Ha valore legale un documento scannerizzato o non può essere accettato secondo leggi 2022

La dematerializzazione e l'archiviazione elettronica rappresentano una sfida importante per gli uffici legali, gli studi legali o i notai. Ma anche carta d'identità, patente, tessera sanitaria, codice fiscale e passaporto. In tutti i settori di attività combinati, le aziende stanno adottando la tecnologia digitale per gestire i propri documenti circolanti e la propria base documentale.

Allora come può essere garantito il valore legale? Come limitare i rischi legati alla gestione dei documenti digitalizzati? Grazie alle soluzioni software, i professionisti possono facilmente aumentare l'affidabilità dei propri dati digitali: aiutano a rispettare il quadro legale di certificazione e sicurezza.

Queste soluzioni offrono quindi garanzie sull'autenticità dell'origine dei documenti digitalizzati e sull'integrità del loro contenuto. Vediamo quindi:

• Documento scannerizzato, ha valore legale o no

• Leggi 2022 sulla documentazione elettronica

Documento scannerizzato, ha valore legale o no

In termini giuridici, la prima questione posta dalla dematerializzazione è quella di preservare il valore probatorio iniziale dei documenti digitalizzati.

Non solo si deve essere in grado di provare l'originalità di un documento archiviato digitalmente, ma anche che il documento non avrebbe potuto essere alterato prima della sua archiviazione elettronica e che si tratta di un originale cartaceo o di un originale nativamente elettronico.

Tuttavia, dal punto di vista legale c'è poco da fare in quanto un documento scannerizzato equivale a una fotocopia. Di conseguenza non ha valore legale. La sola eccezione è rappresentata dalla presenza della firma digitale. Il motivo di questa limitazione è semplice da spiegare: il documento potrebbe essere stata alterato e fare apparire vero qualcosa che non lo è.

Leggi 2022 sulla documentazione elettronica

La firma elettronica ha lo stesso valore legale e legale di una firma autografa. Si tratta di una delle conquiste del regolamento europeo entrato in vigore a luglio 2016 che ha consentito di instaurare un vero mercato dei servizi fiduciari digitali tra i diversi paesi membri. Ma attenzione: una firma autografa scansionata e apposta in fondo a un documento non è valida per una firma elettronica.

Per essere affidabile, una firma deve consentire di identificare chiaramente il suo autore e fornire una prova chiara del suo consenso. Grazie alla crittografia e ai dati identificativi, solo la firma elettronica cosiddetta qualificata ha un effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa. Da qui l'importanza di optare per un dispositivo per la creazione di firme elettroniche che benefici di una presunzione di affidabilità.

Una fattura inizialmente disegnata su carta e poi scansionata, inviata e ricevuta via e-mail non costituisce una fattura elettronica. Affinché una fattura sia considerata elettronica e ne venga riconosciuto il valore legale, l'intero processo di fatturazione deve essere elettronico. Non solo deve essere inviato, ma anche ricevuto in formato elettronico.

Pertanto deve essere stato originariamente emesso in questo stato ed essere autenticato mediante una firma elettronica o secondo uno standard sicuro concordato tra il mittente (fornitore) e il destinatario (cliente). Tale norma deve consentire la lettura informatica e deve poter essere elaborata in modo automatico ed inequivocabile. Può essere, ad esempio, una e-mail con allegato un file scansionato o un fax ricevuto in versione elettronica.