I costi per i kit della firma digitale non sono fissi ma dipendono dalla scelta del certificatore. Di norma, però, i costi per la firma digitale oscillano tra i 25-30 euro fino ad arrivare anche alla cifra di 80 euro (+Iva). Camere di commercio e altre aziende offrono servizi di firma digitale anche gratuitamente.