Email dipendenti possono essere controllate da datore di lavoro o azienda o è illegale

Le aziende che forniscono tecnologia personale ai dipendenti devono aspettarsi che possano utilizzarla per motivi non legati all'attività. Ma possono controllare l'email?

Email dipendenti possono essere controll

Controllo email del datore di lavoro è legale o no?

Se il datore di lavoro sospetta che il dipendente stia facendo qualcosa di illegale o violando le politiche sul posto di lavoro non può accedere liberamente ai dati prodotti dal lavoratore ovvero non può controllare la casella di posta elettronica. Si tratterebbe di una intrusione ingiustificata nella privacy dei dipendenti. Naturalmente il diritto alla privacy non significa che il lavoratore può scatenarsi con i dispositivi e trascorrere il tempo a inviare mail. Ci sono comunque alcuni casi in cui l'azienda può controllare l'email.

La maggior parte dei lavoratori d'ufficio ha a disposizione la tecnologia fornita dall'azienda per collegarsi al web. Non solo, ma anche i dispositivi stessi destinati allo svolgimento dell'attività lavorativa ovvero dei compiti assegnati.

La tentazione di utilizzare queste piattaforme di lavoro per comunicare con gli amici, per leggere e guardare contenuti che non hanno nulla a che fare con il proprio attività, per inviare un messaggio di posta elettronica per finalità private, è molto forte proprio perché così semplice.

In fondo, si potrebbe domandare il lavoratore, quali conseguenze ci sarebbero per un'operazione così rapida? Inviare un video divertente a un collega su una piattaforma di messaggistica o utilizzare un telefono dell'ufficio per scaricare un'app di appuntamenti può sembrare poca cosa in termini temporali nell'arco di una giornata.

Tuttavia il lavoratore potrebbe andare incontro a una sanzione che, precisiamolo subito, non deve necessariamente essere la più drastica ovvero il licenziamento. Ma adesso vogliamo approfondire un dettaglio ulteriore ovvero se le email dipendenti possono essere controllate dal datore di lavoro.

Oppure si tratta di una procedura illegale e l'azienda dovrebbe trovare altre strade per inchiodare il lavoratore a comportamenti irregolari?

Il datore di lavoro può andare anche oltre e curiosare tra i messaggi inviati con i social media o via chat alla ricerca delle prove sull'utilizzo di beni aziendali per finalità private? I dipendenti hanno diritto a un certo grado di riservatezza anche con i dispositivi elettronici dell'ufficio. Scopriamo tutto in questo articolo tra

  • Controllo email del datore di lavoro è legale o no
  • Email lavoratori, quando l'azienda può controllarla

Controllo email del datore di lavoro è legale o no

L'uso delle tecnologie sociali sul posto di lavoro è diventato comune negli ultimi anni. Le aziende che forniscono tecnologia personale ai dipendenti devono aspettarsi che possano utilizzarla per motivi non legati all'attività.

Non è realistico in questo giorno ed età pensare che i dipendenti non utilizzino dispositivi per un rapido uso privato, che si tratti di inviare un messaggio al coniuge o al figlio o prenotare una visita.

Se il datore di lavoro sospetta che il dipendente stia facendo qualcosa di illegale o violando le politiche sul posto di lavoro non può accedere liberamente ai dati prodotti dal lavoratore ovvero non può controllare la casella di posta elettronica. Si tratterebbe di una intrusione ingiustificata nella privacy dei dipendenti, da considerare anche in caso di imposizione o meno di visita medica ai lavoratori.

Naturalmente il diritto alla privacy non significa che il lavoratore può scatenarsi con i dispositivi e trascorrere il tempo a inviare mail, ben sapendo che il datore non può effettuare controlli specifici. Le aziende hanno politiche chiare che vietano l'uso di laptop, smartphone e tablet aziendali per motivi personali.

Tuttavia è anche vero che molti datori di lavoro non applicano rigorosamente queste disposizioni a meno che non interferiscano chiaramente con la capacità di svolgere il lavoro da parte del dipendente. Potrebbe essere necessario creare nuove linee guida sul posto di lavoro poiché più luoghi di lavoro si affidano a strumenti di messaggistica, anche prevedendo controlli per il lavoratore a distanza.

Email lavoratori, quando l'azienda può controllarla

Ci sono comunque alcuni casi in cui l'azienda può controllare l'email ovvero quando gli stessi dipendenti sono avvisati. L'azienda deve permette la tracciabilità dei controlli affinché sia chiaro quali email sono state controllate, per quanto tempo e quante persone lo possono fare.

In ogni caso la possibilità di accedere alla posta elettronica aziendale deve essere previsto nel contratto collettivo nazionale di lavoro applicato o riportato nel regolamento aziendale.

Fissati questi punti fermi, il datore può leggere solamente le mail che riguardano l'attività aziendale e non quelle di natura privata, seppure con account aziendale. Altri due aspetti fondamentali sono la chiarezza da parte del datore di lavoro su come e perché si può eseguire il controllo e il rispetto dei limiti imposti dalla finalità del trattamento.

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il