Come funziona rimborso a piè di lista per dipendenti. Esempi

Può capitare che nello svolgimento delle sue attività, il lavoratore sia chiamato ad anticipare alcune spese. Pensiamo ad esempio a una trasferta, dentro o fuori il territorio comunale, e dunque con o senza un'eventuale permanenza per più di un giorno.

Molto probabilmente il lavoratore è chiamato ad affrontare piccole spese, senza tenere conto dei costi da affrontare per lo spostamento, soprattutto se utilizza la propria auto.

Lo strumento utilizzato per la restituzione delle somme anticipate dal lavoratore è il rimborso spese. Il punto è però un altro ovvero l'esistenza di diversi tipi di rimborsi spese. Di mezzo non c'è la semplice restituzione delle somme anticipate, ma la deducibilità e la tassazione da applicare.

Per l'azienda significa una spesa maggiore o inferiore, per il lavoratore i contributi previdenziali perché non sempre sono conteggiati.

Rimborso spese, come funziona a piè di lista

Ricordando l'esistenza di tre tipi rimborso spese per dipendenti: a piè di lista, forfettario e misto, vogliamo adesso concentrarci sul funzionamento della prima modalità.

Condizione fondamentale affinché ci sia il rimborso è la documentazione delle spese con scontrini, fatture e ricevute, l'autorizzazione da parte dell'azienda e naturalmente il loro legame con l'attività svolta. L'azienda può fissare soglie di spesa al rimborso spese per i dipendenti, sempre comunque dietro presentazione dei dovuti giustificativi delle spese sostenute.

La principale differenza rispetto ad altri rimborsi è proprio questa: l'indispensabilità di predisporre la distinta analitica delle spese sostenute con tanto di giustificativi necessari per riottenere le somme anticipate.

Strumento fondamentale del rimborso a piè di lista è la compilazione della nota spese in cui sono contenute il tipo di spesa effettuata e la natura, il giorno e il luogo in cui sono state effettuate e naturalmente i dati anagrafici del lavoratore.

Ogni dettaglio è quindi fedelmente riportato e trova corrispondenza nelle ricevute, negli scontrini e nelle fattura. Sulla base dell'importo totale, l'azienda provvede dunque al rimborso.

Esempi rimborso spese a piè di lista per dipendenti

Ma quali spese possono essere rimborsate dall'azienda? La modalità del rimborso spese a piè di lista è di solito utilizzata in tre circostanze: viaggio e trasporto, vitto e alloggio e costi sostenuti durante la trasferta.

Nel primo caso - e, come anticipato, previa autorizzazione dell'azienda - sono rimborsate le spese sostenute per l'uso della propria auto o del veicolo preso a noleggio.

Per le spese di viaggio e di trasporto sulla base dei costi chilometrici occorre fare riferimento alle tabelle Aci per rimborso km auto aggiornate per il calcolo.

Questo tipo di rimborsi non fanno reddito e non vanno inseriti nella dichiarazione di fine anno. Per quanto riguarda il rimborso spese vitto e alloggio, è possibile procedere con la deduzione fino a 180,76 euro al giorno o fino a 258,23 euro per le trasferte all'estero.

Infine, nel pacchetto del rimborso spese a piè di lista per dipendenti rientrano tutte quelle sostenute nel corso della giornata, come ad esempio quelle per l'utilizzo di un taxi, per le telefonate effettuate o per le mance.

La normativa 2019 aggiornata prevede la possibilità di comprendere anche le spese non documentate. Ai fini fiscali la deducibilità è fino a un massimo di 15,49 euro al giorno in Italia e di 25,82 euro all'estero. Fino a questo tetto non concorrono alla formazione del reddito e sono esenti dai contributi previdenziali e fiscali.

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