Email in azienda, regole aggiornate da rispettare per dipendente e datore di lavoro secondo leggi 2023

Tante sono le leggi che regolano l'email sul lavoro che vengono costantemente aggiornate sia per datore di lavoro che per dipendente.

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il 26/04/2023 alle ore 22:40

Quali sono le regole da rispettare uso email in azienda 2023?

Il lavoratore ha diritto, anche sul lavoro, al rispetto della sua vita privata e alla segretezza della sua corrispondenza privata. Un datore di lavoro non può consultare liberamente le email personali dei propri dipendenti, anche se ha vietato l'uso degli strumenti aziendali per scopi personali.

L'uso degli strumenti informatici si è largamente sviluppato nel mondo del lavoro. L'uso personale di questi strumenti è tollerato se è ragionevole e non pregiudica la sicurezza o la produttività della rete.

Spetta al datore di lavoro definire i contorni di questa tolleranza e informare i propri dipendenti, anche e soprattutto in relazione all'email aziendale. In linea generale, il datore di lavoro può controllare e limitare l'uso di Internet e della messaggistica.

Questo controllo ha lo scopo di garantire la sicurezza delle reti che potrebbero essere oggetto di attacchi. Così come di limitare i rischi di abuso di un uso eccessivamente personale di Internet o della messaggistica. Per impostazione predefinita, le e-mail sono professionali. Il datore di lavoro può leggerli, così come può prendere atto dei siti consultati, anche al di fuori della presenza del lavoratore. Vediamo meglio:

• Regole aggiornate da rispettare uso email in azienda 2023

• Norme email per dipendente e datore di lavoro 2023

Regole aggiornate da rispettare uso email in azienda 2023

Il lavoratore ha diritto, anche sul lavoro, al rispetto della sua vita privata e alla segretezza della sua corrispondenza privata. Un datore di lavoro non può consultare liberamente le email personali dei propri dipendenti, anche se ha vietato l'uso degli strumenti aziendali per scopi personali.

I nomi utente e le password sono riservati e non devono essere trasmessi al datore di lavoro. Tuttavia, se un dipendente assente ha sulla propria postazione informazioni indispensabili per la prosecuzione dell'attività, il datore di lavoro può richiedere la comunicazione dei suoi codici qualora l'amministratore di rete non sia in grado di fornire l'accesso alla postazione.

Di più, per il Garante della Privacy, alla cessazione del rapporto di lavoro, l'account dell'email aziendale affidato al dipendente deve essere chiuso.

Per l'Autorità, l’adozione di tali misure tecnologiche consente di contemperare l’interesse del datore di lavoro di accedere alle informazioni necessarie alla gestione della propria attività con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti e collaboratori oltre che di terzi. L'indirizzo dovrebbe includere il nome e cognome in modo che il destinatario sappia esattamente chi sta inviando loro una email.

L'umorismo può essere facilmente interpretato erroneamente se non è accompagnato dal tono o dall'espressione facciale corretti. Per uno scambio professionale, è meglio evitarlo nelle email a meno che si sia molto vicino al destinatario. Inoltre, qualcosa che sembra divertente potrebbe non esserlo per qualcun altro. Qualcosa percepito come divertente nel parlato può suonare molto diverso per iscritto. Se si dubita sulla battuta, non includerla nel messaggio.

Norme email per dipendente e datore di lavoro 2023

Come specificato dalla Corte di Cassazione, il dipendente non può usare la mail aziendale per scopi personali se è espressamente vietato dal regolamento aziendale o dal contratto collettivo applicato.

Se i lavoratori utilizzano account aziendali di posta elettronica personali per messaggi personali e scopi privati, le informazioni dell'azienda sono archiviate su server di posta al di fuori del proprio controllo. Non è possibile conoscere tutti i luoghi in cui sono archiviati i dati dell'azienda o dove sono stati trasmessi.

La comprensione dei rischi e delle implicazioni dell'utilizzo di account personali per le imprese non è sempre evidente fino a quando non ci sono richieste di libertà di informazione o indagini interne. Anche l'atto della scoperta è difficile: le e-mail personali non sono rilevabili nelle procedure legali standard di scoperta.

Se un dipendente utilizza account di posta elettronica personali per inviare posta elettronica aziendale utilizzando un dispositivo aziendale, non significa necessariamente che l'organizzazione abbia il diritto di cercare tali messaggi di posta elettronica.

Consentire ai dipendenti di utilizzare la posta elettronica personale per lavoro pone rischi di furto di proprietà intellettuale, perdita della privacy aziendale.

Tante sono le leggi che regolano l'email sul lavoro che vengono costantemente aggiornate sia per datore di lavoro che per dipendente.