Licenziamento senza un documento scritto o e-mail? Cosa succede se il datore procede in questo modo
Il licenziamento senza un documento scritto solleva dubbi sulla validit e sugli effetti pratici per aziende e lavoratori. Obblighi normativi, canali digitali, rischi e orientamenti giurisprudenziali in materia
L’assenza di una comunicazione formale e scritta nella cessazione del rapporto di lavoro rappresenta un tema controverso e ampiamente dibattuto nella disciplina lavoristica italiana. Il dibattito è cresciuto a seguito dell’adozione di nuovi strumenti digitali come e-mail, SMS e app di messaggistica, che hanno posto interrogativi sulla loro validità rispetto ai requisiti di forma richiesti dal legislatore. La legislazione italiana, infatti, impone precise regole sulla procedura di recesso, prevedendo la necessità di attestare il licenziamento in modo inequivoco e documentale, sia per tutelare il lavoratore sia per garantire trasparenza e certezza giuridica.
Obbligo della forma scritta e della firma nel licenziamento secondo la legge italiana
La legge italiana prevede un rigoroso obbligo della forma scritta per la comunicazione di recesso da parte del datore di lavoro. In particolare, l’articolo 2 della Legge n. 604/1966 – poi aggiornato dalla L. 108/1990 – stabilisce che il licenziamento deve necessariamente essere formalizzato in un documento scritto. Questo requisito è considerato ad substantiam, ovvero rappresenta una condizione indispensabile per la validità stessa dell’atto di licenziamento: la mancanza della forma scritta determina l’inefficacia del recesso e la permanenza del rapporto.
Un ulteriore elemento è la necessità della sottoscrizione da parte del datore o di un suo rappresentante munito di poteri, così come ribadito dalla Cassazione (ad esempio, sentenza n. 10023/2021). La firma non rappresenta un mero formalismo, ma serve ad assicurare la provenienza e l’autenticità della volontà di interrompere il rapporto lavorativo. In assenza di sottoscrizione valida, infatti, la comunicazione è da ritenersi illegittima.
La normativa non impone invece l’uso di un particolare mezzo di trasmissione, purché sia garantita la trasmissione materiale al destinatario di un atto scritto e firmato. La certezza della tempestiva ricezione e della riconducibilità dell’atto al soggetto titolato resta, pertanto, un elemento imprescindibile per la corretta gestione dei casi di recesso secondo i criteri dettati dalle recenti prassi giurisprudenziali e dalla dottrina specialistica.
Validità delle diverse modalità di comunicazione: e-mail, WhatsApp, SMS e altre tecnologie digitali
La diffusione delle nuove tecnologie ha radicalmente modificato le modalità di comunicazione nei rapporti di lavoro, sollevando interrogativi sull’idoneità di strumenti digitali a soddisfare il requisito della forma scritta imposto dalla normativa. E-mail, app di messaggistica (come WhatsApp), SMS e persino comunicazioni su piattaforme aziendali vengono oggi sempre più spesso impiegate per trasmettere comunicazioni di licenziamento, specie nelle realtà di piccole e medie dimensioni.
La tendenza prevalente negli ultimi anni testimoniata da sentenze come quella del Tribunale di Napoli (14 novembre 2025) e del Tribunale di Catania (27 maggio 2025), è l’apertura verso la legittimità della comunicazione via strumenti digitali, a condizione che:
- la volontà di licenziare sia inequivoca nel contenuto della comunicazione
- emerga con chiarezza la provenienza del messaggio dal datore di lavoro
- il lavoratore abbia effettivamente ricevuto e preso coscienza della notizia del recesso
Per quanto riguarda e-mail e messaggistica istantanea, la Cassazione (ad es. sentenza n. 29753/2017) ha stabilito che qualunque modalità che comporti la consegna del documento scritto nella sua materialità, e consenta di individuare con certezza mittente e destinatario, risponde allo scopo della norma. Lo stesso principio è stato applicato per l’utilizzo di SMS, equiparandolo per contenuto e valenza probatoria al telegramma tradizionale, purché non vi sia contestazione sulla provenienza e il destinatario reagisca confermando la ricezione (come avviene, ad esempio, tramite impugnazione stragiudiziale).
Le forme digitali sono ritenute efficaci anche per l’assenza di rigidità sacramentali nella normativa: secondo diverse pronunce, non è obbligatoria la raccomandata A/R o la PEC, ove sia dimostrato che il lavoratore abbia avuto concreta disponibilità della comunicazione. Tuttavia, l’invio tramite posta elettronica «ordinaria» potrebbe essere ritenuto inidoneo se manca la firma o se l’indirizzo elettronico usato non è riconducibile con certezza al lavoratore, soprattutto in assenza di accordo tra le parti su tali modalità.
La posizione generale è quindi di cauta apertura alle nuove tecnologie, raccomandando però prudenza nella scelta dello strumento e nella cura della forma, per evitare contenziosi e il rischio di annullamento dell’atto di recesso.
Quando il licenziamento scritto è considerato inefficace?
La sanzione dell’inefficacia interviene qualora il licenziamento non sia formalizzato per iscritto e sottoscritto secondo le prescrizioni dell’articolo 2 della Legge 604/1966. In assenza di questi requisiti, la disciplina determina la nullità dell’atto, con la conseguenza che il rapporto di lavoro prosegue a tutti gli effetti, come chiarito sia dalla normativa sia dalle pronunce di Cassazione (ad esempio, n. 10023/2021 e n. 12256/2000).
L’inefficacia può riguardare tanto il difetto assoluto di forma scritta (ad es. una comunicazione solo orale), quanto la mancanza di firma o la sottoscrizione da parte di soggetto non autorizzato. Anche l’uso di mezzi elettronici non garantiti (e-mail non firmata o inviata a un indirizzo non riconoscibile) può dare luogo a contestazione. Nella prassi giuridica, di particolare importanza è l’accertamento della connessione fra documento e soggetto abilitato: se la firma manca oppure non si può ricondurre la comunicazione al datore o a un suo delegato, la validità dell’atto è pregiudicata.
Ulteriore causa di inefficacia si ha quando il lavoratore non viene effettivamente a conoscenza del provvedimento di licenziamento, pur sussistendo un atto scritto. In base agli articoli 1334 e 1335 del codice civile, il licenziamento produce effetti solo quando il destinatario ne ha materiale contezza.
Un elemento cardine nella disciplina del recesso è rappresentato infatti dal concetto di atto recettizio: il licenziamento, affinché produca effetti, non solo deve essere scritto, ma deve pervenire alla sfera di conoscenza del lavoratore. L’articolo 1335 del codice civile stabilisce che una dichiarazione diretta a una determinata persona si considera conosciuta nel momento in cui giunge all’indirizzo del destinatario, a meno che questi dimostri di essere stato, senza colpa, impossibilitato a riceverla.
La giurisprudenza, anche di legittimità (Cassazione n. 29753/2017), ribadisce che ciò che conta è il fatto oggettivo dell’arrivo della comunicazione in un luogo idoneo alla ricezione – come una casella e-mail aziendale riconosciuta oppure il numero di telefono ufficialmente comunicato. Il legislatore e i giudici hanno anche sottolineato che eventuali comportamenti successivi alla ricezione (ad esempio l’impugnazione da parte del lavoratore) sono indice inequivocabile di conoscenza.
La possibilità di disconoscere la comunicazione esiste, ma spetta al lavoratore dimostrare l’assenza di accesso, o la non riconducibilità all’indirizzo utilizzato. Le tempistiche di ricezione possono incidere sulle tempistiche processuali, specialmente in relazione ai termini per l’impugnazione del recesso previsti dalla legge. Una ricezione contestata può dunque portare a incertezza e contenzioso.
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