Rimborso spese forfettario dipendenti, come funziona e regole

di Chiara Compagnucci pubblicato il

Il rimborso spese 2019 deve avvenire in contanti o in busta paga? Quali sono le norme in relazione a deducibilitÓ, detrazioni e tasse? Ecco cosa c'Ŕ da sapere.

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Rimborso spese, in contanti o busta paga?

Il funzionamento del rimborso spese per dipendenti 2019 è molto semplice: il lavoratore anticipa le spese e il datore di lavoro le restituisce. Naturalmente si tratta di quei costi sostenuti dal dipendente nello svolgimento della propria attività e nell'interesse dell'azienda. I costi sostenuti devono essere documentati con scontrini e ricevuti e al termine dell'attività è sufficiente una banale somma algebrica per calcolare la cifra finale da restituire.

Fin qui tutto facile e lineare, ma la questione del rimborso spese per dipendenti 2019 diventa più complessa se entriamo nel dettagli. Il rimborso spese deve avvenire come integrazione dello stipendio ovvero in contanti o in busta paga? Quali sono le norme in relazione a deducibilità, detrazioni e tasse? E poi, come vedremo a breve, esiste più di un tipo di rimborso spese.

Rimborso spese, regole 2019 per i dipendenti

La prima distinzione da fare è tra rimborso spese per motivi di lavoro all'interno o all'esterno del comune in cui risiede la sede di lavoro. La prima situazione è più semplice perché la normativa 2019 prevede che l'indennità sia soggetta alla tassazione ordinaria, tranne i costi per il trasporto pubblico, mentre quello di vitto e alloggio possono essere tratti fino al 75% dell'importo complessivamente sostenuto. Fuori dai confini comunali il rimborso spese può invece avvenire in tre modi: a piè di lista, forfettario e misto. Ed è proprio il rimborso forfettario che vogliamo approfondire in questa sede.

Come funziona rimborso spese forfettario dipendenti

Come lasciano intendere le stesse parole, nel caso del rimborso spese forfettario, il lavoratore non deve giustificare i costi sostenuti ovvero non devono compilare la nota spese (contenente i dati anagrafici, il giorno, il mese e la località della spesa, la natura e l'entità della spesa), necessaria invece nel caso del rimborso a piè di lista.

Il rimborso da parte dell'azienda non è quindi condizionato dalla preventiva autorizzazione e dalla puntale documentazione con scontrini, fatture, ricevute di carte di credito aziendali. Il funzionamento del rimborso spese forfettario dipendenti è presto detto: il datore di lavoro paga una quota fissa e spetta al lavoratore gestirli. In linea puramente teorica potrebbe anche non spendere un solo euro.

Si tratta comunque di una circostanza difficilmente raggiungibile perché il rimborso spese forfettario copre comunque quei costi che il lavoratore dovrebbe comunque affrontare. Da segnalare che non comprendono le spese di viaggio e di trasporto sulla base dei costi chilometrici 2019 ovvero delle tabelle Aci per rimborso km auto aggiornate per il calcolo. Dal punto di vista fiscale, i rimborsi non fanno reddito per il dipendente e dunque non vanno dichiarati alla fine dell'anno in sede di dichiarazione all'Agenzia delle entrate.

Ma attenzione ai limiti: 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e di 77,47 euro al giorno per quelle all'estero. Gli importi oltre questa soglia sono imponibile ai fini Irpef. L'azienda non ha invece limiti e può tutti dedurli. Ma attenzione perché l'indennità di trasferta cessa dopo 240 giorni di missione continuativa nella stessa località.

Rimborso spese, in contanti o in busta paga?

A sciogliere il nodo della questione se il rimborso spese può essere corrisposto ai dipendenti in contanti o in busta paga ci ha pensato l'Ispettorato nazionale del lavoro. E lo ha spiegato in modo cristallino: le somme che non rientrano nella retribuzione possono essere versate anche in contanti. L'obbligo della tracciabilità è in vigore solo per lo stipendio mensile.

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