Guida alla scrittura privata: tipologie, come redigerla, valore legale e quando serve l'autenticazione

La scrittura privata, nelle sue diverse tipologie, è uno strumento giuridico essenziale nella gestione di accordi tra privati. Aspetti pratici, validità legale, autenticazione, differenze, costi, modelli e alternative

Autore: Marianna Quatraro
pubblicato il 07/08/2025 alle ore 13:03

Nel sistema giuridico italiano, la scrittura privata rappresenta uno strumento cardine nella regolamentazione dei rapporti tra soggetti privati, sia persone fisiche che giuridiche. Si configura come un documento scritto che attesta un accordo, una dichiarazione o un impegno, sottoscritto da una o più parti, il cui contenuto assume rilievo sotto il profilo giuridico ed economico. Non richiede necessariamente l’intervento di un notaio o di altro pubblico ufficiale, elemento che la differenzia dall’atto pubblico.

Il valore attribuito a una scrittura privata non è limitato a semplici trascrizioni di volontà: tale documento è largamente utilizzato per disciplinare contratti, dichiarazioni di riconoscimento di debito, quietanze o pattuizioni che regolano qualsiasi genere di rapporto fra privati.

Essendo appannaggio delle parti interessate, la sua redazione concede notevole libertà nella scelta della forma e del contenuto, pur imponendo il rispetto di determinati requisiti per garantire certezza, chiarezza e tutela degli interessi in gioco. Ciò rende tale strumento particolarmente versatile ed efficace nella vita quotidiana e nel diritto civile.

Le principali tipologie di scrittura privata

La varietà delle scritture private si riflette nelle molteplici necessità che emergono nella prassi civile e commerciale. È possibile distinguere principalmente fra scrittura privata semplice e scrittura privata autenticata. Nel primo caso, l’accordo viene formalizzato tramite un documento sottoscritto esclusivamente dalle parti senza ulteriori attestazioni; nel secondo caso, la sottoscrizione avviene davanti a un pubblico ufficiale, come un notaio, che certifica l’autenticità delle firme.

La scrittura privata trova applicazione in numerosi ambiti. Tra le tipologie più diffuse si evidenziano:

• Contratti di locazione: regolano la concessione in uso di beni immobili.
• Accordi di compravendita: definiscono il trasferimento di beni tra privati.
• Riconoscimenti di debito: attestano il sorgere di un’obbligazione pecuniaria.
• Dichiarazioni e quietanze: documentano pagamenti o obblighi saldati.
• Procure semplici: attribuiscono il potere di agire per conto di altri in determinati contesti.
• Accordi di collaborazione e lettere d’intenti: formalizzano patti tra soggetti senza carattere vincolante di contratto definitivo.
• Modifiche o integrazioni contrattuali: consentono interventi su rapporti in essere tra privati o aziende.

Esistono anche scritture unilaterali, quando il loro contenuto deriva dalla volontà di una sola parte, e scritture bilaterali o plurilaterali, che invece nascono dal consenso di più soggetti. La scrittura privata, inoltre, può essere utilizzata sia per rapporti patrimoniali che personali, adattandosi sia ai bisogni di cittadini che di imprese.

Elementi essenziali e struttura di una scrittura privata

Perché una scrittura privata sia valida e produca effetti giuridici, deve possedere determinati elementi e una struttura coerente, riconosciuta dal Codice Civile italiano. Alla base di ogni scrittura privata vi è la redazione in forma scritta: il documento può essere creato manualmente, dattiloscritto o predisposto in formato digitale purché poi sottoscritto dalle parti.

• Identificazione delle parti: Occorre inserire nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza o sede legale dei soggetti coinvolti, nonché eventuali codici fiscali per l’identificazione inequivoca.
• Oggetto dell’accordo: È fondamentale che risulti chiaramente la natura e la finalità dell’intesa, dettagliando beni, diritti o prestazioni coinvolti. L’oggetto deve essere possibile, lecito e determinato o determinabile ai sensi dell’art. 1346 c.c.
• Cause e condizioni: Va espressa la causa del contratto (motivo economico-giuridico) e, ove presenti, le condizioni che disciplinano la validità dell’impegno assunto.
• Clausole aggiuntive: A seconda delle esigenze, possono essere inserite clausole su modalità di pagamento, scadenze, penali, foro competente o risoluzione delle controversie.
• Data: La data di redazione è un elemento rilevante soprattutto nei confronti dei terzi e per l’efficacia probatoria. In alcuni casi può essere richiesto che la data sia certa.
• Sottoscrizione: La firma delle parti rappresenta il requisito imprescindibile per attribuire la paternità delle dichiarazioni contenute nel documento. In assenza di sottoscrizione la scrittura privata è priva di efficacia probatoria nei confronti del soggetto che non ha firmato.

La struttura ordinaria di una scrittura privata può essere schematizzata come segue:

Ulteriori elementi possono essere introdotti in base alla natura e alle esigenze dell’accordo, mantenendo sempre chiarezza e precisione per salvaguardare la validità del documento. Per i contratti soggetti a vincoli formali si raccomanda l’aderenza alle prescrizioni normative.

Come redigere una scrittura privata efficace

Per scrivere una scrittura privata realmente efficace è essenziale adottare un metodo ordinato e preciso, che tuteli le parti da possibili contenziosi futuri. La redazione può avvenire sia manualmente sia tramite computer, ma occorre sempre utilizzare strumenti che assicurino indelebilità ed immodificabilità (ad esempio, penna ad inchiostro non cancellabile o stampa su carta con sottoscrizione originale).

• Raccolta dei dati: Prima della stesura, raccogliere tutte le informazioni necessarie su soggetti, oggetto e termini dell'accordo.
• Intestazione: Inserire in alto la dicitura "Scrittura privata" o una specificazione del tipo di accordo.
• Luogo e data: Indicare chiaramente dove e quando viene siglato il documento.
• Identificazione completa delle parti: Per ciascun soggetto coinvolto riportare dati identificativi esaustivi.
• Oggetto in modo chiaro: Descrivere il contenuto dell'accordo senza ambiguità, specificando obblighi, termini e scadenze.
• Dettaglio delle condizioni: Esporre con precisione modalità di pagamento, consegna, rateizzazione o altre clausole rilevanti.
• Garanzie e clausole opzionali: Se necessario, indicare penali, garanzie, foro competente o riferimento a specifiche norme di legge.
• Divisione in paragrafi o punti: Favorisce la leggibilità e l’interpretazione univoca.
• Lingua semplice e comprensibile: Usare termini chiari evitando tecnicismi inutili; le frasi devono essere concise e mirare ad eliminare ogni ambiguità.
• Firma: Ogni parte deve apporre la propria, in modo leggibile. In casi complessi si consiglia di firmare ogni pagina, ed eventualmente di inserire una clausola in cui si attesti che tutte le parti approvano il contenuto.

Si raccomanda di preparare più copie originali per le parti interessate e di conservare con attenzione la documentazione. Per accordi di particolare importanza, è preferibile che il documento sia vagliato da un professionista. Nella scrittura privata digitale munita di firma elettronica, è essenziale rispettare le norme vigenti per la validità e la conservazione.

Validità e valore legale: efficacia probatoria e limiti

L’efficacia giuridica di una scrittura privata si fonda sulla sottoscrizione delle parti, la quale rappresenta la manifestazione inequivoca della volontà negoziale. In termini di valore legale, l’art. 2702 c.c. stabilisce che tali documenti fanno piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni contenute rispetto a chi ha apposto la firma.

Nel contesto probatorio, la scrittura privata offre una presunzione legale di autenticità: chi nega la provenienza deve promuovere un apposito procedimento di verificazione. Solo dopo un formale disconoscimento in giudizio, chi intende avvalersi del documento deve dimostrare l’autenticità della sottoscrizione. Di contro, se la scrittura non viene contestata o è stata autenticata, la presunzione è rafforzata e il documento diviene difficilmente contestabile.
Limiti intrinseci emergono nel rapporto con soggetti terzi, che non sono parte dell’accordo. La piena efficacia probatoria opera, in modo diretto, solo tra i contraenti. Nei confronti di terzi, il valore dipende dall’acquisizione della "data certa" secondo l’art. 2704 c.c..

• Atti soggetti a forma scritta ad substantiam: sono validi solo se la scrittura privata possiede tutti i requisiti previsti dalla legge (ad esempio, contratti immobiliari o di durata ultranovennale).
• Atti ad probationem: la forma scritta serve esclusivamente ai fini della prova, non della validità: è il caso di tanti contratti commerciali o di rapporti tra aziende.

Il documento informatico munito di firma elettronica qualificata viene equiparato alla scrittura privata tradizionale nei suoi effetti, secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005). Preservando le forme, la scrittura privata mantiene la sua funzione probatoria anche in ambiente digitale.

Quando la scrittura privata deve essere autenticata, casi e normativa

In alcuni contesti previsti dalla legge italiana, l’autenticazione della scrittura privata non costituisce una mera opportunità, ma un autentico requisito legale per la validità o per la piena efficacia dell’atto. L’art. 1350 c.c. elenca specifiche ipotesi nelle quali la forma scritta autenticata è obbligatoria, come nei contratti che trasferiscono la proprietà di beni immobili, negli atti che costituiscono diritti reali su immobili o nei contratti di locazione di durata superiore a nove anni.

• Trasferimenti immobiliari: compravendita, donazione, permuta di beni immobili richiedono la scrittura privata autenticata o l’atto pubblico per essere validi;
• Costituzione, modifica o cessazione di diritti reali immobiliari, come usufrutto, servitù, uso o abitazione su beni immobili;
• Contratti associativi, societari o di cessione di quote sociali, quando riguardano beni immobili o altri diritti reali;
• Procure speciali per la vendita di immobili;
• Atti soggetti a trascrizione nei registri immobiliari secondo l’art. 2643 c.c.

In aggiunta agli obblighi normativi, l’autenticazione può essere richiesta dalle parti per ottenere maggiore certezza giuridica, opponibilità a terzi, data certa e valore probatorio rafforzato. In ambito digitale, la firma elettronica qualificata o digitale può assumere analogo valore, se conforme alla normativa vigente.

Autenticazione della scrittura privata: procedure e soggetti abilitati

L'autenticazione della scrittura privata si effettua attraverso una procedura che garantisce la certezza dell'identità delle parti e, conseguentemente, della validità della sottoscrizione. Il procedimento prevede che tutte le parti debbano presentarsi personalmente davanti a un soggetto legalmente abilitato, munite di un documento di identità valido. Dopo aver accertato l’identità, il pubblico ufficiale assiste all’apposizione delle firme e ne attesta l’autenticità, apponendo una attestazione specifica in calce al documento, assieme alla propria firma e, se necessario, al timbro dell’ufficio.

• Notai: rappresentano la figura per eccellenza preposta all’autenticazione delle scritture private, ove svolgono anche controlli di regolarità formale e sostanziale.
• Segretari comunali o altri funzionari delegati dal Sindaco: possono autenticare scritture private in situazioni indicate dalla legge e limitatamente ad atti che non comportano trasferimenti immobiliari o effetti particolarmente rilevanti ai sensi del codice civile.
• Consoli italiani all’estero: per atti stipulati fuori dal territorio nazionale, hanno analoga competenza di autenticazione nei confronti di cittadini italiani.

L’autenticazione non riguarda il contenuto della scrittura, ma esclusivamente la genuinità delle firme e l’identità dei firmatari. Gli avvocati, invece, non sono abilitati ad autenticare, ma possono fornire consulenza nella redazione.

Per i documenti informatici, la sottoscrizione con firma elettronica qualificata produce effetti analoghi all’autenticazione per atto pubblico. La procedura, in questo caso, si svolge secondo le specifiche tecniche e regole fissate dalla normativa vigente.

Costi di redazione e autenticazione della scrittura privata

I costi legati alla redazione di una scrittura privata variano in base a fattori quali la complessità dell’accordo, l’intervento di professionisti e l’eventuale ricorso all’autenticazione. Se le parti optano per la sola redazione e sottoscrizione personale, la spesa può limitarsi a pochi euro (carta, stampa o trasmissione digitale). Il costo aumenta qualora ci si avvalga di un avvocato per consulenza o stesura: in tal caso, la parcella si colloca generalmente fra 150 e 400 euro, in funzione della difficoltà e della località.

Per l’autenticazione notarile, le tariffe oscillano mediamente tra 100 e 400 euro, a seconda della complessità dell’atto, delle verifiche richieste e del distretto del notaio. L’autenticazione presso il Comune rappresenta l’opzione più economica: richiede solitamente il pagamento di una marca da bollo di 16 euro e diritti di segreteria inferiori a 1 euro.

Altri costi possono derivare dalla registrazione dell’atto presso l’Agenzia delle Entrate per attribuire data certa e dal pagamento dell’imposta di bollo, ove dovuta.

Alternative alla scrittura privata e limiti di utilizzo

Quando la scrittura privata risulta insufficiente per garantire l’efficacia giuridica desiderata, si possono adottare alternative come l’atto pubblico, redatto da un notaio, che conferisce maggiore certezza e valore probatorio. Alcuni atti richiedono per legge la forma pubblica, come le donazioni di immobili o la costituzione di alcune società. Altra alternativa pratica è l’utilizzo della posta raccomandata con ricevuta di ritorno o della posta elettronica certificata per inviare dichiarazioni o notificare contratti, garantendo data certa e opponibilità.

I limiti di utilizzo della scrittura privata emergono quando si tratta di atti che la legge prevede debbano essere necessariamente redatti in forma pubblica, o quando è richiesta la trascrizione nei registri pubblici. In questi casi, l’uso della scrittura privata non produce effetti giuridici validi.