Quando e in che modo si può contestare il valore legale di un verbale di assemblea condominiale

In quali casi e a quali condizioni è possibile contestare il valore legale di un verbale di un'assemblea condominiale: come fare

Autore: Marianna Quatraro
pubblicato il 24/12/2025 alle ore 14:01

La verbalizzazione delle decisioni prese in ambito condominiale rappresenta non solo un passaggio obbligato dalla normativa italiana, ma anche un pilastro della trasparenza nella gestione degli immobili in comproprietà. Il verbale dell’assemblea viene realizzato per fornire una documentazione ufficiale delle discussioni, delle votazioni e delle deliberazioni assunte da tutti i partecipanti.

Secondo il Codice Civile, le riunioni devono essere sempre riportate in un processo verbale che viene poi custodito in un apposito registro tenuto dall’amministratore.

Il verbale di assemblea condominiale, però, non assume lo stesso valore di un atto pubblico, ma viene qualificato dalla giurisprudenza come scrittura privata: la validità dei suoi effetti giuridici si fonda sul rispetto delle formalità e sui contenuti riportati. 

Come si redige un verbale di assemblea condominiale e cosa deve contenere

La redazione del verbale avviene contestualmente allo svolgimento dell’assemblea, solitamente a cura di un segretario scelto tra i presenti, sotto la presidenza di una persona eletta in apertura dei lavori.

L’amministratore, custode del registro dei verbali, ha il compito di garantirne la conservazione e la trasparenza, facilitando l’accesso a tutti i condomini che ne facciano richiesta.

Nel dettaglio, il verbale deve annotare puntualmente:

• L’indicazione della data, del luogo e dell’ora della riunione;
• I nominativi del presidente e del segretario dell’assemblea;
• L’elenco nominale dei partecipanti e i rispettivi valori millesimali, specificando chi interviene di persona o per delega;
• La verifica della regolare convocazione, con menzione dei mezzi utilizzati per notificarla;
• L’ordine del giorno discusso;
• Il resoconto sintetico delle discussioni e delle dichiarazioni rese dai partecipanti (inclusi eventuali interventi a verbale richiesti dai condomini);
• La descrizione e l’esito delle votazioni, riportando con chiarezza i voti favorevoli, contrari, astenuti e i millesimi rappresentati da ciascuna posizione;
• Le decisioni adottate e gli eventuali impegni o incarichi affidati.

È consigliabile, inoltre, allegare documenti connessi, come deleghe, per assicurare integrità e verificabilità della verbalizzazione. Solo in caso di deliberazioni che incidono su diritti reali immobiliari la forma scritta risulta indispensabile per la validità stessa della delibera.

Elementi essenziali del verbale per la sua validità legale

La validità legale del verbale di una assemblea condominiale si fonda sulla corretta redazione del verbale e sulla presenza di elementi ritenuti irrinunciabili dalla normativa. Tra gli elementi principali si elencano:

• Il nome del presidente e del segretario che firmano il documento;
• La verifica della convocazione conforme a legge: l’avviso deve essere comunicato a tutti gli aventi diritto almeno cinque giorni prima, tramite mezzo tracciabile (posta raccomandata, PEC, fax, consegna a mano);
• L’elenco dei partecipanti e dei loro millesimi, fondamentale per il controllo dei quorum;
• Risultati delle votazioni con la ripartizione dei millesimi tra favorevoli, contrari, astenuti.

Questi elementi assicurano la possibilità di ricostruire le maggioranze, di identificare chi abbia interesse a impugnare le decisioni e di individuare eventuali conflitti di interesse.

L’incompletezza formale non sempre comporta nullità, tranne nei casi in cui risulti impossibile verificare l’effettivo rispetto delle maggioranze. In caso di contestazione, spetterà a chi la solleva dimostrare l’ambiguità o la mancanza degli elementi essenziali sopra elencati.

Precisiamo poi che il verbale di assemblea condominiale non costituisce atto pubblico, ma ha valore di scrittura privata. La firma del presidente e del segretario certifica la provenienza delle dichiarazioni, ma non offre certezza assoluta sulla veridicità del contenuto. 

Quando è possibile contestare il valore legale del verbale di assemblea condominiale

La possibilità di contestare il verbale di una assemblea condominiale scaturisce da irregolarità nella convocazione, difetti nei contenuti del verbale o vizi formali/procedurali.

Ad esempio, l’omessa o irregolare convocazione, la mancanza di specifici elementi essenziali nel verbale, la violazione delle maggioranze richieste o l’adozione di decisioni in contrasto con la legge o con il regolamento, sono motivi che consentono di mettere in discussione la validità delle decisioni assunte.

La contestazione può essere fondata su:

• Difetti di convocazione, ad esempio convocazione fatta tramite modalità non previste o senza rispetto dei termini minimi stabiliti;
• Assenza dell’indicazione dei votanti e dei millesimi che rende impossibile verificare il raggiungimento dei quorum;
• Errori materiali o omissioni nelle verbalizzazioni (es. omissione di dichiarazioni, errori nell’attribuzione dei voti, presenza non corrispondente alla realtà);
• Delibera adottata su questioni estranee all’ordine del giorno o senza rispetto dei prerequisiti normativi;
• Violazione di diritti soggettivi dei condomini, quali l’uso delle parti comuni o la ripartizione delle spese.

In presenza di questi presupposti, la giurisprudenza consente di avviare la procedura di impugnazione, anche quando sia presente la firma dell’interessato sul verbale.

Chi può contestare e in quali casi: soggetti legittimati e motivi di impugnazione

L’impugnazione può essere proposta da ogni condomino che si è espresso in modo dissenziente, si è astenuto o era assente alla riunione, purché abbia un interesse concreto e diretto. La legittimazione include anche chi, pur presente, non abbia potuto esprimersi compiutamente per irregolarità nella procedura.

I motivi di impugnazione principali riguardano:

• Violazioni formali nella convocazione (modalità, tempi, mancato rispetto dell’ordine del giorno);
• Assenza dei quorum deliberativi richiesti dalla legge o dal regolamento;
• Delibere adottate in contrasto con il regolamento di condominio o con la normativa vigente;
• Violazione di diritti individuali o collettivi riconosciuti ai condomini.

La distinzione tra delibera nulla e annullabile determina inoltre le tempistiche e la facoltà di azione: le nullità possono essere fatte valere in qualsiasi momento, le annullabilità entro precisi termini.

La procedura di contestazione e impugnazione: termini e modalità

La legge prevede una procedura rigorosa per contestare le decisioni assunte in assemblea. È necessario rispettare termini e modalità precise:

• Per le delibere annullabili, la contestazione va formalizzata entro 30 giorni, che decorrono dalla data della deliberazione per i presenti (inclusi dissenzienti e astenuti), e dalla data di comunicazione del verbale per gli assenti.
• La contestazione non può avvenire semplicemente tramite lettera: va avviata una “istanza di mediazione”, obbligatoria per legge, presso un organismo accreditato, prima di ogni ricorso giudiziale.
• Se la mediazione fallisce, ci si può rivolgere al Tribunale civile o al Giudice di Pace, a seconda dell’oggetto e del valore della controversia.
• La documentazione da allegare comprende verbale assembleare, eventuali deleghe, convocazione, comunicazione della delibera, ogni documento che provi le irregolarità.

Non rispettare queste condizioni comporta l’improcedibilità dell’azione. In assenza di comunicazione agli assenti, il termine per iniziare l’impugnazione non inizia a decorrere. L’amministratore di condominio, dunque, è responsabile dell'invio tempestivo del verbale a tutti i condomini.

Mezzi di prova per dimostrare l’infondatezza o l’errore del verbale

Chi desidera dimostrare che il verbale non rispecchia correttamente ciò che si è verificato in assemblea può ricorrere a diversi strumenti probatori:

• Testimonianze di altri condomini o partecipanti alla riunione;
• Documenti e comunicazioni scritte (ad es. deleghe, messaggi precedenti, comunicazioni via PEC);
• Registrazioni audio o video, anche effettuate senza previo consenso, se utili a provare dichiarazioni o modalità di voto discordanti da quanto verbalizzato.

La prova non deve essere “assoluta”: basta che sia idonea a sovvertire la presunzione di veridicità relativa attribuita al documento.

Come redigere un verbale in modo corretto per evitare contestazioni future

Per evitare che un verbale di una assemblea di condominio venga contestato e sia redatto correttamente, è necessario rispettare i seguenti passaggi:

• Riportare con chiarezza i nominativi dei votanti e i relativi millesimi;
• Verificare la regolarità della convocazione e annotare le eventuali obiezioni sollevate;
• Redigere una sintesi fedele delle discussioni, evitando omissioni;
• Riportare con esattezza le dichiarazioni di voto contrario e le astensioni;
• Allegare documentazione utile (deleghe, comunicazioni, regolamento).