Cosa può scaricare una Srl dalla tasse? I costi e spese detraibili aggiornati al 2025

Quali costi e spese può scaricare una Srl dalle tasse, con la guida aggiornata alle detrazioni fiscali per massimizzare il risparmio aziendale

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il 23/02/2022 alle ore 11:34
e aggiornato con informazioni attualizzate il 02/08/2025 alle 21:01

Le società a responsabilità limitata (Srl) costituiscono una delle forme societarie più diffuse in Italia per la gestione di attività imprenditoriali e commerciali. Ottimizzare fiscalmente i costi sostenuti durante l’attività rappresenta una leva fondamentale per la competitività aziendale e la sostenibilità del business. In questo contesto, è essenziale conoscere con precisione quali spese possono essere dedotte o detratte dalle tasse nel 2025, quali limiti e documentazione siano previsti dalla normativa aggiornata e come gestire in modo conforme le novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025. Il corretto trattamento fiscale delle spese consente di ridurre il carico fiscale rispettando le regole vigenti e prevenendo rischi di contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Deduzione e detrazione: differenze normative e principi per le Srl

Le Srl, inquadrate nel regime fiscale ordinario, possono beneficiare sia di deduzioni sia di detrazioni fiscali su numerose spese sostenute nell’esercizio dell’attività. È importante chiarire la differenza tra i due concetti:

• Deduzione: riduce la base imponibile su cui vengono calcolate IRPEF (per le persone fisiche) o IRES (per le società). Si applica sulla totalità dei costi inerenti (cioè realmente collegati all’attività).
• Detrazione: diminuisce direttamente l’imposta dovuta (soprattutto IVA), e viene riconosciuta su determinate spese in presenza di specifiche condizioni.

La deducibilità e detraibilità dei costi è regolata principalmente dal TUIR, art. 108 e dal DPR 633/1972 (IVA). Ai fini della deducibilità, un principio centrale è quello dell’inerenza e dell’effettività del costo. La documentazione deve essere sempre completa, tracciabile e intestata alla società.

Spese interamente deducibili e detraibili per una Srl

Le voci di costo che possono essere dedotte integralmente dal reddito d’impresa, se effettivamente sostenute e documentate, comprendono:

• Costo del personale: stipendi, contributi previdenziali, TFR, benefit e rimborsi spese per trasferte conformi alle regole.
• Consulenze professionali: parcelle di commercialisti, consulenti del lavoro, avvocati e altre figure tecniche per l’attività.
• Beni strumentali: pc, stampanti, attrezzature informatiche, macchinari e impianti, secondo il criterio di ammortamento stabilito dalle tabelle ministeriali.
• Utenze: costi di luce, acqua, gas, internet e telefonia (vedi sezione specifica). Se l’immobile è promiscuo (uso aziendale e privato), la deduzione è in genere al 50%.
• Canoni di locazione, affitto e leasing: per immobili, veicoli e apparecchiature necessarie allo svolgimento dell’attività.
• Spese per materiali di consumo: cancelleria, valori bollati, libri professionali, software gestionali.
• Spese postali e di spedizione.
• Contributi INPS e altri oneri previdenziali.
• Imposte indirette e diritti camerali.
• Spese di aggiornamento professionale e formazione dei dipendenti.
• Assicurazioni obbligatorie inerenti l’attività (es. polizze RC).

La detrazione IVA è ammessa nella generalità dei casi per gli acquisti riferibili all’attività, ma alcune categorie prevedono limiti specifici trattati nelle sezioni successive.

Spese con deduzione e detrazione parziale, percentuali e limiti

Alcune tipologie di costo per le Srl sono soggette a deducibilità o detraibilità parziale secondo precisi limiti previsti dalla normativa:

• Autovetture aziendali e spese correlate:
  • Costi di manutenzione, carburante, assicurazione: deducibili al 20%.
  • L’IVA sulle autovetture è detraibile al 40%, solo per un veicolo a uso esclusivo e in presenza dei requisiti di legge.
• Spese per trasferte, alberghi e ristoranti:
  • L’IVA è detraibile al 100% se la spesa è strettamente legata all’attività, ma il costo è deducibile al 75%. Per le spese assimilate a rappresentanza, solo entro il limite dell’1,5% del fatturato e con IVA indetraibile.
• Telefonia: le spese per telefoni fissi e mobili sono deducibili all’80%. L’IVA è detraibile al 100% solo per la telefonia fissa, altrimenti al 50% sui cellulari.
• Spese per immobili a uso promiscuo: deducibili al 50% (es. ufficio domestico).
• Omaggi, regali aziendali e cene di rappresentanza:
  • Completamente deducibili se di valore unitario = 50 euro (IVA compresa); oltre tale limite, deducibili entro l’1,5% dei ricavi fino a 10 milioni di euro, con maggiori restrizioni progressive per ricavi più elevati. Per approfondimenti: regali di Natale, omaggi e cene. Quali sono detraibili?

Spese di rappresentanza: criteri, limiti e novità 2025

Ai sensi del DM 19 novembre 2008 e dell’art. 108 TUIR, le spese di rappresentanza sono deducibili nei seguenti limiti:

• 1,5% dei ricavi/proventi fino a 10 milioni di euro
• 0,6% per ricavi tra 10 e 50 milioni di euro
• 0,4% oltre i 50 milioni di euro

Dal 2025 la deducibilità di tali spese è subordinata a pagamenti tracciabili. L’IVA è detraibile al 100% se il bene o servizio non supera i 50 euro per unità. Oltre il limite, l’IVA non è detraibile. Spese quali viaggi e soggiorni per clienti o collaboratori sono escluse dalla categoria di rappresentanza e seguono regole proprie.

Altre Spese deducibili e detraibili nella Srl

• Costi di produzione e merce destinata alla vendita o lavorazione
• Manutenzioni ordinarie e leasing
• Spese e utenze per la sede aziendale: incluse spese condominiali e Tari
• Pubblicità e promozione: incluse campagne online, cartellonistica fisica, materiale promozionale
• Spese per professionisti: architetti, avvocati, notai, tecnici con regolare fattura
• Spese postali, spedizioni e servizi logistici
• Formazione e aggiornamento professionale per il titolare e i dipendenti (se inerente all’attività)
• Diritti camerali, bollettini per oneri comunali, tasse governative

Le spese vanno sempre considerate in relazione all’inerenza rispetto all’attività e all’esigenza di documentazione fiscale completa.

Documentazione necessaria e buone pratiche per la deducibilità

Le spese deducibili e detraibili devono essere documentate con fattura o ricevuta intestata alla Srl e pagate con strumenti tracciabili. Occorre conservare ogni pezzo giustificativo almeno 5 anni. L’obiettività e la tracciabilità delle operazioni sono elementi chiave per ridurre il rischio di contestazioni in sede di controllo fiscale.

• Pagamenti con bonifico, carta o altri strumenti tracciabili obbligatori per molte tipologie di spesa
• Indicare in modo chiaro la natura della spesa e il legame con l’attività
• Conservare estratti conto e ricevute in caso di pagamenti digitali

Esempi Pratici e Simulazione di Scarico Spese per una Srl

FAQ: Domande Frequenti su Costi e Spese Deducibili in Srl

Quali sono le principali differenze tra deducibilità e detraibilità?

La deduzione riduce la base imponibile per il calcolo delle imposte, la detrazione abbatte in modo diretto l’imposta dovuta (soprattutto IVA).

Posso scaricare al 100% tutte le spese aziendali?

No, molte spese hanno percentuali o limiti specifici di deducibilità stabiliti dalla legge. Inerenti devono essere tracciate, documentate e congrue.

Sono deducibili spese personali?

No, solo quelle strumentali all’esercizio dell’attività.

Come cambia il regime forfettario?

Nel regime forfettario non è possibile dedurre o detrarre la maggior parte delle spese (salvo contributi previdenziali).