Quali documenti si devono conservare in azienda e per quanto tempo secondo leggi 2021

Normativa alla mano, secondo il Codice civile, le scritture devono essere conservate per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione.

Quali documenti si devono conservare in

Documenti in azienda, per quanto tempo vanno conservati?

Il tempo di conservazione dei documenti va da un minimo di 1 anno a un massimo di 20 anni.

Ci sono due motivi fondamentali per cui la conservazione dei documenti aziendali è un'operazione da seguire con molta attenzione. Da una parte i controlli fiscali sono sempre dietro l'angolo e la normativa vigente prevede che l'onere della prova ovvero la dimostrazione della correttezza dell'operato spetti al controllato e non all'Agenzia delle entrate.

Dall'altra ci sono anche ragioni di efficienza sul lavoro perché se la gestione dei documenti aziendali viene effettuata con ordine e criterio e secondo le tempistiche previste non diventa un onere da cui farsi travolgere. Approfondiamo quindi:

  • Documenti in azienda, quali vanno conservati per leggi 2021
  • Per quanto tempo si devono conservare i documenti nel 2021

Documenti in azienda, quali vanno conservati per leggi 2021

La lista di documenti fiscali e non che un'azienda è chiamata a conservare è molto lunga. Le tempistiche sono differenti e anche la stessa modalità di raccolta è un aspetto a cui prestare attenzione. In linea di massima, come vedremo nel paragrafo successivo, il tempo di conservazione dei documenti va da un minimo di 1 anno a un massimo di 20 anni.

In relazione alla tipologia di documenti da conservare bisogna distinguere tra scritture contabili obbligatorie, scritture contabili per le società per azioni e scritture contabili per le società a responsabilità limitata:

Scritture contabili obbligatorie: libro giornale, libro degli inventari, corrispondenza commerciale, scritture che potrebbero essere richieste come libro mastro, libro cassa, libro di magazzino, libro fidi

Scritture contabili per le società per azioni: libro dei soci, libro delle obbligazioni, libro delle adunanze e delle deliberazioni come assemblee, consiglio di amministrazione, consiglio di gestione, consiglio sindacale, comitato esecutivo, assemblee degli azionisti, libro degli strumenti finanziari di partecipazione all'affare, libro sull'attività di revisione contabile

Scritture contabili per le società a responsabilità limitata: libro delle decisioni come soci, degli amministratori, collegio sindacale o revisore, libro delle decisioni degli amministratori, libro delle decisioni del collegio sindacale o del revisore

Dal punto di vista materiale, le fatture elettroniche nell'ambito dei documenti aziendali vanno conservate in uno dei formati consentiti dalla normativa aggiornata e di conseguenza in Xml, Pdf, Jpg o Txt.

Per quanto tempo si devono conservare i documenti nel 2021

Normativa alla mano, secondo il Codice civile, le scritture devono essere conservate per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione. Dopodiché stabilisce che per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Infine, ma non di minore importanza ai fini fiscali, le scritture e i documenti possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti. Entrando allora nei dettagli delle tempistiche, il quadro è il seguente:

  • Documenti aziendali da conservare per 1 anno: ricevute di spedizione in Paesi europei, ricevute di iscrizione alle palestre, ricevute delle rette scolastiche
  • Documenti aziendali da conservare per 2 anni: scontrini
  • Documenti aziendali da conservare per 3 anni: compensi per artigiani, parcelle professionali, cambiali, bollo auto
  • Documenti aziendali da conservare per 5 anni: bollette domestiche, multe, bollettini Imu, spese mediche, assicurazioni, ricevute dell'affitto, pagamenti rateali e mutui, ricevute dei pagamenti delle tasse, certificazione unica dei redditi
  • Documenti aziendali da conservare per 6 anni: modello 730, modello Redditi
  • Documenti aziendali da conservare per 10 anni: estratti conto bancari, canone tv, tassa per la nettezza urbana, ricevute per le spese di ristrutturazione casa, fattura
  • Documenti aziendali da conservare per 20 anni: documenti commerciali relativi a beni immobili

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il