Normativa videosorveglianza aziendale sui luoghi e posti di lavoro 2025, cosa prevede? E sanzioni possibili
Videosorveglianza in azienda solo su apposita autorizzazione e rispettando regole specifiche: cosa prevedono leggi in vigore e chiarimenti
La videosorveglianza aziendale garantisce la sicurezza negli ambienti di lavoro e la tutela del patrimonio. Tuttavia, la sua implementazione richiede una rigorosa osservanza della normativa vigente, al fine di bilanciare le esigenze di prevenzione e controllo con il rispetto della privacy e della dignità dei lavoratori. Le recenti evoluzioni legislative, insieme ai chiarimenti forniti dal Garante per la protezione dei dati personali e dalle autorità competenti, impongono all’impresa di adottare misure tecniche e organizzative adeguate, oltre ad ottenere le specifiche autorizzazioni previste.
Normativa di riferimento per la videosorveglianza nei luoghi di lavoro
La sorveglianza video in azienda è regolata da un quadro normativo articolato e multidisciplinare. La normativa principale include:
- Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970): Vietato l’uso di impianti audiovisivi per il controllo a distanza dei lavoratori, fatto salvo quanto richiesto da esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale. L’installazione è ammessa solo nei limiti autorizzati da accordo sindacale o previo provvedimento dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy): la raccolta di immagini è considerata trattamento dati personali e comporta precisi obblighi informativi e di sicurezza.
- Provvedimento Generale del Garante Privacy dell’8 aprile 2010 e le Linee guida EDPB 3/2019 sul trattamento dei dati tramite dispositivi video.
- Circolare INL n. 5/2018: Chiarisce le modalità operative per autorizzazione, installazione e utilizzo degli impianti.
Le norme mirano a evitare che il sistema sia usato per una vigilanza indiscriminata sull’attività lavorativa, ribadendo che la videosorveglianza può avvenire solo per giustificati motivi organizzativi, di sicurezza o per proteggerne beni e persone.
Autorizzazioni e procedure, accordo sindacale o autorizzazione ispettiva
L’attivazione di impianti di videosorveglianza all’interno dei luoghi di lavoro presuppone il rispetto di stringenti procedure. In particolare:
- L’imprenditore deve definire le finalità della videosorveglianza, documentare le specifiche esigenze e assicurare la minimizzazione delle aree e delle immagini riprese.
- È richiesta la stipula di un accordo collettivo con le rappresentanze sindacali (RSU o RSA). In assenza di rappresentanze sindacali, l’installazione può avvenire solo su autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro competente per territorio.
- Modifiche all’impianto, come spostamenti o inserimento di nuove telecamere, richiedono un aggiornamento della documentazione e una nuova autorizzazione.
- Il consenso dei lavoratori, anche se espresso in forma scritta, non è sufficiente e non solleva il datore di lavoro dalle responsabilità previste dalla normativa.
Privacy e protezione dei dati personali, obblighi informativi
Il trattamento delle immagini raccolte dai sistemi di videosorveglianza integra, a tutti gli effetti, un trattamento di dati personali, in conformità al GDPR.
- Informativa minima tramite cartellonistica: Devono essere affissi, prima dell’accesso all’area videosorvegliata, cartelli ben visibili che informano su presenza e finalità delle telecamere. Il modello di informativa semplificata suggerito dal Garante è disponibile online.
- Informativa estesa (art. 13 GDPR): Deve essere messa a disposizione degli interessati in forma facilmente accessibile (es. tramite bacheca, sito aziendale o intranet), contenente tutte le informazioni previste dalla legge.
- Principio di minimizzazione: Le riprese devono essere limitate alle aree strettamente necessarie, evitando luoghi sensibili come spogliatoi o bagni.
- L’accesso alle immagini deve essere limitato al minor numero di incaricati possibile e tracciato.
L’azienda è tenuta a effettuare una valutazione d’impatto (DPIA) quando esiste un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati, come richiesto dagli artt. 35 e 36 del GDPR.
Finalità legittime e limiti all’installazione: casi ammessi e divieti
La videosorveglianza può essere legittimamente installata e utilizzata solo al verificarsi di almeno uno dei seguenti presupposti:
- Tutela della sicurezza dei lavoratori e dei visitatori nei luoghi aziendali.
- Protezione del patrimonio aziendale e prevenzione di crimini, furti o atti vandalici.
- Esigenze produttive e organizzative oggettivamente giustificate.
Resta vietato qualsiasi utilizzo per il mero controllo a distanza dell’operato dei dipendenti e le immagini raccolte non possono essere utilizzate come prova in procedimenti disciplinari, salvo il caso di accertamento di reati o illeciti gravi (cosiddetti “controlli difensivi”). È vietato riprendere aree di proprietà di terzi o spazi pubblici, salvo autorizzazione dell’ente competente.
Criteri tecnici per l’installazione, posizionamento e sicurezza dell’impianto
La progettazione tecnica del sistema di videocontrollo deve essere guidata dal principio di proporzionalità, minimizzazione e sicurezza fin dalla fase di progettazione (privacy by design e by default, art. 25 GDPR):
- Scelta mirata dei punti di installazione per evitare riprese indiscriminate o potenzialmente lesive della dignità delle persone.
- Adozione di misure tecniche (es. crittografia, firewall, autenticazione robusta) per proteggere le immagini da accessi non autorizzati e violazioni.
- Manutenzione e aggiornamenti periodici dell’impianto con contestuale aggiornamento della documentazione e delle nomine per il trattamento dati.
- Evita la registrazione delle immagini nelle aree vietate, come bagni o spogliatoi.
La conservazione delle immagini è normalmente limitata a un periodo molto breve: 24 o 48 ore, estendibile solo in presenza di “speciali esigenze” (festività, chiusure aziendali prolungate, richieste dell’autorità giudiziaria).
Gestione, accesso e conservazione dei dati raccolti dalle telecamere
Il titolare del trattamento dei dati (normalmente il legale rappresentante dell’azienda) ha l’obbligo di:
- Formalizzare le nomine degli incaricati (interni o esterni) con istruzioni chiare e dettagliate.
- Regolare con contratti specifici la gestione da parte di terzi (es. installatori, società di vigilanza) nominati Responsabili del trattamento dati ai sensi dell’art. 28 GDPR.
- Predisporre procedure per la gestione delle richieste di accesso alle immagini, come previsto dall’art. 15 GDPR e dalla normativa nazionale.
- Gestire le immagini con sistemi che garantiscano la cancellazione automatica al termine del periodo di conservazione stabilito.
L’eventuale comunicazione o diffusione dei dati è ammessa esclusivamente nei casi previsti dalla legge e sotto il controllo delle autorità preposte.
Sanzioni e responsabilità: rischi per il datore di lavoro
La violazione delle norme sulla videosorveglianza comporta:
- Sanzioni penali (art. 38 Legge 300/1970): ammenda da 154 a 1.549 euro o arresto fino a un anno, anche congiunti.
- Sanzioni amministrative GDPR: fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato globale annuo per le imprese più grandi.
- Prescrizione e rimozione degli impianti non autorizzati su ordine dell’Ispettorato del Lavoro, oltre alla possibilità di regolarizzare la situazione entro termini previsti dalla legge.
- Sanzioni specifiche in caso di omessa informativa (da 6.000 a 36.000 euro) o di conservazione delle immagini oltre i limiti consentiti.
Le responsabilità interessano sia il titolare del trattamento, sia gli incaricati interni o i responsabili esterni che non rispettano le prescrizioni normative.
FAQ e casi particolari sulla videosorveglianza aziendale
- È ammessa la videosorveglianza occulta? Solo in casi eccezionali e come extrema ratio, in presenza di fondati sospetti di reato (es. gravi furti), previa valutazione della proporzionalità e limitazione temporale e spaziale della misura, come precisato dalla CEDU e dal Garante.
- Che succede se si cambiano le telecamere o si modifica l’impianto? Ogni modifica rilevante (spostamento, aggiunta, variazione delle aree riprese o tempi di conservazione) impone l’aggiornamento della documentazione e può richiedere una nuova autorizzazione.
- Esistono limiti temporali alla conservazione delle immagini? Sì: la prassi è di 24-72 ore; sono ammesse eccezioni solo se opportunamente motivate e giustificate.
- Come va gestita la cartellonistica? Deve informare chiaramente dipendenti e visitatori, essere ben visibile prima dell’ingresso nell’area ripresa e riportare i dati di contatto del titolare del trattamento.
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