Quali spese può rimborsare ad un dipendente un'azienda. Lista aggiornata 2022
Le spese di trasferta sostenute nel comune ove è ubicata la sede dell'impresa sono tassate in capo al dipendente e sono tutte deducibili dal reddito d'impresa.
Rimborso a un dipendente, per quali spese è possibile?
Le aziende che hanno dipendenti che svolgono attività fuori dalla sede di lavoro, devono gestire i rimborsi spese per vitto, alloggio, trasporto e altre spese varie.
Il concetto di rimborso spese a un dipendente è strettamente legato a quello di trasferta rispetto alla sede del dipendente. Ci sono però alcune regole da rispettare. In prima battuta, non tutte i costi sostenuti dal lavoratore possono essere rimborsati.
Dopodiché la destinazione del dipendente comporta il rilascio da parte del committente di un'autorizzazione scritta alla trasferta. Sebbene non sia necessaria è consigliata ai fini di legittimare il diritto alla restituzione degli importi anticipati per l'esercizio dell'attività.
La lettera d'incarico deve contenere le date di inizio e di fine trasferta, il luogo e le modalità di svolgimento, la motivazione. Vediamo quindi:
- Rimborso a un dipendente, per quali spese è possibile
- Tre metodi possibili per il rimborso spese
Rimborso a un dipendente, per quali spese è possibile
Il rimborso spese è il pagamento di una somma di denaro da parte di un'azienda al dipendente a titolo di risarcimento delle spese sostenute nello svolgimento di un incarico lavorativo che comporti la necessità da parte del datore di effettuare una trasferta.
La sede di lavoro del dipendente può essere quella stabilita nel contratto di assunzione o nella lettera di incarico, quella dell'impresa se nel contratto di assunzione non è indicata la sede del lavoro, il domicilio fiscale del collaboratore se è impossibile determinare contrattualmente la sede di lavoro o identificarla con quella della società.
Possono ricevere ricevute a titolo di rimborso i lavoratori dipendenti, i collaboratori coordinati e continuativi, i lavoratori a progetto in quanto assimilati ai percettori di reddito di lavoro dipendente, gli amministratori. Ebbene, le spese che può rimborsare a un dipendente un'azienda sono di tre tipi:
- spese documentate ovvero quelle di vitto e alloggio, spese di viaggio, spese anticipate
- spese non documentate ovvero spese telefoniche, parcheggi, mance
- spese forfettarie ovvero indennità chilometriche, indennità di trasferta, diarie
La differenza è anche di tipo sostanziale poiché in base al tipo di spesa varia anche il regime fiscale applicato, allo stesso modo di come incidono la natura del lavoratore che percepisce il rimborso e l'ambito territoriale in cui viene effettua la spesa.
I costi sostenuti per il viaggio e il trasporto sono sempre esenti da tassazione al di là del metodo di rimborso spese adottato, come vedremo nel dettaglio nel paragrafo successivo. Le spese di trasferta sostenute nel comune ove è ubicata la sede dell'impresa sono tassate in capo al dipendente e sono tutte deducibili dal reddito d'impresa.
Tre metodi possibili per il rimborso spese
Il rimborso forfettario consiste nell'erogazione di una indennità di trasferta o diaria giornaliera stabilita in misura fissa e indipendente dall'effettiva spesa sostenuta dal dipendente. Con il sistema analitico o a piè di lista sono restituite al lavoratore le spese effettivamente sostenute e attestate dalla documentazione.
Il sistema misto è un rimborso da parte del datore sia dell'indennità di trasferta in misura fissa che del rimborso analitico delle spese sostenute dal lavoratore.
Per documentare le spese di trasferta, come vitto e alloggio, e quelle rimborsabili in esenzione da imposta per le trasferte in Italia e all'estero), i documenti giustificativi non devono essere necessariamente intestati al dipendente, ma solo se le stesse spese risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte e siano attestate dal lavoratore tramite la nota spese.
I documenti che attestano i costi sostenuti sono:
- Fatture: da intestare anche al datore di lavoro che le deve riportare sui registri Iva
- Scontrini, che devono essere parlanti ovvero contenere la natura, la qualità e la quantità dell'operazione, nonché il codice fiscale dell'acquirente e del datore di lavoro
- Ricevute fiscali, da integrare dal soggetto emittente con i dati identificativi del cliente
- Carte di credito intestate al committente da registrare nella contabilità generale
- Biglietti anonimi per documentare le spese di viaggio o di trasporto con mezzi pubblici, da registrare nella sa contabilità generale
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