Come funziona una fattura proforma secondo leggi e regole 2023

La fattura proforma attesta i dati di fatturazione del cliente che ha richiesto il servizio o il prodotto, il costo dei servizi o prodotti che l'azienda o il professionista propongono al cliente, i servizi o i prodotti che l'azienda o il professionista intendono fornire al cliente, i dati necessari per il pagamento del servizio o prodotto offerto. Approfondiamo quindi alcuni aspetti chiave:

• Fattura proforma: come funziona

• Cosa cambia con la fattura proforma

Fattura proforma: come funziona

Perché ricorrere alla fattura proforma? Per inviare al cliente un documento riepilogativo riguardo ai beni e ai servizi oggetto di fatturazione. O per fornire un documento facsimile della fattura prima dell'emissione del documento ufficiale con valore fiscale. Ma anche per assicurarsi che il cliente riceva un'anteprima del documento e corregga eventuali errori di compilazione.

Stessa cosa per ritardare, per le prestazioni di servizi, la fatturazione elettronica definitiva ed effettuarla solo al momento del pagamento del cliente.

All'opzione della fattura proforma possono aderire le partite Iva che operano nell'esercizio di impresa, arti o professioni. E che allo stesso tempo hanno realizzato nell'anno precedente o, nel caso di avvio dell'attività, prevedono di realizzare, un volume d'affari non superiore a 2 milioni di euro.

Richiesta anche l'effettuazione della cessione di beni o prestazioni di servizi imponibili nel territorio dello Stato nei confronti di cessionari. Infine, i committenti che a loro volta agiscono nell'esercizio di impresa, arti o professioni.

La soluzione anticipatoria della fattura proforma è quindi utile per i liberi professionisti poiché hanno l'obbligo di fatturare non all'esecuzione della prestazione, ma solo al pagamento della stessa, e per le aziende che si occupano di import ed export poiché tale documento può essere utilizzato per richiedere finanziamenti per l'emissione di una nota di credito, per calcolare i dazi doganali o per ottenere una licenza di importazione. Allo stesso tempo è utile per le aziende o per i contribuenti che non rientrano nei vincoli per cui è possibile usufruire del nuovo regime di Iva per cassa.

Cosa cambia con la fattura proforma

La fattura proforma si distingue dalla fattura fiscale anche per alcuni aspetti formali. Deve infatti contenere la dicitura esplicita di fattura proforma nella parte alta del documento prima della parte tabellare. Allo stesso tempo bisogna specificare il numero progressivo del documento con la dicitura fattura proforma n°: xxxxxxxxxx.

In tutti i casi è indispensabile che la fattura proforma contenga la dicitura: "Il presente documento non costituisce in maniera assoluta fattura ai sensi dell’art. 21 del D.P.R. 633/72 e quindi non genera esigibilità di imposta per il prestatore. Trattasi di documento emesso in relazione al pagamento di corrispettivi di operazioni assoggettate ad imposta sul valore aggiunto (art. 6, comma 2, del D.P.R. 642/72). Contestualmente al pagamento, verrà emessa regolare fattura con evidenziazione dell'Iva".

Specificità a parte, non devono mai mancare la data di emissione del documento; i dati completi dell'emittente ovvero nominativo, ragione sociale, numero di partita Iva e indirizzo aziendale; i dati completi del cliente, ovvero nominativo, dati personali, ragione sociale, numero di partita Iva e indirizzo; la descrizione dei prodotti o servizi oggetto della transazione: nome, tipologia, quantità ed eventuali note; i prezzi unitari di ogni prodotto; le eventuali ritenute d'acconto o rivalsa ai fini previdenziali.

Le fatture fiscali virtuali sono diverse anche per alcuni aspetti ufficiali delle fatture fiscali. In effetti, ci deve essere una formulazione chiara dei dettagli.