Come fare a mettere in regola una badante. Regole, procedura, documenti, costi e tempistiche nel 2025

Assumere una badante senza un contratto regolare espone a rischi di sanzioni economiche rilevanti, che nel 2025 vanno da 1.500 a oltre 12.000 euro e comportano anche la perdita di benefici fiscali e tutele legali. Oltre a dover sanare i contributi previdenziali omessi, si rischiano vertenze e danni reputazionali. Regolarizzare la badante significa invece tutelare sia la lavoratrice che la famiglia, con il diritto a copertura assicurativa, contributi pensionistici, ferie e malattia.

Le modalità per assumere in regola una badante nel 2025

La legge italiana, secondo il CCNL Colf e Badanti e la disciplina aggiornata al 2025, rende obbligatoria la regolarizzazione anche per impieghi domestici di poche ore settimanali. Le uniche prestazioni di assistenza che possono avvenire senza assunzione formale sono quelle occasioni tramite Libretto Famiglia INPS, entro limite di 2.500 euro di compenso e massimo 280 ore annuali per prestatore, non applicabile però a situazioni di assistenza continuativa.

Per la stragrande maggioranza dei casi, l’assunzione tradizionale resta la norma. È necessario stipulare un contratto nel rispetto della normativa vigente e comunicare all’INPS l’instaurazione del rapporto almeno 24 ore prima dell’inizio.

La lettera di assunzione e il contratto: cosa devono contenere

• Dati anagrafici, codice fiscale e documento d’identità di datore e lavoratrice
• Livello di inquadramento e mansioni (in base alla tipologia di assistenza e secondo il CCNL aggiornato)
• Orario di lavoro, durata del contratto, luogo dove si svolgono le attività
• Retribuzione pattuita in linea con i minimi contrattuali e modalità di pagamento
• Giorni di riposo, gestione delle ferie (26 giorni l’anno) e permessi
• Eventuali clausole come periodo di prova, vitto e alloggio per badanti conviventi, condizioni in caso di trasferte temporanee
• Diritto alla tredicesima e maturazione TFR
• Gestione straordinari secondo livello e profilo

La lettera di assunzione deve essere firmata da entrambe le parti e conservata, mentre il contratto può essere redatto utilizzando fac-simile disponibili anche sul sito INPS.

La procedura INPS per l’assunzione e la comunicazione obbligatoria

La comunicazione di assunzione della badante nel 2025 va fatta esclusivamente in modalità telematica attraverso il portale INPS accedendo con SPID, CIE o CNS, oppure tramite il Contact Center o rivolgendosi a CAF/Patronati. All’interno dell’area “Servizi per il Cittadino” è presente il Cassetto previdenziale per il lavoro domestico, utile per monitorare pagamenti e scadenze dei contributi. Se la badante è convivente, è inoltre obbligatorio comunicare la convivenza alla pubblica sicurezza entro 48 ore dall’inizio.

Per chi assuma badanti extracomunitarie residenti in Italia, è necessario il permesso di soggiorno valido (o la ricevuta postale di richiesta rinnovo). In assenza di regolare permesso, la persona non può essere legalmente assunta.

Documenti obbligatori per assumere una badante

1. Per il datore di lavoro:
   • Carta di identità o altro documento di riconoscimento
   • Codice fiscale
   • Numero di telefono e indirizzo di residenza
   • Eventuale indirizzo del luogo di lavoro, se diverso
2. Per la badante:
   • Carta d’identità in corso di validità
   • Codice fiscale
   • Scheda sanitaria (tessera sanitaria)
   • Permesso di soggiorno valido, se straniera extracomunitaria
   • Per non conviventi: residenza anagrafica

Costi e contributi da sostenere nel 2025

Oltre al compenso mensile netto, il datore di lavoro deve sostenere:

• Contributi previdenziali trimestrali all’INPS (importo variabile secondo ore, livello contrattuale, regime di convivenza e retribuzione)
• Quote Cassacolf per assistenza sanitaria integrativa
• Tredicesima mensilità, ferie retribuite, TFR
• Eventuali maggiorazioni per lavoro festivo/notturno o sostituzioni

Il costo medio totale nel 2025 per una badante convivente si aggira da 1.300 a 2.100 euro al mese, mentre per una part-time oscilla tra 600 e 1.000 euro circa, a seconda delle ore.

Per approfondimenti sui costi vedi stipendio medio lordo e netto di una badante convivente.

Tempi e adempimenti, scadenze da rispettare

La comunicazione di assunzione all’INPS deve avvenire almeno 24 ore prima dalla data di inizio lavoro. I bollettini per il pagamento dei contributi sono trimestrali (entro 10 aprile, 10 luglio, 10 ottobre, 10 gennaio). È possibile pagare tramite PagoPA, banca, posta o direttamente online dal portale INPS. Per i rapporti occasionali, l’iscrizione e la gestione del Libretto Famiglia avvengono sempre online tramite piattaforma dedicata INPS.

Badante extracomunitaria, regolarizzazione e casi particolari

La procedura di assunzione di cittadine extracomunitarie prevede l’obbligo di permesso di soggiorno valido. In mancanza, è necessario ricorrere alle procedure di “sanatoria”, presentando domanda in presenza di requisiti come la residenza antecedente (ad esempio, prima dell’8 marzo 2020 per la sanatoria precedente) e il rispetto di soglie minime di reddito familiare. Il datore, in questi casi, è tenuto al versamento di una quota forfettaria e all’attesa delle tempistiche previste dallo Sportello Unico per l’Immigrazione.

Per chi assume tramite Decreto Flussi, la domanda va presentata nei periodi stabiliti dal Ministero dell’Interno, con nulla osta e contratto di soggiorno firmato entro 8 giorni dall’arrivo della lavoratrice in Italia.

Regolarizzare una badante assunta in nero: cosa prevede la legge

È possibile rimediare a una precedente assunzione irregolare formalizzando il rapporto con comunicazione retroattiva all’INPS e versamento dei contributi dovuti. La badante deve concordare questa regolarizzazione; il datore di lavoro dovrà corrispondere sia i contributi arretrati che eventuali interessi. Qualora la sanatoria avvenga spontaneamente prima di ispezioni o contestazioni, può evitare sanzioni ulteriori. Rischi amministrativi e penali restano in caso di incidenti o contenziosi.

Diritti, doveri e tutele secondo il CCNL Badanti

Un’assunzione in regola garantisce tutele precise come:

• Stipendio minimo stabilito dal contratto e aggiornato annualmente
• Ferie annuali di almeno 26 giorni lavorativi
• Copertura per malattia, maternità, infortunio e TFR
• Diritto a 13° mensilità
• Orari di lavoro, riposi e condizioni di convivenza secondo la norma

Il datore di lavoro è obbligato a rispettare i termini del contratto collettivo, versare i contributi, riconoscere le maggiorazioni richieste e garantire condizioni di lavoro sicure e rispettose.

Agevolazioni fiscali e detrazioni

Per il 2025 le famiglie che assumono una badante in regola hanno diritto a detrazioni IRPEF al 19% delle spese di assistenza, fino a 2.100 euro annui (se l’assistito è non autosufficiente). Inoltre, è possibile accedere a bonus dedicati, voucher INPS e contributi regionali per l’assistenza domiciliare. Il rispetto delle procedure garantisce l’accesso ai benefici previsti dal sistema welfare.

Domande frequenti 

1. Posso assumere una badante che non possiede permesso di soggiorno valido? No, è necessario regolarizzare la posizione attraverso sanatoria o Decreto Flussi secondo la normativa vigente.
2. Quali prestazioni posso gestire tramite Libretto Famiglia? Solo lavori domestici saltuari, di breve durata (max 280 ore all’anno per prestatore e 2.500 euro complessivi).
3. La badante può lavorare per più famiglie? Sì, a patto che ciascun rapporto sia regolare e che siano rispettati i limiti di orario del CCNL.

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