Carburante auto aziendale, quando l'azienda lo deve pagare
Ci sono dei casi in cui l'azienda chiamata a pagare il rifornimento di carburante ai lavoratori. Ecco cosa prevedono le normative in vigore.
Il rifornimento di carburante rappresenta una voce di costo significativa per chi utilizza un veicolo per motivi lavorativi. Con i prezzi dei combustibili particolarmente elevati, è importante comprendere quando e in quali circostanze l'azienda è tenuta a coprire queste spese per i propri dipendenti. Esaminiamo nel dettaglio le normative e le prassi più comuni relative al pagamento del carburante per le auto aziendali.
Differenza tra auto aziendale e auto di servizio
Prima di addentrarci nell'argomento del pagamento del carburante, è necessario chiarire la distinzione tra auto aziendale e auto di servizio, poiché tale differenza ha implicazioni dirette sulle modalità di gestione dei costi del combustibile.
- Auto aziendale: viene messa a disposizione del dipendente per gli spostamenti sia professionali che personali. È un benefit che spesso viene concesso a dirigenti, manager e rappresentanti commerciali, ma può essere esteso anche ad altre categorie di lavoratori secondo quanto stabilito nel contratto individuale.
- Auto di servizio: è disponibile esclusivamente per gli spostamenti professionali e deve essere riconsegnata al termine dell'orario lavorativo. Non è previsto un utilizzo personale del mezzo.
Nonostante queste differenze, in entrambi i casi esistono regole specifiche riguardo al pagamento del carburante che vedremo nei prossimi paragrafi.
Quando l'azienda deve pagare il carburante al dipendente
La gestione delle spese di carburante dipende principalmente da due fattori: la tipologia di veicolo (aziendale o di servizio) e quanto stabilito nelle policy aziendali o nel contratto di lavoro.
Nel caso di auto di servizio
Per i veicoli di servizio, utilizzati esclusivamente per scopi lavorativi, il costo del carburante è interamente a carico dell'azienda. Questo vale sia per i veicoli a benzina che per quelli diesel o alimentati con carburanti alternativi. Il dipendente deve semplicemente presentare le ricevute dei rifornimenti effettuati durante l'utilizzo del mezzo per ottenere il rimborso.
Nel caso di auto aziendale ad uso promiscuo
La situazione è più articolata quando si tratta di auto aziendali concesse per uso promiscuo (professionale e personale). In questo caso, le opzioni più comuni sono:
- Copertura totale da parte dell'azienda: alcune imprese scelgono di coprire interamente i costi del carburante, indipendentemente dall'utilizzo del veicolo. Questa soluzione è più frequente per figure apicali o commerciali che percorrono molti chilometri per lavoro.
- Copertura parziale con divisione delle spese: l'azienda copre il carburante utilizzato per gli spostamenti lavorativi, mentre il dipendente sostiene i costi per l'uso personale. Questa è la soluzione più diffusa.
- Sistema a forfait: viene stabilito un importo mensile o una quota chilometrica per il rimborso del carburante, calcolata spesso in base alle tabelle ACI.
È importante sottolineare che qualsiasi accordo sul pagamento del carburante deve essere chiaramente specificato nel contratto di lavoro o nelle policy aziendali per evitare malintesi e controversie.
Modalità di rimborso del carburante
Le aziende adottano diverse modalità per gestire il pagamento o il rimborso del carburante utilizzato dai dipendenti. Ecco le soluzioni più comuni:
Carte carburante aziendali
Molte imprese forniscono ai dipendenti carte carburante che permettono di effettuare rifornimenti presso distributori convenzionati senza anticipare denaro. Questo sistema consente all'azienda di monitorare i consumi e ricevere fatturazione periodica. Le carte carburante possono essere:
- Carte a consumo illimitato (generalmente per veicoli di servizio)
- Carte con plafond mensile (per auto aziendali ad uso promiscuo)
- Carte limitate a specifiche categorie di carburante
Sistema di rimborso a piè di lista
In alternativa, il dipendente può anticipare le spese di carburante e richiedere successivamente un rimborso presentando le ricevute dei rifornimenti. In questo caso, è fondamentale che il dipendente conservi accuratamente tutti gli scontrini e le prove di pagamento.
Rimborso chilometrico
Un'altra soluzione adottata da numerose aziende è il rimborso chilometrico, calcolato in base alle distanze percorse per motivi di lavoro. Per determinare l'importo del rimborso, le aziende utilizzano generalmente le tabelle ACI, che tengono conto del modello di veicolo e del tipo di alimentazione.
Questo sistema risulta particolarmente vantaggioso quando il dipendente utilizza la propria auto per spostamenti di lavoro, ma viene applicato anche in caso di auto aziendali ad uso promiscuo per distinguere l'utilizzo professionale da quello personale.
Gestione delle spese durante periodi particolari
La gestione del pagamento del carburante può variare in circostanze specifiche come ferie, weekend o trasferte. Vediamo come vengono generalmente trattate queste situazioni:
Utilizzo durante weekend e ferie
Quando l'auto aziendale viene utilizzata durante i fine settimana o i periodi di vacanza, è prassi comune che il dipendente sostenga personalmente il costo del carburante. Tuttavia, alcune aziende offrono benefit aggiuntivi come un pieno omaggio per le vacanze estive in sostituzione o in aggiunta ad altri incentivi.
Trasferte e missioni
In caso di trasferte o missioni aziendali, il carburante utilizzato è generalmente rimborsato per intero dall'azienda, anche se il veicolo è concesso ad uso promiscuo. Per facilitare la rendicontazione, è consigliabile effettuare un rifornimento completo all'inizio e alla fine della trasferta.
Durante questi periodi, il dipendente dovrà conservare con particolare attenzione tutte le ricevute dei rifornimenti per poter ottenere il rimborsi che si possono ottenere per chi lavora in mobilità o trasferta.
Aspetti fiscali legati al carburante per auto aziendali
Il pagamento del carburante per auto aziendali ha implicazioni fiscali sia per l'azienda che per il dipendente. È importante conoscere questi aspetti per una corretta gestione contabile e fiscale.
Detraibilità IVA e deducibilità dei costi
Per l'azienda, il carburante utilizzato per i veicoli aziendali è soggetto a regole specifiche di detraibilità dell'IVA e deducibilità dei costi:
- L'IVA sul carburante è detraibile al 40% per le auto aziendali ad uso promiscuo
- È detraibile al 100% per i veicoli utilizzati esclusivamente per l'attività d'impresa
- La deducibilità del costo è generalmente limitata al 20% per auto aziendali concesse in uso promiscuo
È fondamentale che il pagamento avvenga tramite strumenti tracciabili (carte di credito, carte carburante, bonifici) per poter usufruire delle detrazioni fiscali previste.
Fringe benefit per il dipendente
Dal punto di vista del dipendente, il carburante pagato dall'azienda per uso personale costituisce un fringe benefit, come funziona il bonus affitto casa che le aziende possono concedere. Questo aspetto deve essere correttamente gestito in busta paga secondo la normativa vigente.
L'importo del benefit viene calcolato in percentuale rispetto alle tabelle ACI, che considerano il costo chilometrico di gestione del veicolo in base alla potenza e al tipo di alimentazione.
Altre spese relative all'auto aziendale
Oltre al carburante, l'utilizzo di un'auto aziendale comporta altre spese che possono essere a carico dell'azienda o del dipendente, in base agli accordi contrattuali.
Assicurazione e manutenzione
L'assicurazione del veicolo è obbligatoriamente a carico del proprietario, che sia l'azienda stessa o la società di noleggio che fornisce l'auto. La mancata copertura assicurativa comporta responsabilità legali che non possono essere trasferite al dipendente.
Per quanto riguarda la manutenzione ordinaria e straordinaria, generalmente è l'azienda a farsi carico di questi costi, soprattutto in caso di veicoli in leasing o noleggio a lungo termine, dove tali spese sono spesso incluse nel canone.
Gestione delle multe e delle franchigie assicurative
Le sanzioni per violazioni del codice della strada sono normalmente a carico del conducente, quindi del dipendente che ha commesso l'infrazione. La legge obbliga le aziende a comunicare l'identità dei dipendenti che hanno commesso un'infrazione stradale.
Per quanto riguarda le franchigie assicurative in caso di sinistro, le politiche aziendali possono variare:
- Alcune aziende chiedono ai dipendenti di coprire l'intera franchigia in caso di incidente
- Altre si impegnano a pagare la prima franchigia, lasciando a carico del dipendente le successive
- Alcune coprono tutte le franchigie, purché non vi siano comportamenti negligenti o abusi
Anche in questo caso, è essenziale che la policy aziendale sia chiaramente comunicata e accettata dal dipendente al momento dell'assegnazione del veicolo.
Documentazione necessaria per il rimborso del carburante
Per ottenere il rimborso delle spese di carburante, il dipendente deve fornire all'azienda una documentazione adeguata. Questo aspetto è importante sia per ragioni fiscali che per una corretta gestione amministrativa.
Tipologie di documenti accettati
I documenti che giustificano la spesa per il carburante possono essere:
- Fattura elettronica: è il documento fiscalmente più completo e permette la piena detraibilità dell'IVA
- Ricevuta o scontrino parlante: deve riportare la quantità di carburante, il costo e possibilmente i dati del veicolo
- Estratto conto della carta carburante: in caso di utilizzo di carte aziendali
È fondamentale che questi documenti siano conservati e presentati secondo le modalità e le tempistiche stabilite dalle procedure aziendali, generalmente entro il mese successivo all'effettuazione della spesa.
Registro chilometrico
In molte aziende, soprattutto quando si applica un sistema di rimborso chilometrico, viene richiesto ai dipendenti di compilare un registro dei chilometri percorsi, specificando:
- Data dello spostamento
- Destinazione e motivo della trasferta
- Chilometri percorsi
- Eventuali spese accessorie (pedaggi, parcheggi)
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