Chi e come deve conservare le fatture elettroniche secondo nuovi adempimenti 2023-2024

La fatturazione elettronica è sempre più centrale nel sistema fiscale italiano. Lo è tal punto che nel corso degli ultimi anni, il suo utilizzo è stato progressivamente sempre più stesso a una platea sempre più ampia di professionisti e lavoratori autonomi con partita Iva. Sia nell'ambito del regime ordinario e sia forfettario.

Non solo, ma la tendenza continua a rimanere la stessa con governo e Agenzia delle entrate sempre più convinti come sia un sistema che rende complesse le possibilità di evasione. Se infatti analizziamo le novità introdotte con la nuova legge di Bilancio e le successive disposizioni messe a punto, ci rendiamo conto proprio del tentativo di rendere sempre più centrale il ricorso della fatturazione elettronica. Esaminiamo allora:

• Quali novità sulla fatturazione elettronica nel 2023-2024
• Chi, come e quando deve conservare la fattura elettronica

Quali novità sulla fatturazione elettronica nel 2023-2024

Per il 2023 non ci sono state grandi variazioni né in relazione alla gestione e ai destinatari dell'obbligo della fattura elettronica. In pratica continua a essere previsto l'esonero dall'obbligo di fatturazione elettronica anche per i forfettari con ricavi e compensi inferiori a quota 25.000 euro annui.

Allo stesso tempo, viene confermato il divieto di fatturazione elettronica per le prestazioni sanitarie anche per i 12 mesi del 2023. Ma già nel 2024 sono previste nuove regole ufficiali. Pensiamo ad esempio all'obbligo delle fattura elettronica anche al di sotto del limite dei 25.000 euro. In pratica, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutti, senza alcuna distinzione, a dimostrazione dell'intenzione di uniformare il trattamento.

L'Agenzia delle entrate mette a disposizione 3 programmi per predisporre le fatture elettroniche indipendente dal fatturato. In prima battuta c'è la procedura web, utilizzabile accedendo al portale Fatture e Corrispettivi del sito internet dell'Agenzia. Quindi c'è il software scaricabile su PC e infine l'app per tablet e smartphone - Fatturae - scaricabile dagli store Android o Apple.

Chi, come e quando deve conservare la fattura elettronica

La fattura elettronica deve essere conservata dal soggetto emittente ovvero l'ente o il professionista che emette la fattura, per un periodo di almeno dieci anni a partire dalla data di emissione. Il destinatario della fattura, ovvero l'ente o la persona fisica a cui la fattura è emessa, deve conservarla per poterla utilizzare come documento giustificativo per la detrazione dell'Iva o per l'eliminazione dell'Iva ai fini dell'emissione della propria fattura.

In ogni caso, le fatture elettroniche devono rimanere accessibili alle autorità fiscali in caso di controlli. Con le nuove disposizioni, il contribuente può conservare le fatture elettroniche in formato digitale attraverso un sistema di conservazione sostitutiva, che deve essere conforme alle disposizioni dell'Agenzia delle entrate e deve garantire la fedele riproduzione dei documenti originali, rispettando le normative vigenti in materia di conservazione sostitutiva.

La conservazione della fattura elettronica è indispensabile per garantire la conformità alle normative fiscali e utilizzare i documenti come prova in caso di controlli. Esistono diversi metodi di conservazione della fattura elettronica, tra cui la conservazione su supporto informatico, la conservazione in cloud e la conservazione sostitutiva. La prima permette di salvare le fatture elettroniche su un supporto informatico come un computer o un disco esterno.

Questo metodo garantisce la sicurezza dei dati e la possibilità di essere accessibili in caso di necessità. La seconda consiste nel salvare le fatture elettroniche su un servizio di cloud storage come Google Drive e Dropbox. La conservazione sostitutiva permette di conservare le fatture elettroniche mediante un sistema conforme alle disposizioni dell'Agenzia delle entrate, garantendo la fedele riproduzione dei documenti originali.