Quando il datore di lavoro o l'azienda può leggere email dipendenti legalmente

I datori di lavoro che intendono monitorare le email aziendali dei propri dipendenti devono aderire a criteri ben definiti per garantire la legalità del processo.

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il 03/06/2024 alle ore 8:29

Quando il datore di lavoro o l'azienda p

Il dibattito su se sia lecito per un datore di lavoro leggere le email dei propri dipendenti trova le sue radici nelle normative sulla privacy e nei diritti dei lavoratori. Lo Statuto dei Lavoratori stabilisce che i mezzi di controllo nei confronti dei lavoratori, inclusi tirocinanti e apprendisti, devono essere utilizzati con moderazione e trasparenza, principalmente per proteggere il patrimonio aziendale senza invadere la privacy individuale.

I datori di lavoro devono informare i dipendenti dell'uso di qualsiasi sistema di sorveglianza, inclusi quelli digitali come computer e smartphone aziendali. Sebbene ci sia una certa flessibilità nel monitoraggio delle attrezzature aziendali usate per le prestazioni lavorative, le regole sono più stringenti quando si tratta di videosorveglianza.

Ma è consentito leggere le email dei dipendenti? La risposta varia in base al contesto e alla legislazione nazionale, ma in generale, il monitoraggio deve essere giustificato da legittime esigenze aziendali e comunicato chiaramente ai dipendenti. Questo approccio cerca di bilanciare le esigenze di sicurezza e produttività aziendale con il rispetto della privacy del personale. Vediamo insieme:

Email dei dipendenti, quando il datore può leggerle
Quando leggere le email senza avvisare il dipendente

Email dei dipendenti, quando il datore può leggerle

I datori di lavoro che intendono monitorare le email aziendali dei propri dipendenti devono aderire a criteri ben definiti per garantire la legalità del processo. Prima di tutto, è fondamentale che il controllo si limiti alle email di natura strettamente aziendale, escludendo quindi quelle personali. Bisogna quindi fornire ai dipendenti una informativa dettagliata e specifica che chiarisca non solo la possibilità di monitoraggio ma anche le modalità precise di utilizzo delle email, i limiti di questo uso e le pratiche non consentite.

L'azienda ha l'obbligo di conservare i dati raccolti solo per il tempo strettamente necessario per effettuare i controlli e deve eliminare tali dati una volta che non siano più rilevanti ai fini disciplinari o di controllo. L'utilizzo improprio di email vecchie o irrilevanti per sanzionare il dipendente è quindi considerato illegittimo.

Per assicurare la privacy, i datori di lavoro devono anche prendere misure per prevenire l'accesso non autorizzato a queste comunicazioni. I controlli devono essere condotti rispettando i principi di ragionevolezza e proporzionalità, essenziali per garantire che siano realmente necessari e limitati alla protezione legittima degli interessi aziendali.

Infine, al termine del rapporto lavorativo, è prassi che l'account email aziendale del dipendente venga disattivato. Per gestire le email in arrivo, può essere utile impostare un messaggio automatico che informi i mittenti della disattivazione dell'account e indichi un nuovo contatto email.

Quando leggere le email senza avvisare il dipendente

L'uso delle telecamere nei luoghi di lavoro è un tema che solleva questioni legali e di privacy. La giurisprudenza italiana ammette l'uso di telecamere per controlli mirati a specifici dipendenti, sotto certe condizioni rigide.

Per esempio, se un datore di lavoro sospetta gravi irregolarità, come un cassiere sospettato di furto, può legittimamente installare telecamere senza necessariamente informare i sindacati o ottenere l'autorizzazione dall'Ispettorato del lavoro, e senza segnalazioni visibili sul posto.

Per qualificare i cosiddetti controlli difensivi come legittimi devono essere soddisfatte alcune condizioni. Prima di tutto, il lavoratore deve essere informato preventivamente sul fatto che i suoi dati possono essere raccolti e controllati dal datore di lavoro, specificando gli scopi e i limiti di tale sorveglianza.

Deve esserci un sospetto fondato e concreto sulle azioni del dipendente, e qualsiasi dato raccolto deve essere post-sospetto. Infine, è necessario che ci sia un equilibrio tra la dignità e la privacy del lavoratore e le esigenze di sicurezza dell'azienda.

Queste misure sono pensate per proteggere sia la sicurezza aziendale che la privacy e i diritti dei dipendenti, evitando l'uso eccessivo della sorveglianza e assicurando che venga impiegata solo quando necessario.