Dove si può richiedere e ottenere la copia del contratto di un mutuo se si è perso. I modi, costi e tempi
Presentare apposita istanza a banca o notaio: quali sono le possibilità attuali per avere copia del contratto di mutuo perso
Quando si accende un mutuo, il mutuatario riceve sempre una copia del proprio contratto di finanziamento sottoscritta da tutte le parti coinvolte. Questo documento potrebbe essere richiesto successivamente per vari adempimenti burocratici o per progetti legati all'immobile ipotecato. Nel caso in cui tale documentazione venga smarrita, è possibile recuperarla seguendo specifiche procedure. Vediamo insieme come ottenere una copia del contratto di mutuo smarrito, analizzando modalità, tempistiche e costi associati.
Le procedure per richiedere la copia del contratto di mutuo smarrito
La normativa vigente prevede diverse opzioni per recuperare la copia di un contratto di mutuo smarrito. I soggetti a cui è possibile rivolgersi sono essenzialmente due: la banca presso cui il finanziamento è stato stipulato oppure il notaio che ha redatto l'atto. Entrambe queste strade sono percorribili e garantite dalla legge, con procedure e tempistiche differenti.
È importante sottolineare che il diritto di ottenere copia della documentazione è garantito sia dall'obbligo generale di buona fede contrattuale che da disposizioni specifiche, come l'articolo 119 del Testo Unico Bancario (TUB) che regola le comunicazioni tra banche e clienti.
Richiesta di copia del contratto presso l'istituto bancario
Per richiedere copia del contratto di mutuo alla banca che ha erogato il finanziamento, il mutuatario può procedere in diversi modi:
- Richiesta diretta allo sportello: è consigliabile presentare un'istanza scritta che dovrà essere controfirmata per ricevuta dal funzionario bancario;
- Invio tramite Posta Elettronica Certificata (PEC): questa modalità garantisce data certa e prova dell'avvenuta trasmissione;
- Raccomandata A/R: da indirizzare alla filiale presso cui è stato firmato il contratto di mutuo.
Secondo l'articolo 119 del TUB, la banca è tenuta a rispondere a tale richiesta entro un termine massimo di 90 giorni. Nel caso in cui l'istituto di credito non adempia a tale obbligo, il mutuatario può rivolgersi al tribunale competente per ottenere un provvedimento che ordini alla banca di fornire la documentazione richiesta.
Contenuto della richiesta alla banca
Nella domanda di copia del contratto di mutuo non è necessario seguire formule prestabilite. È sufficiente che la richiesta contenga:
- I dati anagrafici completi del richiedente
- L'indicazione del tipo di finanziamento (mutuo ipotecario, fondiario, ecc.)
- Se possibile, la data approssimativa di stipula
Non è obbligatorio indicare gli estremi precisi del contratto come numero o data esatta, poiché sarà la banca a effettuare le verifiche necessarie per individuare il documento richiesto. Risulta sufficiente riferirsi genericamente al «contratto di mutuo in essere» con l'istituto di credito.
Costi per la richiesta alla banca
La banca può addebitare al cliente i costi di produzione della documentazione richiesta. Secondo quanto stabilito dall'Arbitro Bancario e Finanziario (ABF) di Milano, tale spesa non può superare i 20 euro. Si tratta esclusivamente del rimborso delle spese vive, come espressamente previsto dall'articolo 119 del TUB che parla di «costi di produzione di tale documentazione».
Richiesta di copia del contratto al notaio
In alternativa alla banca, è possibile richiedere copia del contratto di mutuo smarrito direttamente al notaio che ha stipulato l'atto. Il mutuo, infatti, viene generalmente redatto sotto forma di atto pubblico con l'intervento di un notaio, che ne conserva l'originale nei propri archivi.
Questa soluzione presenta alcuni vantaggi:
- Il notaio è tenuto per legge a conservare gli atti rogati
- La copia rilasciata dal notaio ha pieno valore legale
- L'atto notarile è consultabile in qualsiasi momento
Per ottenere la copia, è sufficiente presentare un'apposita istanza allo studio notarile, specificando gli estremi dell'atto o fornendo le informazioni necessarie per la sua identificazione.
Costi per la richiesta al notaio
Il rilascio di copie da parte del notaio prevede il pagamento di diritti di segreteria e bolli. I costi variano in base al numero di pagine dell'atto e alla tipologia di copia richiesta (semplice o autentica). In media, per una copia autentica di un contratto di mutuo, si può stimare una spesa compresa tra i 30 e i 50 euro.
Ricorso all'Archivio Notarile in casi particolari
Nel caso in cui il notaio che ha redatto l'atto abbia cessato l'attività o si sia trasferito in un altro distretto notarile, la richiesta di copia va presentata all'Archivio Notarile competente per territorio, dove vengono depositati tutti gli atti del notaio non più in attività.
Per individuare l'Archivio Notarile presso cui è conservato l'atto, è possibile consultare Archinota, il sistema informatico del Ministero della Giustizia che permette di rintracciare la collocazione degli atti notarili. La ricerca può essere effettuata inserendo il nome del notaio, il luogo della stipula o la data dell'atto.
Procedura di richiesta presso l'Archivio Notarile
La copia di un atto depositato presso un Archivio Notarile può essere richiesta:
- Recandosi personalmente presso la sede dell'archivio durante gli orari di servizio cassa
- Inviando una richiesta per posta ordinaria
- Tramite fax
- Per via telematica (email o PEC)
Se si conoscono già gli estremi dell'atto (nome del notaio, data e numero di repertorio), è possibile richiedere direttamente il costo della copia. In caso contrario, è necessario richiedere preventivamente una ricerca dell'atto, pagando il relativo diritto di 6 euro.
Costi per il rilascio di copie dall'Archivio Notarile
I costi per ottenere copie di atti dall'Archivio Notarile sono regolamentati e includono:
- 1 euro per ogni richiesta
- 6 euro per la ricerca dell'atto
- 18 euro per il rilascio di copia autentica
- 1,50 euro per diritti di scritturazione per ogni facciata
- 16 euro di imposta di bollo (se la copia non è in esenzione)
Ad esempio, per una copia autentica in carta libera di un atto composto da quattro facciate, il costo totale ammonterebbe a circa 30 euro (18€ + 6€ + 1,50€ x 4).
Richiesta di copia presso l'Agenzia delle Entrate
Un'ulteriore opzione, meno conosciuta ma ugualmente valida, è rappresentata dalla possibilità di richiedere copia del contratto di mutuo presso l'Agenzia delle Entrate. Gli atti notarili, infatti, vengono registrati presso questa agenzia, che ne conserva copia nei propri archivi.
Per ottenere copia del documento, è necessario compilare e presentare il modello 311 «Richiesta di certificato o di rilascio di copia» presso i Servizi di pubblicità immobiliare degli Uffici provinciali – Territorio dell'Agenzia. Il modello può essere compilato direttamente presso gli uffici o tramite il software UniCert e presentato su supporto informatico.
Gli uffici sono generalmente aperti dal lunedì al venerdì dalle 8:30 alle 13:00, con eventuali aperture pomeridiane per i servizi di certificazione e ispezione.
Casi particolari e aspetti legali
Validità del contratto di mutuo senza firma della banca
Un aspetto importante da considerare riguarda la validità del contratto di mutuo in cui manca la firma del rappresentante della banca. Secondo la giurisprudenza della Corte di Cassazione, la sottoscrizione del funzionario dell'istituto di credito non è strettamente necessaria per la validità del contratto.
L'esistenza del consenso della banca può infatti essere dimostrata anche attraverso comportamenti concludenti, come l'effettiva erogazione della somma pattuita. In altri termini, il trasferimento del denaro dalla banca al cliente rappresenta una chiara manifestazione di volontà contrattuale che rende superflua la firma del direttore.
Pertanto, un contratto di mutuo su cui è presente solo la firma del mutuatario è comunque valido, anche se la copia in possesso del cliente dovesse essere priva della sottoscrizione del funzionario bancario.
Richiesta da parte degli eredi o successori
Il diritto di richiedere copia del contratto di mutuo si estende anche a coloro che succedono al mutuatario a qualsiasi titolo o che subentrano nell'amministrazione dei suoi beni. Questa previsione è espressamente contenuta nell'articolo 119 del TUB, che menziona «il cliente, colui che gli succede a qualunque titolo e colui che subentra nell'amministrazione dei suoi beni».
Pertanto, eredi, amministratori di sostegno, tutori possono legittimamente richiedere copia della documentazione contrattuale, previa dimostrazione della loro qualità (ad esempio mediante certificato di morte, atto notorio e dichiarazione di successione nel caso degli eredi).
Limiti temporali per la conservazione della documentazione
Per quanto riguarda i termini di conservazione dei documenti, è importante distinguere tra contratti e documentazione operativa:
- Contratti: la banca è tenuta a conservare i contratti per tutta la durata del rapporto e anche successivamente, fino alla prescrizione dei diritti derivanti dal contratto stesso (generalmente 10 anni dalla chiusura del rapporto)
- Documentazione operativa: secondo l'articolo 119 del TUB, la banca è obbligata a fornire copia della documentazione relativa alle singole operazioni effettuate negli ultimi 10 anni
È importante sottolineare che, come confermato dalla giurisprudenza, il limite decennale per la conservazione della documentazione operativa non si applica ai contratti, che costituiscono la fonte principale dei diritti e degli obblighi delle parti.
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