Partite IVA forfettarie, rimborsi spese fuori dal reddito e dalle soglie di 85-100mila euro, ma solo se tracciati

Per chi ha la partita IVA in regime forfettario i rimborsi spese possono restare fuori dal reddito e dai limiti che fanno uscire dal regime. A condizione, però, che siano vere spese anticipate per conto del cliente, documentate e riaddebitate in fattura, e che in alcuni casi siano pagate con mezzi tracciabili. Un taxi o un hotel pagato in contanti può far tornare il rimborso a essere un compenso, con effetti sulla soglia. Il chiarimento arriva dall’Agenzia delle Entrate, con la risposta a interpello n. 213 del 12 novembre 2026, nata dal caso di un giornalista e riportata dalle principali testate fiscali.

Che cosa ha chiarito l’Agenzia delle Entrate

Le spese che il professionista sostiene in nome proprio nell’esecuzione di un incarico e riaddebita al cliente al costo non fanno parte dei compensi su cui si applica il coefficiente di redditività del regime forfettario. E, soprattutto, non contano per le soglie di 85.000 e 100.000 euro. La regola vale per le spese sostenute dal 1° gennaio 2025, quando è entrata in vigore la riscrittura dell’art. 54 del Tuir (d.lgs. 192/2024).

Le condizioni sono tre:

1. la spesa deve essere effettivamente sostenuta per l’incarico;
2. deve essere riaddebitata separatamente al cliente;
3. deve essere adeguatamente documentata.

Perché conta: le soglie del regime forfettario

Il regime forfettario ha due limiti che contano per chi lavora con rimborsi consistenti:

• 85.000 euro di ricavi o compensi: se li superi, esci dal regime dall’anno successivo;
• 100.000 euro: se li superi in corso d’anno, l’uscita è immediata.

Escludere i rimborsi dal calcolo può quindi fare la differenza tra restare nel regime e uscirne. L’esempio proposto dalle fonti divulgative: con 97.000 euro di compensi e 8.000 euro di rimborsi ammessi, la cifra rilevante resta 97.000 euro e non 105.000. Si tratta di un esempio illustrativo, non di un caso dell’interpello.

Il nodo dei pagamenti tracciati

Qui sta il “ma solo se tracciati” del titolo. Il decreto legge 84/2025, convertito dalla legge 108/2025, ha introdotto una condizione per alcune spese. Per le spese sostenute in Italia di:

• vitto,
• alloggio,
• viaggio,
• noleggio con conducente (NCC) e servizi analoghi non di linea come i taxi,

il rimborso resta fuori dal reddito solo se il pagamento è avvenuto con mezzi tracciabili (carta, bonifico, assegno e simili). Se hai pagato in contanti, il rimborso perde la neutralità e va trattato come compenso. La regola si applica dal periodo d’imposta in corso al 18 giugno 2025.

Per le spese all’estero o per voci diverse da queste quattro, il mezzo di pagamento non è un requisito.

Un esempio, sempre di fonte divulgativa: una consulente con 82.800 euro di compensi e 2.700 euro di trasferte pagate in contanti arriverebbe a 85.500 euro, superando la prima soglia. Con pagamenti tracciati, invece, sarebbe rimasta sotto.

Rimborso analitico o rimborso a forfait

È la distinzione che decide tutto.

Rimborso analitico: è la spesa documentata, riaddebitata al costo con nota spese e giustificativi. Per le regole sopra, non è reddito e non concorre alle soglie.

Rimborso a forfait: è una somma fissa concordata con il cliente, senza giustificativi. Un esempio tipico è “50 euro al giorno” per una trasferta. In questo caso è un compenso a tutti gli effetti: si somma ai ricavi, pesa sull’imposta sostitutiva (5% o 15%) e conta per il limite di 85.000 euro. E non vale nemmeno il trattamento previsto per i dipendenti.

Per un professionista la scelta tra le due formule non è neutra: il rimborso a piè di lista richiede più carte ma non fa cumulo, mentre la cifra fissa è più semplice ma si tassa.

Come comportarsi in pratica

Per usare bene la regola conviene seguire alcuni passaggi:

• intestare i giustificativi a chi anticipa la spesa e conservarli;
• riaddebitare voce per voce, con una nota spese analitica;
• in fattura elettronica, indicare i rimborsi separatamente dai compensi: le fonti divulgative richiamano di norma il codice natura N2.2, da verificare con il proprio commercialista;
• per vitto, alloggio, viaggio e NCC in Italia, pagare solo con mezzi tracciabili;
• per marche da bollo, diritti di segreteria e simili, farli intestare direttamente al cliente, quando possibile.

Il professionista forfettario deve inoltre compilare con attenzione il quadro RS del modello Redditi: le fonti ricordano che l’omissione di dati fondamentali può comportare una sanzione di 250 euro.