Nuove regole email aziendali aggiornate che devono rispettare i dipendenti e datori di lavori nel 2023
Le nuove norme sul lavoro in vigore nel 2023 hanno previsto la possibilità per il datore di lavoro di controllare le email aziendali dei dipendenti, ma solo in determinati casi.
La gestione, la conservazione, il monitoraggio e la cancellazione delle email aziendali rappresentano un tema di grande delicatezza. La privacy del dipendente deve trovare un equilibrio tra il dovere di fedeltà e obbedienza all'azienda che il dipendente deve rispettare.
L'email aziendale, essendo collegata a un account di proprietà del datore di lavoro, sia di sua proprietà. Non significa che possa essere violata senza restrizioni. Esiste infatti uno spazio di riservatezza che nemmeno il datore di lavoro può violare. Approfondiamo in questo articolo:
-
Email aziendali: quali sono le regole da rispettare nel 2023
-
La gestione delle email aziendali dopo l'interruzione del rapporto di lavoro
Email aziendali: quali sono le regole da rispettare nel 2023
Le nuove norme sul lavoro in vigore nel 2023 hanno previsto la possibilità per il datore di lavoro di controllare le email aziendali dei dipendenti, ma solo in determinate condizioni. In particolare, il datore di lavoro può esercitare il controllo sulle email solo nei casi in cui esistano fondati indizi di attività illecite da parte del dipendente e solo se questi è stato precedentemente informato della possibilità di controlli sulle email. L'obiettivo di queste misure è garantire che il controllo delle email sia effettuato in modo trasparente e nel rispetto delle leggi sulla privacy dei dipendenti.
Ciascun dipendente può accedere solo alla propria email aziendale e non a quella dei colleghi. Il mancato rispetto di questa regola costituisce un illecito disciplinare che potrebbe portare alla perdita del posto di lavoro. L'uso improprio dell'email aziendale costituisce anch'esso un illecito disciplinare, che potrebbe portare al licenziamento nei casi più gravi. Ma occorre verificare le disposizioni contenute nel contratto collettivo di lavoro, nel contratto individuale di lavoro e nel regolamento aziendale per determinare le sanzioni applicabili in caso di illeciti. In ogni caso, è fondamentale che i datori di lavoro rispettino i diritti dei propri dipendenti e garantiscano la loro privacy sul luogo di lavoro.
Vale quindi la pena ricordare una importante sentenza della Cassazione. L'esame dell'ipotesi di una condotta da parte della lavoratrice volta al reindirizzamento di una comunicazione aziendale al suo indirizzo di posta elettronica personale non sembra rivelare alcuna violazione delle norme giuridiche vigenti. Si deve precisare che la legittimità del provvedimento di licenziamento adottato nei confronti della lavoratrice non può essere esclusa sulla sola base della mancanza di danni patrimoniali dell'azienda o della limitata portata dell'azione compiuta dalla dipendente.
In ogni caso, l'operazione di trasferimento della mail aziendale sulla casella di posta elettronica personale non costituisce di per sé un comportamento contrario alle disposizioni giuridiche. Ma tale attività potrebbe avere effetti negativi sulla riservatezza e sulla sicurezza dei dati aziendali, se non viene adottata una serie di misure protettive adeguate.
La gestione delle email aziendali dopo l'interruzione del rapporto di lavoro
In conformità alle disposizioni del Garante della Privacy, il datore di lavoro ha l'obbligo di procedere alla chiusura dell'account email del dipendente al termine del rapporto di lavoro, indipendentemente dalla causa - licenziamento o dimissioni -, senza alcuna possibilità di mantenerlo attivo o di assegnarlo ad un altro dipendente. Ed è richiesto di predisporre un sistema di risposta automatica che fornisca agli eventuali mittenti l'indirizzo a cui inviare ulteriori comunicazioni. La mancata chiusura dell'account email costituirebbe una grave violazione della privacy del dipendente, consentendo al datore di lavoro di accedere alle email indirizzate al dipendente stesso.
La chiusura dell'account email può essere effettuata anche durante il corso del rapporto di lavoro, ma solo previa comunicazione al dipendente con un preavviso adeguato per permettere al dipendente di salvare i dati importanti. Non è permesso al datore di lavoro di utilizzare un sistema di reindirizzamento automatico per inoltrare tutta la posta ricevuta dall'ex dipendente a un altro account, poiché questo comportamento sarebbe equivalente a mantenere attivo l'account email del dipendente e costituirebbe una grave violazione della privacy.
Seguici su Google News cliccando qui e poi fai click sulla Stellina in alto a destra
