Pec inviata come si fa a dimostrare che è stata realmente spedita

Sempre più difficile fare a meno della Pec ovvero della Posta elettronica certificata. Si tratta infatti di quello strumento digitale che assolve alle stesse funzioni della posta raccomandata cartacea, ma con la comodità di poter fare tutto da casa o dall'ufficio.

Bastano infatti una connessione Internet, un computer (o uno smartphone) e un indirizzo attivo per inviare un documento con valore legale di avvenuta ricezione. A dimostrazione della centralità della posta elettronica certificata c'è l'obbligo per le pubbliche amministrazioni, le aziende e i liberi professionisti di attivare un indirizzo Pec con tanto di registro dove trovare gli indirizzi.

Naturalmente anche i privati cittadini senza una particolare qualifica possono accedere al medesimo servizio. Ma fino a che punto è possibile fidarsi della Posta elettronica certificata? Detto in altri termini, come dimostrare che è stata realmente spedita? Può infatti accadere che sorga una controversia tra mittente e destinatario e in questo caso è indispensabile saper dimostrare l'invio o il ricevimento di un documento tramite Pec.

Nella maggior parte dei casi, la casella di Posta elettronica certificata è utilizzata per effettuare comunicazioni ufficiali per le quali il mittente necessita di evidenze con valore legale dell'invio e della consegna del messaggio. Approfondiamo la questione:

• Come dimostrare Pec realmente spedita
• Quando si ha la certezza della consegna della Pec?

Come dimostrare Pec realmente spedita

La Pec è un sistema di posta elettronica con cui il mittente riceve la prova legale dell'invio e della consegna dei documenti allegati ovvero della comunicazione contenuta nel corpo della mail.

La firma apposta dal gestore sulla busta di trasporto della Pec e le modalità sicure di trasmissione tra mittente e destinatario proteggono il contenuto da modifiche esterne ovvero dalle truffe Pec. L'utilizzo delle nuove tecnologie impedisce cambiamenti prima della consegna.

Scegliere la Pec come mezzo di spedizione significa non solo la presenza nella ricevuta di avvenuta consegna anche dei contenuti del messaggio originale (a differenza di quanto accade con la raccomandata cartacea). Ma anche velocità della comunicazione e non indispensabilità della presenza del destinatario per completare la consegna. Ecco quindi semplicità ed economicità di archiviazione e ricerca.

Ecco quindi la possibilità di consultazione e da postazioni diverse da quella del proprio ufficio o abitazione e in qualunque momento grazie alla presenza del messaggio nella casella di posta elettronica.

Da segnalare quindi la facilità di invio multiplo, cioè a più destinatari in contemporanea e naturalmente la semplicità e l'economicità di trasmissione, inoltro e riproduzione.

Per dimostrare che è stata realmente spedita e affrontare occorre innanzitutto la stampa della notifica in formato Pdf con firma digitale. Quindi servono le ricevute di accettazione e consegna completa della Posta elettronica certificata. Dopodiché sono indispensabili il certificato di firma digitale del notificante e il certificato di firma del gestore di Pec.

Quando si ha la certezza della consegna della Pec?

C'è quindi un altro aspetto importante da sottolineare. La certezza della consegna della Pec si ottiene solo se il entrambe le caselle di posta elettronica (mittente e destinatario) siano certificati. In caso contrario ovvero che il destinatario ha una casella tradizionale non si può ottenere la certezza dell'avvenuta consegna e gli stessi messaggi non hanno valore legale.

In pratica la spedizione di messaggi di Pec ha valore legale solo se il mittente e il destinatario sono dotati di una casella di Posta elettronica certificata. In termini legali, la notifica si considera efficace anche nel caso di mancata conoscenza per fatto imputabile al destinatario.

Il titolare dell'account di posta conserva il dovere di assicurarsi del corretto funzionamento della propria casella Pec e di provvedere a un controllo costante della posta in arrivo, compresa la posta indesiderata (alcune volte classificata semplicemente come spam).