Ho speso soldi per l'azienda per cui lavoro, quando ho diritto rimborso, tempi e modalità nel 2022

Cosa deve fare il lavoratore per farsi restituire dal datore i soldi spese per lo svolgimento di attività legate alla proprie mansioni?

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il 24/04/2022 alle ore 23:30

Non tutte le spese dei dipendenti sono prevedibili. In pratica il lavoratore può essere chiamato ad anticipare somme di denaro, nell'ambito della propria attività, per poi chiedere il rimborso al datore. Ci sono però regole da rispettare sia da parte del datore e sia del lavoratore.

Ricordiamo subito la prima: è consentito pagare in contanti le somme che non rientrano nella retribuzione. L'obbligo della tracciabilità riguarda la retribuzione. Approfondiamo quindi:

• Rimborso soldi anticipati dal lavoratore: quando e in che tempi

• Modalità restituzione soldi spesi per l'azienda per cui lavoro

Rimborso soldi anticipati dal lavoratore: quando e in che tempi

Si parla di rimborso spese quando il lavoratore ha anticipato una somma di denaro per lo svolgimento di attività legate alla proprie mansioni. Le più comuni riguardano tutte le spese di viaggio. Pensiamo ad esempio a quelle per la benzina o il gasolio, ai pedaggi autostradali o anche ai biglietti per il trasporto con i mezzi pubblici, dall'aereo al treno.

Altra tipologia tipica è quella delle spese di vitto e alloggio, incluse quelle per pranzi e cene, anche con clienti. Da non dimenticare le spese telefoniche che oggi viaggiano di pari passo con quelle legate all'uso del web.

Nel pacchetto del rimborso spese per dipendenti rientrano tutte quelle sostenute nel corso della giornata, come ad esempio quelle per l'utilizzo di un taxi o per le mance. In genere, i tempi di rimborsi sono di un mese ovvero nella busta paga successiva al mese in cui il lavoratore ha sostenuto le spese.

Se c'è poi un aspetto fondamentale è distinguere tra rimborso spese per motivi di lavoro all'interno o all'esterno del comune in cui risiede la sede di lavoro. Nel primo caso, la normativa prevede che l'indennità sia soggetta alla tassazione ordinaria, tranne i costi per il trasporto pubblico, mentre quello di vitto e alloggio possono essere tratti fino al 75% dell'importo complessivamente sostenuto. Fuori dai confini comunali il rimborso spese può invece avvenire in tre modi: a piè di lista, forfettario e misto.

Modalità restituzione soldi spesi per l'azienda per cui lavoro

La restituzione dei soldi spesi per l'azienda per cui si lavora può avvenire per via forfettaria. Il pratica il dipendente non deve giustificare i costi sostenuti e non deve compilare la nota spese. In pratica il datore di lavoro paga una quota fissa e il lavoratore li gestisce. Dal punto di vista fiscale, i rimborsi non fanno reddito per il dipendente e dunque non vanno dichiarati alla fine dell'anno in sede di dichiarazione all'Agenzia delle entrate.

Nel caso del rimborso a piè di lista è indispensabile la compilazione della nota spese con i dati anagrafici, il giorno, il mese e la località della spesa, la natura e l'entità della spesa. Il rimborso è condizionato quindi dalla documentazione con scontrini, fatture, ricevute di carte di credito aziendali. Questa modalità è di solito utilizzata per le spese di viaggio e trasporto, vitto e alloggio e costi sostenuti durante la trasferta.

Nel primo caso sono rimborsate le spese sostenute per l'uso della propria auto o del veicolo preso a noleggio. Per le spese di viaggio e di trasporto sulla base dei costi chilometrici occorre fare riferimento alle tabelle Aci per rimborso chilometri auto aggiornate per il calcolo. Questo tipo di rimborsi non fa reddito e non va inserito nella dichiarazione di fine anno.

Per quanto riguarda il rimborso spese vitto e alloggio si procede con la deduzione fino a 180,76 euro al giorno o fino a 258,23 euro per le trasferte all'estero.

• Calcolo Part Time Agevolato