Le regole aggiornate sui rimborsi di cui si ha diritto sul lavoro nel 2022-2023

Il caso più diffuso del rimborso spese consiste il pagamento di una somma di denaro da parte di un'azienda al dipendente a titolo di risarcimento delle spese sostenute nello svolgimento di un incarico lavorativo che comporti la necessità da parte del datore di effettuare una trasferta. Possono ricevere ricevute a titolo di rimborso i lavoratori dipendenti, i collaboratori coordinati e continuativi, i lavoratori a progetto in quanto assimilati ai percettori di reddito di lavoro dipendente, gli amministratori.

In linea di massima, il rimborso scatta in relazione alle spese documentate ovvero quelle di vitto e alloggio, spese di viaggio, spese anticipate. Approfondiamo meglio in questo articolo:

• Rimborsi sul lavoro: regole nel 2022-2023

• Altri casi particolari sui rimborsi sul lavoro

Rimborsi sul lavoro: regole nel 2022-2023

I rimborsi effettuati dal datore di lavoro devono essere giustificati dalla realtà delle spese professionali sostenute dal lavoratore dipendente o assimilato. Tuttavia, sono i Contratti collettivi nazionali di lavoro a prevedere eventualmente forme di contributi economici finalizzati a coprire i costi derivanti dalle utenze e dalla connettività o dalla necessità di acquisto di strumenti di lavoro.

Nel caso del rimborso spese forfettario, il lavoratore non deve giustificare i costi sostenuti ovvero non devono compilare la nota spese contenente i dati anagrafici, il giorno, il mese e la località della spesa, la natura e l'entità della spesa, necessaria invece nel caso del rimborso a piè di lista. Il rimborso da parte dell'azienda non è quindi condizionato dalla preventiva autorizzazione e dalla puntale documentazione con scontrini, fatture, ricevute di carte di credito aziendali.

Il funzionamento del rimborso spese forfettario dipendenti è presto detto: il datore di lavoro paga una quota fissa e spetta al lavoratore gestirli. In linea puramente teorica potrebbe anche non spendere un solo euro. Attenzione ai limiti: 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e di 77,47 euro al giorno per quelle all'estero. Gli importi oltre questa soglia sono imponibile ai fini Irpef. L'azienda non ha invece limiti e può tutti dedurli. L'indennità di trasferta cessa dopo 240 giorni di missione continuativa nella stessa località.

Strumento fondamentale del rimborso a piè di lista è la compilazione della nota spese in cui sono contenute il tipo di spesa effettuata e la natura, il giorno e il luogo in cui sono state effettuate e naturalmente i dati anagrafici del lavoratore. Ogni dettaglio è quindi fedelmente riportato e trova corrispondenza nelle ricevute, negli scontrini e nelle fatture. Sulla base dell'importo totale, l'azienda provvede dunque al rimborso. Ma quali spese possono essere rimborsate dall'azienda?

La modalità del rimborso spese a piè di lista è di solito utilizzata in tre circostanze: viaggio e trasporto, vitto e alloggio e costi sostenuti durante la trasferta. Nel primo caso sono rimborsate le spese sostenute per l'uso della propria auto o del veicolo preso a noleggio. Per le spese di viaggio e di trasporto sulla base dei costi chilometrici occorre fare riferimento alle tabelle Aci per rimborso km auto aggiornate per il calcolo. Questo tipo di rimborsi non fanno reddito e non vanno inseriti nella dichiarazione di fine anno. Rientrano tutte quelle sostenute nel corso della giornata, come ad esempio quelle per l'utilizzo di un taxi, per le telefonate effettuate o per le mance.

Altri casi particolari sui rimborsi sul lavoro

Nel rimborso a cui ha diritto il lavoratore che mette a disposizione la propria auto rientrano le spese relative all'utilizzo diretto ovvero il carburante. Qui vengono in soccorso le tabelle Aci per il calcolo del costo medio per chilometro sulla base del quale determinare il rimborso effettivo.

Contengono tutti i dettagli relativi a marca, modello e serie del veicolo. Il calcolo è semplice perché basta effettuare una moltiplicazione. In ogni caso sono disponibili pratici calcolatori sul web per conoscere in maniera immediata la somma da farsi rimborsare. Tra le tante c'è quella disponibile sullo stesso sito ufficiale dell'Automobile Club d'Italia. A contare sono i chilometri realmente percorsi mentre non si tiene conto dei costi non riconducibili all'utilizzo diretta dell'auto, qualunque sia il modello. Per intenderci si tratta delle spese sostenute per l'assicurazione, per il bollo o anche per il parcheggio dell'auto.

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