Quali rimborsi si possono ottenere e in che modo per chi lavora in smart working

Lo smart working è allora tanto strategico per risparmiare quanto complesso in termini di quantificazione dell'entità dei costi e dunque dei rimborsi da riconoscere.

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il 17/10/2022 alle ore 06:32

Le aziende e i lavoratori italiani hanno sperimentato lo smart working che adesso diventa una modalità con cui occorre fare sempre più i conti in termini di organizzazione e di regolamenti. C'è però anche un altro aspetto da considerare ed è relativo in quale modo si possono ottenere rimborsi in smart working e con quale procedura nel 2022-2023. Sulla questione è intervenuta anche l'Agenzia delle entrate in quanto il rischio contenzioso o comunque di incertezza di interpretazione è sempre dietro l'angolo.

Perché il datore di lavoro riconosce ai propri dipendenti in smart working un rimborso spese? La risposta è semplice: per compensare la diminuzione dei costi di produzione, ad esempi quelli relativi ai consumi energetici. Si tratta evidentemente di un dettaglio per nulla secondario se pensiamo alla luce della crescita smisurata dei costi energetici. Non ci resta quindi che vedere da vicino:

• Smart working nel 2022-2023, quali rimborsi nel 2022-2023

• Rimborsi spese e Agenzia delle entrate: i chiarimenti

Smart working nel 2022-2023, quali rimborsi nel 2022-2023

Lo smart working è allora tanto strategico per risparmiare quanto complesso in termini di quantificazione dell'entità dei costi e dunque dei rimborsi da riconoscere, in tutto o in parte, ai lavoratori. Quando si parla di rimborsi spese si fa riferimento a una reintegrazione economica, riconosciuta da parte del datore di lavoro, di costi che il dipendente ha sostenuto nell'interesse dell'amministrazione pubblica o dell'azienda.

Secondo le disposizioni in vigore, i rimborsi spese per lavoratori in smart working non formano il reddito imponibile fino a 258 euro annui ovvero fino a 600 euro in base al recente decreto Aiuti bis. Significa che sono esenti da tassazione, ben sapendo che in questa somma non sono compresi i vari tipi di rimborso spese riconosciuti ai dipendenti tra cui quelli relativi ai costi sostenuti per le utenze di luce e gas.

Rimborsi spese e Agenzia delle entrate: i chiarimenti

Dal punto di vista pratico ovvero delle modalità di rimborso delle spese per chi lavora in smart working, c'è più di una strada che le aziende possono seguire. La prima possibilità è quella di inserire nei contratti di lavoro un rimborso forfettario da calcolare alle ore di lavoro in smart working. Una seconda opzione è l'applicazione di una indennità mensile che comprende le voci di spese sostenute, che si aggiunge in busta paga alla retribuzione.

L'aspetto a cui prestare attenzione è anche quello relativo alla quantificazione dell'energia consumata dal lavoratore in smart working. Più semplice a dirsi che a farsi perché come fare a sperare la quota per il lavoro e quella per l'uso personale. A fare chiarezza ci ha pensato l'Agenzia delle entrate. Non lo ha fatto in maniera diretta in quanto il fisco si era espresso anni fa in merito al telelavoro.

Ebbene, per il fisco, trattandosi di costi sostenuti dal lavoratore per raggiungere le risorse informatiche dell'azienda e quindi poter espletare l'attività lavorativa. Da qui il riconoscimento della compensazione dei costi con il dipendente che non deve pagare tasse sui rimborsi ottenuti.

Come argomentato dall'Agenzia delle entrate, le somme erogate a titolo di rimborsi delle spese sostenute dai dipendenti in smart working e necessarie per garantire la prestazione lavorativa a distanza non sono tassate se i rimborsi siano calcolati in modo oggettivo e verificabile. In questo modo sono considerati come sostenuti nell'esclusivo interesse del datore di lavoro.

A proposito, il rimborso spese deve essere corrisposto ai dipendenti in contanti? Per l'Ispettorato nazionale del lavoro, le somme che non rientrano nella retribuzione possono essere versate anche in contanti. L'obbligo della tracciabilità è in vigore solo per lo stipendio mensile.

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