Si può usare l'email aziendale per messaggi personali e scopi privati o è vietato

Se i dipendenti utilizzano account aziendali di posta elettronica personali per messaggi personali significa che le informazioni dell'azienda vengono archiviate su server esterni.

Si può usare l'email aziendale per messa

Email aziendale per messaggi personali: si può usare?

La Corte di Cassazione ha sentenziato che l'email aziendale può essere usata solo per finalità legate al lavoro e non per scopi privati. In caso contrario il lavoratore si espone a una sanzione disciplinare, a iniziare dal richiamo verbale. Tuttavia, sempre secondo gli Ermellini, l'uso improprio della posta elettronica aziendale non giustifica comunque il provvedimento più drastico ovvero il licenziamento.

L'utilizzo è talvolta così frequente se non esclusivo da rendere la tentazione di inviare una mail privata con l'indirizzo di posta elettronica aziendale un'azione quasi scontata. Ma si tratta di un'operazione che si può fare liberamente e senza conseguenze oppure è vietato e il lavoratore va incontro a qualche rischio?

Si tratta di una aspetto che è balzato al centro dell'attenzione soprattutto negli ultimi anni. E non poteva essere diversamente considerando l'utilizzo sempre più diffuso delle email anche a livello aziendale.

Ecco quindi che accanto alle norme generali e a quanto previsto o meno nei vari Contratti collettivi nazionali di lavoro (terziario e servizi, edilizia e legno, alimentari, credito e assicurazioni, tessili, trasporti, meccanici, agricoltura e allevamento, enti e istituzioni private, chimica, poligrafici e spettacolo, marittimi, enti pubblici), ci hanno pensato i vari tribunali a pronunciarsi di volta in volta sulle controversie tra datori e dipendenti, fissando un principio ben preciso che vedremo in questo articolo:

  • Email aziendale per messaggi personali: si può usare o no
  • Rischi utilizzo dell'email aziendale per scopi privati

Email aziendale per messaggi personali: si può usare o no

Laddove i Contratti collettivi nazionali di lavoro non prevedano norme specifiche sull'uso dell'email aziendale per messaggi personali e scopi privati, ci pensano le regole interne aziendali a fissare confini di comportamento ben precisi. Ma anche in questo caso, non sempre sono previste disposizioni ben precise.

Ed ecco allora che occorre andare alla ricerca delle decisioni dei tribunali per capire come comportarsi. La Corte di Cassazione ha così sentenziato che l'email aziendale può essere usata solo per finalità legate al lavoro e non per scopi privati.

In caso contrario il lavoratore si espone a una sanzione disciplinare, a iniziare dal richiamo verbale. Tuttavia, sempre secondo gli Ermellini, l'uso improprio della posta elettronica aziendale non giustifica comunque il provvedimento più drastico ovvero il licenziamento.

Per risolvere la situazione, che non è caso è spesso oggetto di dibattito anche all'interno degli organismi e delle associazioni del lavoro, è possibile impostare politiche e regole ben precise sull'uso della posta elettronica aziendale così come di quella personale all'interno dell'azienda.

Ma senza sottovalutare alcuni comportamenti comuni. Anche se l'attività aziendale dovrebbe essere svolta solo tramite la posta elettronica aziendale, i lavoratori scelgono quasi sempre la via più semplice e utilizzeranno lo strumento di posta elettronica più semplice e immediato.

I reparti IT dovrebbero essere in grado di mantenere il controllo e la visibilità di tutte le email inviate o ricevute per conto dell'azienda per evitare i problemi che derivano dall'attività svolta da account di posta elettronica?

Rischi utilizzo dell'email aziendale per scopi privati

C'è anche un altro aspetto da considerare: se i dipendenti utilizzano account aziendali di posta elettronica personali per messaggi personali e scopi privati significa che le informazioni dell'azienda vengono archiviate su server di posta al di fuori del proprio controllo, in qualsiasi parte del mondo.

Non si ha modo di conoscere tutti i luoghi in cui sono archiviati i dati dell'azienda o dove sono stati trasmessi. La comprensione dei rischi e delle implicazioni dell'utilizzo di account personali per le imprese non è sempre evidente fino a quando non ci sono richieste di libertà di informazione o indagini interne.

Se un dipendente utilizza account di posta elettronica personali per inviare posta elettronica aziendale utilizzando un dispositivo aziendale, non significa necessariamente che l'organizzazione abbia il diritto di cercare tali messaggi di posta elettronica. Consentire ai dipendenti di utilizzare la posta elettronica personale per lavoro pone rischi di furto di proprietà intellettuale, perdita della privacy aziendale.

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il