Quali documenti posso richiedere alla banca se li ho persi e di quali anni? I costi e quando si possono avere gratis

Hai smarrito documenti bancari importanti? Non disperare. Ogni cliente ha diritti precisi sul recupero di estratti conto, documenti contabili e certificazioni. Tempistiche, modalità e costi di richiesta

Autore: Marianna Quatraro
pubblicato il 29/03/2025 alle ore 11:04

Per vari motivi, può capitare di perdere documenti bancari importanti come estratti conto, contratti, o documenti relativi a operazioni specifiche. Fortunatamente, le banche offrono la possibilità di richiedere copie di tali documenti, ma ci sono delle regole da seguire e dei costi da considerare

• Tipologie di documenti bancari che si possono richiedere
• Modalità di richiesta della documentazione bancaria
• Costi per ottenere i documenti e casi in cui la richiesta è gratuita

Tipologie di documenti bancari che si possono richiedere

Tra le principali tipologie di documenti bancari che possono essere richiesti si trovano gli estratti conto, i documenti scalari e i contratti stipulati, come quello di conto corrente o i contratti di mutuo. Inoltre, è possibile ottenere documenti relativi a fideiussioni, aperture di credito e operazioni specifiche come bonifici o versamenti. Anche gli atti relativi a contestazioni o modifiche contrattuali, incluse le proposte di variazione unilaterale delle condizioni, possono essere richiesti.

La possibilità di richiedere documenti bancari dipende dalla politica di conservazione dei documenti della banca, ma esistono alcune linee guida generali:

• Estratti conto: in genere, le banche conservano gli estratti conto bancari per un periodo di 5-10 anni, a seconda della banca e della normativa vigente. Ad esempio, le banche italiane sono tenute per legge a conservare gli estratti conto per almeno 10 anni.
• Contratti e documenti di mutuo/prestito: possono essere richiesti per tutto il periodo di validità del contratto stesso, quindi anche per periodi più lunghi rispetto ad altri documenti.
• Operazioni specifiche: le transazioni come bonifici, pagamenti con carte di credito e altre operazioni bancarie vengono generalmente archiviate per un periodo che varia da 3 a 5 anni.

Modalità di richiesta della documentazione bancaria

La richiesta della documentazione bancaria può avvenire tramite diverse modalità che garantiscono una procedura ufficiale e tracciabile. Il metodo più comune è l'invio di una raccomandata con avviso di ricevimento o tramite PEC (Posta Elettronica Certificata). Questi strumenti consentono al cliente di avere una prova documentale della richiesta effettuata.

Per presentare la richiesta, è importante specificare con precisione i dettagli, come il numero di conto corrente o di altri rapporti contrattuali, il periodo temporale di interesse e il tipo di documentazione richiesta. In assenza di dettagli sufficienti, la banca potrebbe non essere in grado di evadere correttamente la domanda.

Se la documentazione viene richiesta da eredi del titolare, è necessario allegare alla domanda una dichiarazione sostitutiva di atto notorio oppure un testamento che ne confermi i diritti successori. Tale passaggio permette alla banca di verificare la legittimazione del richiedente.

La richiesta può essere inoltrata anche direttamente presso la filiale della banca. In tal caso, il cliente o l’erede deve assicurarsi che il documento sia protocollato o controfirmato per ricevuta. Altre opzioni includono strumenti messi a disposizione dalle banche, come piattaforme digitali attraverso cui inviare richieste formali comodamente da casa o dall'ufficio.

I tempi di consegna sono solitamente di 10-30 giorni lavorativi per documenti storici e immediati per documenti recenti. In generale le banche sono tenute a fornire copia della documentazione entro un termine massimo di 90 giorni. I documenti richiesti possono essere consegnati sia in formato cartaceo che digitale, su esplicita preferenza del cliente. 

Costi per ottenere i documenti e casi in cui la richiesta è gratuita

Le banche possono addebitare ai clienti solo i costi di produzione dei documenti richiesti. Dette spese sono limitate alle cosiddette spese vive, che si riferiscono al costo effettivo di stampa, ricerca ed eventuale spedizione della documentazione. Non è consentito addebitare oneri aggiuntivi come “costi amministrativi”, “diritti di segreteria” o altre voci simili, che non trovano giustificazione normativa.

In determinate situazioni, la richiesta della documentazione può essere interamente gratuita. Per esempio, quando i documenti sono necessari per tutelare i propri diritti in caso di contenzioso con la banca, oppure se l’istituto ha omesso di fornire le comunicazioni periodiche obbligatorie. Inoltre, in casi particolari come le richieste effettuate da eredi legittimi, le spese possono essere azzerate o sensibilmente ridotte, specialmente se la banca non ha rispettato gli obblighi informativi nei confronti del cliente deceduto.

Secondo le disposizione di legge, i costi sostenuti devono essere trasparenti e chiaramente comunicati al cliente prima dell’evasione della richiesta. Se il cliente ritiene che i costi siano eccessivi o ingiustificati, è possibile rivolgersi all'Arbitro Bancario Finanziario (ABF) per opporsi e ottenere un riesame della richiesta in sede di controversia.

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