Come registrare e gestire al meglio una fattura fatta a cavallo dell'anno tra il 2025-2026 con esempi

La gestione delle fatture a cavallo tra due anni impone di prestare attenzione ad alcuni aspetti contabili, tra cui quello relativo ai principi di cassa e di competenza.

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il 09/03/2023 alle ore 10:13
e aggiornato con informazioni attualizzate il 09/09/2025 alle 20:30

La corretta gestione di una fattura a cavallo dell'anno rappresenta una delle questioni più complesse per professionisti, imprenditori e, più in generale, per chiunque gestisca una partita IVA in Italia. La registrazione e la detrazione dell'IVA per quei documenti trasmessi, ricevuti o annotati nelle prime settimane dell'anno seguente, ma riferiti ad operazioni effettuate nell'anno precedente, impone l'applicazione rigorosa di principi contabili e fiscali previsti dal nostro ordinamento. La crescente digitalizzazione tramite la fatturazione elettronica rende il processo ancora più trasparente, ma anche soggetto a controlli dettagliati e alla necessità di conformarsi alle disposizioni vigenti.

Normativa di riferimento e principi fondamentali nella gestione delle fatture a cavallo dell’anno

Il quadro normativo italiano sancisce che la gestione di una fattura a cavallo dell'anno è disciplinata tanto dalle norme in materia di IVA (D.P.R. 633/1972, art. 19 e art. 25) quanto dalle regole contabili e fiscali sui principi di competenza e di cassa, di cui al Testo Unico delle imposte sui redditi (TUIR, art. 109). In particolare:

La detrazione IVA è possibile solo se la fattura è valida, ricevuta e annotata nei registri contabili secondo precise tempistiche: la detrazione può essere esercitata al più tardi con la dichiarazione annuale dell’anno in cui la fattura è stata ricevuta.
L’art. 1, comma 1, D.P.R. 100/1998 limita il diritto di "retrodatare" la detrazione IVA: documenti relativi ad operazioni effettuate nell’anno precedente ma ricevuti nel nuovo anno non possono essere considerati nella liquidazione dell’anno precedente.
I soggetti con contabilità ordinaria applicano il principio di competenza economica ai fini fiscali e civilistici, mentre quelli in contabilità semplificata applicano il principio di cassa o di cassa virtuale (art. 18, comma 5, D.P.R. 600/1973), secondo le opzioni esercitate.

Effetti della fatturazione elettronica: emissione, trasmissione e ricezione

L’introduzione della fatturazione elettronica ha imposto una disciplina dettagliata sui tempi e le modalità di emissione, trasmissione e ricezione delle fatture. La fattura si intende emessa solo quando viene trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI). La data di ricezione da parte del destinatario coincide con quella in cui il documento viene messo a disposizione nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Ciò comporta:

Se una fattura viene emessa a fine anno ma trasmessa e ricevuta nei primi giorni di gennaio, il diritto alla detrazione IVA potrà essere esercitato solo dal nuovo anno.
La registrazione delle fatture di acquisto deve avvenire prima della liquidazione periodica in cui si esercita la detrazione, e comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa all’anno di ricevimento.
L’Agenzia delle Entrate, tramite una FAQ pubblicata nel mese di febbraio, ha chiarito che, per i contribuenti in contabilità semplificata, è possibile annotare la fattura secondo la data riportata nella sezione dei "Dati Generali" del file elettronico o secondo la data di trasmissione allo SdI, lasciando al contribuente una scelta.

Gestione IVA: tempistiche di detrazione e limiti normativi

Secondo il D.P.R. 100/1998, il diritto alla detrazione IVA per operazioni di fine anno presenta una deroga rispetto alla regola generale della "retro-imputazione". Nel caso di fatture ricevute nei primi giorni di gennaio, ma riferite a operazioni concluse a dicembre, è previsto che:

Non è possibile esercitare la detrazione dell’IVA nella liquidazione periodica dell’anno precedente.
La detrazione potrà avvenire solo dalla liquidazione del periodo in cui la fattura viene registrata, ovvero dal mese di ricezione nel nuovo anno.
Eventuali annotazioni tardive dovranno essere effettuate in specifici sezionali dei registri IVA, per permettere la corretta attribuzione nelle dichiarazioni annuali.

La normativa mantiene inoltre il principio secondo il quale, se la fattura d’acquisto viene ricevuta e annotata entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale dell’anno di ricezione, il diritto alla detrazione resta salvo, a condizione che sussistano tutte le condizioni di validità richieste dal punto di vista sostanziale e formale.

Principio di competenza e principio di cassa: impatti sulla registrazione contabile

La disciplina italiana distingue tra principio di competenza e principio di cassa per determinare il momento di rilevazione di costi, ricavi e IVA:

Competenza fiscale: si applica ai contribuenti in regime ordinario. I costi e i ricavi si imputano all’esercizio in cui viene effettuata la prestazione o la cessione del bene, indipendentemente dagli incassi e pagamenti. Il riferimento normativo è l’art. 109 TUIR.
Cassa effettiva: adottata da soggetti in regime semplificato privi di opzioni per la sola tenuta dei registri IVA. Si considera il momento in cui l’incasso o il pagamento avviene realmente.
Cassa virtuale: in caso di opzione, la data di registrazione ai fini IVA coincide con quella dell’incasso o pagamento (art. 18, comma 5, D.P.R. 600/1973). Per i contribuenti che esercitano questa scelta, la data rilevante diventa quindi quella di registrazione nei registri fiscali.

Fatture a cavallo dell’anno: casi pratici e scenari tipici

La gestione di una fattura a cavallo dell'anno richiede particolare attenzione alle seguenti situazioni frequenti per la gestione fatture IVA:

Fattura emessa e ricevuta entro il 31 dicembre: la detrazione dell’IVA e la deduzione del costo seguono il regime ordinario previsto dalla competenza o dalla cassa.
Fattura emessa a dicembre e ricevuta a gennaio: la detrazione dell’IVA deve avvenire nel nuovo anno, anche se l’operazione si è conclusa nell’anno precedente. La possibilità di retrodatare non è ammessa per queste casistiche.
Fattura emessa e ricevuta entro dicembre ma registrata nel nuovo anno: è necessario utilizzare appositi sezionali nei registri IVA, distinguendo queste fatture da quelle dell’anno corrente.

Occorre evidenziare che, per evitare la perdita del diritto alla detrazione IVA su tali fatture, è fondamentale la tempestiva registrazione e la corretta tenuta dei sezionali contabili, così come previsto dalla disciplina vigente.

Simulazione di gestione contabile: un esempio pratico

Supponiamo che una società abbia ricevuto il 3 gennaio una fattura datata 31 dicembre, relativa ad una consegna avvenuta a fine anno. In questo caso la fattura andrà registrata entro il termine previsto per la liquidazione IVA del mese o trimestre di ricezione, oppure, se registrata tardivamente ma comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA, sarà necessario adottare un sezionale speciale che permetta di distinguere le registrazioni riferite all’anno precedente. La detrazione dell’IVA sarà possibile solo dal nuovo anno e il costo sarà deducibile secondo il regime (di cassa o di competenza) adottato dal contribuente.

Per chi deve gestire le fatture a cavallo dell'anno, la conoscenza approfondita delle normative, delle circolari dell’Agenzia delle Entrate e delle best practice operative rappresenta il fondamento per una corretta amministrazione contabile e fiscale, minimizzando il rischio di errori e ottimizzando la posizione fiscale dell’impresa o del professionista.

Novità normative e tendenze: la riforma fiscale e gli sviluppi recenti

L’impianto normativo resta sostanzialmente invariato nell’attesa dei decreti di attuazione della riforma fiscale prevista dalla legge n. 111/2023. È in programma una possibile estensione del diritto alla detrazione IVA anche per le fatture relative a operazioni dell’anno precedente e ricevute nei primi giorni del nuovo anno, ma tale modifica non è ancora pienamente operativa. Fino all’entrata in vigore dei relativi decreti legislativi, rimangono valide le regole sopra esplicate per la gestione delle fatture a cavallo dell’anno.

Contestualmente, le recenti novità tecniche e procedimentali legate alla fatturazione elettronica, come gli aggiornamenti del SdI e l’adeguamento delle specifiche tecniche, offrono una maggiore tracciabilità e certezza temporale nei processi di emissione, ricezione e registrazione delle fatture.

Gestione efficace delle scadenze e best practice operative

Per una gestione ottimale delle fatture a cavallo dell'anno, si raccomanda di adottare procedure organizzative precise:

Monitorare costantemente le date di emissione e di ricezione delle fatture, specialmente quelle riferite a operazioni concluse negli ultimi giorni dell’anno.
Effettuare una corretta registrazione tempestiva nei registri IVA utilizzando, se necessario, sezionali separati per distinguere i documenti riferiti all’anno fiscale precedente.
Applicare con attenzione il principio di competenza e di cassa in relazione al regime contabile adottato dall’impresa o dal professionista.
Verificare con il proprio consulente ogni potenziale deroga (ad esempio per operazioni particolari o in presenza di opzioni specifiche sul regime fiscale).

Un errato trattamento della registrazione o della detrazione dell’IVA su fatture a cavallo dell’anno può portare alla perdita del diritto al credito d’imposta, alla necessità di presentare dichiarazioni integrative e, talvolta, a sanzioni amministrative.