Regole e limiti sui controlli a computer dipendenti in ufficio nel 2023 secondo leggi aggiornate

Le modalità di lavoro sono cambiate continuano a mutare molto rapidamente. Ma il computer continua a essere centrale nello svolgimento delle mansioni. Di fatto sono molte le ore trascorse davanti allo schermo del PC aziendale e nei momenti di pausa, magari durante il pranzo, può capitare che il lavoratore dipendenti consulti la posta elettronica ricevuta all'indirizzo personale oppure un sito web di interesse ed estraneo dal contesto lavorativo. Un comportamento del genere è sanzionabile. Ma soprattutto, quando e come possono essere controllati in ufficio i computer dei dipendenti.

Le regole 2023 parlano chiaro e contemplano questa possibilità, ma solo nel rispetto di limiti ben precisi a tutela sia del diritto alla privacy del dipendente, ma anche degli interessi della stessa azienda.

Controllo del computer, quando è possibile nel 2023 sui posti di lavoro.

Le leggi in vigore sono il frutto di una serie di aggiustamenti e aggiornamenti che da una parte hanno aumento le possibilità di controllo da parte dell'azienda e dall'altra non hanno comunque perso di vista l'obiettivo della tutela del diritto alla riservatezza dei dipendenti. Tradotto in termini pratici, l'azienda può sbirciare nel computer del lavoratore ma solo se ci sono valide la ragioni, come la sua tutela.

I controlli dei computer dei dipendenti sono allora ammessi nel caso in cui siano in corso servizi di investigazione per verificare se un lavoratore passa la maggioranza delle sue tempo sul web per ragioni personali con evidente danno arrecato all'azienda. Oppure per verificare se il dipendente sta lavorando dall'interno per danneggiare l'azienda in prima persona, avvantaggiando ad esempio la concorrenza con cui ha già un accordo. Le condizioni sono due: il rispetto delle norme sulla privacy e la comunicazione preventiva al dipendente sulle modalità d'uso dei termali forniti e i controlli effettuati.

Non sono invece consentiti i controlli all'insaputa del lavoratore, ad esempio attraverso l'installazione di un software sul computer. Così come non è permessa la lettura indiscriminata dei messaggi di posta elettronica. Come ha di recente precisato il Garante della privacy, non devono essere indiscriminati, preventivi e sistematici né in riferimento alle email e né alla verifica dei siti web visitati dal lavoratore.

Di conseguenza è vietata la copia dei file salvati dal lavoratore su una memoria esterna. Un caso a parte è il controllo della qualità dei servizi offerti dai dipendenti, ammessi purché eseguiti in maniera anonima.

I controlli sui computer aziendali secondo la corte dei diritti dell'uomo

Sulla questione si è di recente espressa anche la Corte dei diritti dell'uomo di Strasburgo, secondo cui i datori di lavoro possono sorvegliare le conversazioni via web dei dipendenti durante le ore di lavoro. A patto di notificare il via dei controlli, di non allargarli oltre le ore di lavoro o di ufficio. Per valutare se l'accesso e il monitoraggio delle comunicazioni sui sistemi di messaggeria elettronica sono legittimi stabilisce che occorre verificare se il lavoratore ha ricevuto una notifica sulla possibilità che l'azienda prenda misure per controllare la sua corrispondenza e comunicazioni, su come sono messe in atto e le ragioni.

Secondo la Corte dei diritti dell'uomo di Strasburgo, per non incorrere in una violazione del diritto alla privacy del lavoratore, la notifica deve essere chiara sulla natura dei controlli e deve essere consegnata al lavoratore prima del monitoraggio abbia luogo. Senza notifica il datore di lavoro non può accedere al contenuto delle comunicazioni.

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