Lettera di richiamo per errore sul lavoro, quando è possibile. I casi 2025 previsti da normative e CCNL

In quali casi è possibile ricevere una lettera di richiamo sul lavoro per un errore e cosa si deve fare quando la si riceve.

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il 07/05/2022 alle ore 11:33
e aggiornato con informazioni attualizzate il 03/09/2025 alle 20:30

Nel contesto lavorativo attuale, gli errori nell’esecuzione delle proprie mansioni possono avere conseguenze disciplinari specifiche che trovano disciplina nella normativa nazionale e nei Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) aggiornati al 2025. La lettera di richiamo per errore sul lavoro rappresenta uno dei principali strumenti a disposizione dei datori di lavoro per gestire il comportamento non conforme dei dipendenti, sia nel settore pubblico che privato, con procedure e tutele ben definite a garanzia di un processo equo e trasparente.

Lettera di richiamo per errore sul lavoro: definizione, funzione ed evoluzioni normative

La lettera di richiamo lavoro è un provvedimento disciplinare, formalizzato in forma scritta, con il quale il datore di lavoro contesta a un dipendente una condotta inadeguata o contraria alle regole aziendali e/o normativo-contrattuali. Le ragioni che possono portare all’invio di una lettera di richiamo includono: scarsa diligenza nell’esecuzione delle mansioni, ripetuti ritardi, uso improprio di mezzi aziendali, assenze ingiustificate, oppure comportamenti contrari al clima collaborativo richiesto dal contesto lavorativo.

Secondo lo Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970, art. 7) e la regolamentazione introdotta dagli ultimi CCNL, la lettera di richiamo ha una funzione di richiamo formale: invita il lavoratore a modificare la propria condotta e costituisce il primo passo nel percorso disciplinare, sempre nel rispetto del principio di gradualità delle sanzioni. Rispetto agli aggiornamenti contrattuali 2025, viene ribadita la necessità per il datore di lavoro di adottare, prima delle misure più gravi, sistemi progressivi di contestazione (verbale, scritta, fino alle sanzioni più severe), nel pieno rispetto dei diritti del lavoratore. Il richiamo scritto può rappresentare un atto prodromico a sanzioni pecuniarie, sospensioni e, nei casi più gravi, al licenziamento.

Quando si riceve una lettera di richiamo: principali fattispecie, criteri e casi ricorrenti

L’invio di una lettera di richiamo non è automatico e dipende dalla gravità e dalla natura dell’errore. Vengono considerate sanzionabili le condotte che:

• violano obblighi di diligenza (art. 2104 c.c.), come disattenzione nell’attività lavorativa, scarsa cura degli strumenti di lavoro e non osservanza delle disposizioni aziendali;
• costituiscono infrazioni agli orari di lavoro (ritardi sistematici o assenze ingiustificate);
• configurano l’uso illecito di strumenti aziendali per fini personali;
• si traducono in comportamenti scorretti o relazionali (mancanza di rispetto, linguaggio sconveniente, mancata collaborazione con i colleghi);
• violano le normative interne sulla sicurezza o sulle politiche anti-discriminazione e mobbing.

È importante sottolineare che la lettera di richiamo può essere emessa a fronte di errori occasionali ma anche – e soprattutto – in caso di recidiva, ossia quando il lavoratore ripete nel tempo comportamenti non idonei. I CCNL, nei diversi aggiornamenti e rinnovi, ha rafforzato i riferimenti alle specificità dei comparti, alla trasparenza delle contestazioni ed all’obbligo, per il datore di lavoro, di motivare puntualmente la contestazione, indicando fatti, date e norme violate.

Procedura disciplinare e requisiti formali della lettera di richiamo

La procedura di contestazione di un errore con la lettera di richiamo prevede step rigorosi. In particolare:

1. Contestazione scritta tempestiva: la comunicazione deve essere effettuata al lavoratore in tempi rapidi rispetto all’emersione del fatto, riportando la data, le circostanze, la descrizione dettagliata dell’inadempimento e le eventuali norme violate.
2. Informazione sul diritto di difesa: la lettera deve esplicitare il diritto del lavoratore a presentare giustificazioni entro 5 giorni dalla ricezione (come previsto dallo Statuto dei Lavoratori e dai CCNL aggiornati).
3. Consegna tracciata: la notifica va fatta tramite raccomandata A/R, consegna a mano con firma di ricezione o PEC, per garantirne la validità legale.
4. Immutabilità dell’addebito: l’oggetto della contestazione non può essere modificato, salvo nuovi elementi sopraggiunti e debitamente contestati.

Risposta del lavoratore: modalità, strategie e conseguenze

La disciplina normativa riconosce al lavoratore il diritto di presentare difese, anche tramite rappresentante sindacale. Il datore di lavoro è tenuto a valutare le argomentazioni prima di procedere a ulteriori provvedimenti.

Ricevuta una lettera di richiamo, il dipendente può:

• ammettere la responsabilità, impegnandosi formalmente a non reiterare la condotta e illustrando eventuali cause esterne o attenuanti;
• contestare l’addebito, opponendo le proprie ragioni e, se del caso, presentando documentazione o elementi a discolpa;
• chiedere l’intervento del rappresentante sindacale, in particolare nei casi di provvedimenti reiterati o in presenza di problematiche di mobbing, discriminazione o abuso di potere;
• richiedere un confronto diretto per discutere la contestazione nel merito.

Un riscontro ben articolato può prevenire sanzioni ulteriori o ridurre l’impatto del provvedimento. È prassi, soprattutto in ambito pubblico e nei settori disciplinati da CCNL, acquisire il riscontro difensivo agli atti ed esaminarlo prima di adottare ulteriori misure. In linea con i principi di Experience, Expertise, Authoritativeness, Trustworthiness (EEAT), il rispetto della procedura è garanzia di imparzialità e di tutela dei diritti di entrambe le parti.

Tipologie di provvedimenti disciplinari: dalla lettera di richiamo alle sanzioni più gravi

La lettera di richiamo si posiziona come sanzione intermedia nell’ambito dei provvedimenti disciplinari previsti dalla normativa e dai CCNL:

• Rimprovero verbale: primo livello di contestazione formale ma senza effetti registrati a livello documentale.
• Rimprovero scritto/lettera di richiamo: contestazione inoltrata in forma scritta che costituisce atto ufficiale nell’iter disciplinare.
• Multa: trattenuta economica sulla retribuzione, disciplinata con limiti precisi (esempio: fino a 4 ore di paga in relazione alla gravità secondo il CCNL Scuola, Funzioni centrali, ecc.).
• Sospensione dal servizio: allontanamento temporaneo dal lavoro senza retribuzione, la cui durata varia in funzione dell’infrazione e secondo i limiti previsti dal CCNL di riferimento.
• Licenziamento con o senza preavviso: provvedimento estintivo del rapporto, riservato a violazioni gravi e reiterate, la cui adozione è vincolata a una procedura articolata e alla possibilità di ricorso, anche giudiziale.

I CCNL in vigore nel 2025 specificano puntualmente per ogni categoria professionale i comportamenti che, a seconda della gravità, conducono ai diversi tipi di sanzioni, con particolare evidenza data alla proporzionalità e alla motivazione della scelta sanzionatoria.

Impugnazione, ricorso e tutela del lavoratore

Il dipendente che ritiene ingiusta la sanzione ha diritto di adire, entro i termini di legge (ad es. 20 giorni per l’arbitrato/60 giorni per il ricorso giudiziale), l’Ispettorato del lavoro o il giudice del lavoro. La procedura prevede:

• la sospensione della sanzione durante l’iter di conciliazione o giudizio;
• la possibilità di presentare memorie aggiuntive attraverso un rappresentante sindacale;
• l’accertamento della corretta proporzionalità della sanzione da parte del giudice, che può annullare, confermare o modificare il provvedimento.

Il lavoratore può inoltre essere assistito da un avvocato di fiducia o da rappresentanti delle organizzazioni sindacali riconosciute.

Esempio di fac-simile di lettera di richiamo disciplinare

Di seguito un esempio conforme alle previsioni legislative e contrattuali:

• Lettera di richiamo per errore sul lavoro, quando è possibile. I casi 2025 previsti da normative e CCNL
• Cos’è la lettera di richiamo, quando si usa e quali sono gli effetti sul lavoratore
• Perché si può ricevere una lettera di richiamo sul lavoro: ritardi, assenze e comportamenti sanzionabili

• Calcolo Part Time Agevolato