I rimborsi spese in busta paga fanno reddito e come sono tassati? Chiarimenti ed esempi Agenzia delle Entrate
Ogni volta che un dipendente si trova al di fuori della sede indicata nel contratto di lavoro per svolgere le proprie mansioni, si configura una situazione di trasferta. Durante queste trasferte, se il dipendente deve anticipare personalmente denaro per motivi legati al lavoro, ha diritto a un rimborso spese da parte dell'azienda.
Questi rimborsi vengono erogati direttamente al dipendente tramite la busta paga e hanno lo scopo di rimborsare i costi sostenuti per gli spostamenti necessari per raggiungere il luogo di lavoro abituale e svolgere le attività assegnate. I classici esempi di spese rimborsabili comprendono i costi del carburante, i pedaggi autostradali, le spese correlate all'utilizzo del veicolo, le spese per vitto e alloggio e le spese telefoniche.
Vogliamo adesso entrare nei dettagli della normativa e comprendere alcuni aspetti specifici, anche sulla base di importanti chiarimenti offerti dall'amministrazione finanziaria:
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Come sono trattati i rimborsi spesa
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Rimborsi spesa, chiarimenti dell'Agenzia delle entrate
Come sono trattati i rimborsi spesa
Per comprendere la disciplina fiscale dei rimborsi spese per i dipendenti, è fondamentale definire correttamente cosa si intende per trasferta di lavoro. Secondo la circolare ministeriale 207/E/2000, la trasferta di un lavoratore dipendente avviene quando svolge attività lavorativa al di fuori del Comune in cui si trova la sede principale del datore di lavoro. Per determinare il tipo di trasferta, è necessario individuare con precisione la sede di lavoro di ciascun dipendente, il che è relativamente semplice nel caso di rapporti di lavoro dipendente, basta consultare il contratto di lavoro in cui è indicata la sede di lavoro.
Dal punto di vista fiscale, i rimborsi spese per trasferte al di fuori del territorio comunale per i lavoratori dipendenti prevedono tre tipologie di rimborso alternative:
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rimborso forfettario,
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rimborso a piè di lista o analitico,
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sistema misto.
La decisione sulla tipologia di rimborso spetta all'azienda. Nel caso in cui si opti per il rimborso spese forfettario per i dipendenti in trasferta temporanea, si fa riferimento al comma 5 dell'articolo 51 del Tuir. Questa norma stabilisce che il rimborso spese non deve essere considerato nel reddito del dipendente fino a un importo massimo giornaliero di 46,48 euro per le trasferte in Italia e di 77,46 euro per le trasferte all'estero, indipendentemente dalla durata della trasferta.
Ad esempio, per una trasferta in Italia, il dipendente può ricevere un rimborso massimo giornaliero di 46,48 euro non tassato. Il rimborso forfettario può coprire spese per vitto, alloggio e piccole spese non documentate.
I rimborsi per spese come vitto, alloggio, trasporto e viaggio (incluso le indennità chilometriche) non concorrono alla formazione del reddito del dipendente. Per altre spese (ad esempio telefono, lavanderia, parcheggio), il limite giornaliero per non farle concorrere al reddito è di 15,49 euro per le trasferte in Italia e di 25,82 euro per le trasferte all'estero.
Rimborsi spesa, chiarimenti dell'Agenzia delle entrate
Più volte l'Agenzia delle entrate è intervenuta sulla questione del rimborso spese per i dipendenti. Per le aziende che adottano il sistema di rimborso analitico, è fondamentale identificare la documentazione giustificativa delle spese sostenute per vitto, alloggio, viaggio, trasporto e eventuali altre spes, necessaria per comprovare le trasferte effettuate.
L'Agenzia delle entrate ha confermato che non è richiesta un'autorizzazione preventiva per la trasferta. Secondo la circolare ministeriale188/E/1998, la trasferta e le spese correlate devono risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro.
Un aspetto rilevante è l'identificazione del luogo di partenza della trasferta del lavoratore. Per individuarlo, è necessario determinare la sede di lavoro del dipendente. Questa corrisponde alla sede di lavoro indicata nel contratto di lavoro. Nel caso in cui il contratto non specifichi la sede di lavoro, si fa riferimento all'unità produttiva dell'impresa presso la quale il lavoratore svolge abitualmente la sua attività lavorativa.
In assenza di altre indicazioni, viene preso in considerazione il domicilio fiscale del dipendente. È importante notare che, secondo la risoluzione 92/E/2005 dell'Agenzia delle entrate, se il dipendente parte per la trasferta dal proprio domicilio anziché dalla sede di lavoro, l'eccedenza di rimborso per il tragitto casa-trasferta concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente imponibile.
Di recente, l'intensificarsi dell'attività lavorativa in modalità smart working ha portato l'Agenzia delle entrate a chiarire alcuni aspetti rilevanti. In particolare, riguardo alle spese sostenute dai dipendenti in smart working, l'Agenzia delle entrate ha confermato che il rimborso delle spese, sostenuto per soddisfare un'esigenza legata alle modalità di prestazione dell'attività in smart working, è deducibile ai sensi dell'articolo 95 comma 1 del Tuir.
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