Cosa bisogna sapere per gestire a livello fiscale se si hanno collaboratori all'estero

Gestire collaboratori all'estero pone sfide fiscali tra regole su residenza, tassazione e previdenza. Distinzioni tra expat, remote e distaccati, novità, adempimenti, regimi agevolati e best practice per la corretta gestione

Autore: Marcello Tansini
pubblicato il 16/01/2026 alle ore 14:01

La mobilità internazionale dei lavoratori è una realtà sempre più diffusa tra aziende italiane e professionisti. Tuttavia, gestire efficacemente gli aspetti fiscali connessi all'impiego di collaboratori fuori dai confini nazionali richiede attenzione e competenze trasversali. Le norme che disciplinano la tassazione, le esenzioni e il monitoraggio fiscale variano a seconda della tipologia di rapporto, del periodo di permanenza e della presenza di convenzioni tra Stati. La corretta pianificazione e un approccio consapevole proteggono sia le imprese che i collaboratori da rischi sanzionatori e controversie, garantendo conformità alle normative nazionali ed estere. 

Distinzioni tra collaboratori espatriati, distaccati e remote workers

I diversi profili di collaboratori all’estero presentano impatti fiscali e legali fortemente differenziati. Comprendere le principali categorie consente una gestione rispettosa della normativa e adatta alle esigenze operative aziendali. A titolo esemplificativo:

• Collaboratori espatriati: sono lavoratori inviati in un altro Stato per lunghi periodi, spesso con lo scopo di integrarsi stabilmente nel tessuto locale e svolgere ruoli di responsabilità nell’organizzazione. L’espatrio comporta il trasferimento del centro degli interessi vitali, residence e attività, spesso l’iscrizione all’AIRE e l’applicazione della normativa locale in materia fiscale e previdenziale.
• Lavoratori distaccati: rappresentano dipendenti trasferiti temporaneamente in un altro Paese per progetti specifici. Il distacco ha, di norma, una durata definita e prevede il mantenimento del contratto originario con l’azienda italiana. Spesso la tassazione segue criteri di territorialità integrata alle convenzioni contro la doppia imposizione, mentre la copertura previdenziale può essere gestita tramite eccezioni concordate tra Stati dell’UE (ad esempio, mediante portabilità del documento A1).
• Remote workers o smart worker internazionali: si tratta di collaboratori che pur lavorando per aziende italiane, svolgono le proprie mansioni da uno Stato diverso. Il lavoro agile o il telelavoro pone interrogativi complessi sull’individuazione della legislazione fiscale e previdenziale applicabile. Le circolari dell’Agenzia delle Entrate evidenziano come la residenza anagrafica e il domicilio prevalgano sulla mera localizzazione dell’attività da remoto, con impatti rilevanti sull’obbligo di dichiarazione e tassazione dei redditi.

Gestire questi casi richiede analisi individuale e costante aggiornamento rispetto alle regolamentazioni internazionali.

Aspetti fiscali della collaborazione internazionale: residenza, tassazione ed esenzioni

Per i datori di lavoro italiani che impiegano collaboratori fuori confine, determinare la corretta tassazione e la residenza fiscale è centrale. Ai sensi dell’art. 2 del TUIR, è considerata residente in Italia la persona che alternativamente:

• per la maggior parte del periodo d’imposta è iscritta nelle anagrafi della popolazione residente,
• ha domicilio o residenza in Italia ai sensi del Codice Civile.

Il principio di tassazione mondiale prevede che i redditi globali vengano rilevati nell’imponibile nazionale per i residenti, mentre i non residenti sono tenuti a dichiarare unicamente i compensi prodotti in Italia. Nell’ambito delle collaborazioni internazionali, le Convenzioni contro le doppie imposizioni definiscono i criteri per evitare la duplicazione degli oneri fiscali tra l’Italia e il Paese estero. Fondamentale è guardare all’art. 15 del Modello OCSE e alle convenzioni bilaterali per conoscere in quale Stato vada pagata l’imposta sui redditi da lavoro dipendente o autonomo.

Casi particolari riguardano i dipendenti di organizzazioni internazionali (ONU, FAO, NATO, UE, OCSE) che, in virtù di specifici accordi con l’Italia, possono beneficiare di regimi di esenzione limitati ai redditi percepiti per funzioni svolte nell’ambito dell’ente stesso. Tuttavia, in assenza dei requisiti previsti dalle norme convenzionali (es. cittadinanza italiana o residenza stabile in Italia), tali esenzioni non si applicano e il reddito va ricompreso nella base imponibile italiana.

L’applicazione della corretta normativa comporta quindi una valutazione caso per caso, tenendo conto sia della posizione individuale sia degli accordi tra Stati.

Monitoraggio fiscale e obblighi dichiarativi per i collaboratori all’estero

Per le persone fisiche fiscalmente residenti in Italia, l’obbligo di monitoraggio degli investimenti e delle attività estere rappresenta un aspetto chiave della gestione fiscale internazionale. Ai sensi dell’art. 4 del D.L. 167/1990, la compilazione del Quadro RW della dichiarazione dei redditi assume carattere generale: devono essere dichiarati beni patrimoniali, attività finanziarie e conti correnti detenuti all’estero che possono generare reddito imponibile in Italia.

Le regole prevedono eccezioni per particolari categorie, come i collaboratori presso organizzazioni internazionali, esclusi dall’obbligo RW se lavorano per enti cui l’Italia aderisce e sempre che mantengano la residenza fiscale in Italia. Tuttavia, l’esonero non si applica in tutti i casi: la verifica delle condizioni è necessaria per evitare sanzioni, che possono arrivare fino al 15% degli importi non dichiarati (o più in caso di attività in paesi considerati paradisi fiscali).

L’implementazione di accordi per lo scambio automatico di informazioni rende più efficaci gli strumenti di controllo delle autorità fiscali italiane, che potranno così individuare eventuali omissioni anche su attività localizzate fuori dal territorio nazionale.

Regimi speciali e agevolazioni fiscali per lavoratori e collaboratori all’estero

Numerose agevolazioni fiscali si applicano a lavoratori in mobilità internazionale, sia per l’attrazione di competenze, sia per prevenire doppia imposizione o favorire il rientro in Italia. Tra i più rilevanti:

• Regime impatriati: previsto dal D.Lgs. 147/2015, offre una riduzione della base imponibile ai lavoratori che trasferiscono la propria residenza in Italia e soddisfano determinati requisiti (come l’assenza di residenza nei due anni precedenti e l’impegno a mantenere la residenza almeno due anni post-rientro).
• Estensione delle agevolazioni: in presenza di figli a carico o dell’acquisto di un’abitazione in Italia entro dodici mesi dal trasferimento, l’agevolazione può essere prolungata fino a cinque anni aggiuntivi, con un’imposizione agevolata sul 50% del reddito percepito. Sono inclusi coloro che lavorano per datori di lavoro stranieri non residenti, a condizione che svolgano attività in Italia per più di 183 giorni l’anno.
• Sistemi di esenzione per le organizzazioni internazionali, quali ONU, FAO, NATO, UE e OCSE, che riconoscono il diritto all’immunità fiscale sullo stipendio, salvo condizioni restrittive previste da ciascun trattato.

L’applicazione di queste forme di agevolazione e l’accesso ai benefici richiede l’analisi delle condizioni personali e professionali del lavoratore, nonché la corretta presentazione delle richieste ai datori di lavoro o nell’ambito della dichiarazione dei redditi annuale.

Previdenza e contributi sociali: principi di territorialità e deroghe in UE

L’aspetto previdenziale dei collaboratori in ambito internazionale richiede attenzione sia al diritto nazionale che a quello comunitario. La regola generale prevede che i contributi vengano versati nel Paese in cui si svolge effettivamente l’attività lavorativa, in base al principio di territorialità. Tuttavia, per evitare situazioni di doppia imposizione contributiva o perdita della copertura, l’Unione Europea ha adottato meccanismi di coordinamento.

Il Regolamento (CE) n. 883/2004 e l’Accordo europeo sul telelavoro transfrontaliero stabiliscono che, ove l’attività sia svolta da remoto in un Paese diverso rispetto a quello del datore di lavoro, la copertura previdenziale resta ancorata allo Stato del datore qualora il lavoro da remoto non superi il 50% dell’orario totale. In presenza di soglie più elevate, si applica la normativa dello Stato di residenza del lavoratore.

Nei casi di distacco temporaneo, i lavoratori possono beneficiare del documento portatile A1 (ex certificato E101), che attesta la copertura contributiva nel Paese d’origine. Ogni casistica necessita di un attento esame delle deroghe previste dagli accordi bilaterali e dagli articoli comunitari per assicurare la piena tutela previdenziale del collaboratore.

Rischi di esterovestizione e requisiti per la corretta gestione delle collaborazioni estere

La residenza fiscale delle imprese e il fenomeno dell’esterovestizione rappresentano criticità rilevanti per chi gestisce strutture operative e collaboratori in Paesi esteri. La normativa italiana (art. 73 TUIR) stabilisce che una società si considera fiscalmente residente in Italia se ha sede legale o amministrativa sul territorio nazionale, oppure se da qui sono prese le decisioni gestionali e operative. Il rischio di esterovestizione scatta quando una società formalmente registrata all’estero è di fatto gestita dall’Italia o mantiene i principali interessi sul territorio italiano.

I controlli delle autorità non si limitano agli aspetti formali, ma si concentrano sulla reale allocazione della direzione, sugli atti decisionali e sulle prove documentali dell’effettiva attività locale. Se la sostanza economica non coincide con la struttura giuridica, l’Agenzia delle Entrate può riconoscere la società come residente in Italia, rivalutando la posizione dei collaboratori e imponendo una tassazione integrale dei redditi, con possibilità di pesanti sanzioni e responsabilità penali.

Per prevenire queste contestazioni è essenziale assicurare coerenza tra luogo di operatività, residenza amministrativa e presenza delle funzioni aziendali, nonché conservare una documentazione esauriente che dimostri l’autonomia gestionale della struttura estera.

Best practice e consulenza specialistica per la gestione fiscale dei collaboratori internazionali

La corretta amministrazione delle collaborazioni internazionali passa necessariamente attraverso un approccio organizzato e prudenziale. Tra le best practice più efficaci si segnalano:

• Analisi preventiva delle normative di tutti i Paesi coinvolti, preferendo sempre un confronto con specialisti in fiscalità internazionale.
• Pianificazione dettagliata degli spostamenti, adempimenti e coperture assicurative dei collaboratori fin dalla fase di avvio/trasferimento.
• Utilizzo sistematico di consulenze legali e fiscali per verificare la coerenza delle strutture di impiego estero rispetto alle disposizioni nazionali ed europee.
• Gestione scrupolosa dei flussi documentali, contratti e comunicazioni agli enti nazionali (INPS, Agenzia delle Entrate) e internazionali.
• Formazione interna sugli aggiornamenti normativi e sulle responsabilità amministrative connesse alla gestione di lavoratori in mobilità internazionale, inclusa la tematica della stabile organizzazione e dell’esterovestizione.

Per le casistiche più complesse, affidarsi a professionisti con comprovata esperienza in diritto del lavoro e fiscalità internazionale rappresenta una tutela imprescindibile sia per l’azienda sia per il singolo collaboratore, favorendo trasparenza, correttezza e serenità nei rapporti lavorativi transnazionali.

• Calcolo Part Time Agevolato