Quali sono le regole per inviare una email a più persone nel rispetto della privacy e leggi 2023
L'invio di massa senza aggiungere i destinatari all'elenco Ccn non è l'unico problema che si potrebbe incontrare durante la comunicazione con l'esterno.
Email nel rispetto della privacy, quali sono le regole?
Basta aggiungere gli indirizzi dei destinatari tramite il pulsante Ccn che si trova nella barra superiore dei principali programmi per la gestione di posta elettronica. In questo modo gli indirizzi dei destinatari vengono nascosti e non sono visibili a chi ha ricevuto quella stessa email.
Mai sottovalutare il potere e l'importanza di una messaggio di posta elettronica. Può infatti contenere comunicazione di estrema delicatezza e di conseguenza, al pari di quanto avviene con altre forme di corrispondenza, diventa indispensabile tutelare l'identità di chi la riceva.
Per errore o ignoranza, il rischio di inviare una email e di infrangere le norme sulla privacy è dietro l'angolo. Un messaggio di posta elettronica inviato a più persone senza nascondere i loro indirizzi potrebbe costare caro. La stessa cosa succede quando di mezzo c'è un'azienda. Quando si gestisce il database dei clienti, la responsabilità è di proteggerli. Consiste nel non condividere o vendere le proprie informazioni ad altri, persone o aziende.
Ed è proprio qui che risiedono i rischi e il problema di un invio multiplo in cui ogni destinatario può vedere chi ha ricevuto quella stessa email. L'obiettivo finale dell'invio di e-mail di massa è far arrivare i messaggi nella posta in arrivo del maggior numero di persone. Approfondiamo allora questi aspetti ovvero:
- Email nel rispetto della privacy, quali sono le regole
- I rischi per la privacy nel 2023 oltre l'invio di email
Email nel rispetto della privacy, quali sono le regole
Chi vuole evitare di commettere questi errori deve prestare attenzione quando invia email di massa. Basta aggiungere gli indirizzi dei destinatari tramite il pulsante Ccn che si trova nella barra superiore dei principali programmi per la gestione di posta elettronica.
In questo modo gli indirizzi dei destinatari vengono nascosti e non sono visibili a chi ha ricevuto quella stessa email. È fondamentale che le aziende che inviano email di massa controllino, ricontrollano e ricontrollano i destinatari previsti di un messaggio contenente informazioni personali per garantire che la divulgazione non costituisca una violazione dei dati.
La maggior parte dei provider di servizi di posta elettronica ha un limite al ricorso all'invio di posta elettronica di massa al numero di messaggi che è possibile inviare in un periodo di 24 ore. Outlook, ad esempio, non impone tecnicamente un limite di per sé, ma ha un limite alla larghezza di banda della rete.
In fondo, chi di noi non ha mai ricevuto almeno una email da un amico, un insegnante o un parente intenzionato a raggiungere un gran numero di persone. Per farlo inserisce l'indirizzo email delle persone nel campo "a" con la conseguenza che tutti gli altri che aprono il messaggio possono vederlo.
È praticamente una violazione della privacy poiché il proprio indirizzo di posta elettronica viene conosciuto da chiunque abbia ricevuto il tuo messaggio. E chiunque se ne accorga non sarà molto felice. La soluzione è appunto quella di utilizzare il campo Ccn per nascondere i destinatari.
I rischi per la privacy nel 2023 oltre l'invio di email
Tuttavia, l'invio di massa senza aggiungere i destinatari all'elenco Ccn non è l'unico problema che un'azienda potrebbe incontrare durante la comunicazione con l'esterno. La loro presenza nei social network può svolgere un ruolo importante se utilizzata senza cautela. Se un'azienda decidesse di seguire unilateralmente altri utenti, potrebbe violare la legge sulla protezione dei dati personali e la legge sui servizi della società dell'informazione.
Il motivo? Un semplice follow può essere interpretato come una comunicazione commerciale. E se non fosse stata preventivamente approvata dall'altro utente ci troveremo di fronte a un caso di spam. Anche in questo caso la soluzione è semplice, anche se potrebbe risultare un po' faticosa per le aziende che non possono più seguire migliaia di utenti. Per non essere considerate spam, le aziende devono ottenere preventivamente il consenso degli altri utenti.
L'intera azienda deve essere a conoscenza delle informazioni che i dipendenti gestiscono quotidianamente. Qualcosa di semplice come inviare e-mail tramite Ccn o scegliere chi la nostra azienda segue su Twitter può essere sufficiente per proteggere le informazioni degli altri ed evitare sanzioni.
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