Perché si può ricevere una lettera di richiamo sul lavoro: ritardi, assenze e comportamenti sanzionabili

Ricevere una lettera di richiamo sul lavoro può dipendere da ritardi, assenze o altri comportamenti sanzionabili. La normativa, il regolamento aziendale e la corretta redazione del richiamo ne regolano validità e conseguenze, anche in ottica di sicurezza

Autore: Marcello Tansini
pubblicato il 21/08/2025 alle ore 17:01

La comunicazione scritta di rilievo disciplinare viene utilizzata per contestare in via formale comportamenti non conformi alle norme interne, come previsti dal regolamento aziendale o dal contratto collettivo applicato. Tramite la lettera di richiamo, il datore di lavoro esercita il proprio potere disciplinare, invitando il dipendente a correggere condotte ritenute non accettabili e prevenendo la reiterazione degli stessi comportamenti. Un simile intervento si configura tra le sanzioni conservative, ossia misure che non incidono direttamente sulla prosecuzione del rapporto di lavoro ma che richiamano il destinatario a rispettare le regole aziendali.

Cosa prevede la normativa, procedura e validità della lettera di richiamo

La disciplina delle contestazioni disciplinari si impernia sull’art. 7 della Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori). Il provvedimento di richiamo deve seguire una procedura strutturata, rispettando la garanzia del contraddittorio e dei diritti di difesa.

• Forma scritta: ogni richiamo deve essere espresso in modo chiaro e dettagliato attraverso documento formale. Vanno specificati luogo, data e descrizione oggettiva del comportamento contestato.
• Contestazione tempestiva e precisa: per essere valido, il provvedimento deve essere notificato con adeguata rapidità rispetto all’accadimento e illustrare dettagliatamente la violazione, senza lasciar spazio a dubbi interpretativi.
• Presentazione delle giustificazioni: il lavoratore ha sempre diritto, entro cinque giorni dalla comunicazione formale, di presentare difese scritte o chiedere un confronto diretto. È vietata una sanzione senza questo passaggio.
• Decorrenza degli effetti: la lettera di richiamo rappresenta precedente disciplinare; potrà essere considerata per valutare eventuali recidive, salvo decorso del termine biennale previsto dalla norma.

La giurisprudenza ribadisce che l’intero procedimento disciplinare, compresa la lettera di richiamo, deve rispondere ai principi di trasparenza, ragionevolezza e proporzionalità. In assenza del rigoroso rispetto delle procedure, la sanzione può essere impugnata e dichiarata inefficace. I contenuti richiesti e le modalità di comunicazione possono differire in base al CCNL applicato e alle disposizioni del regolamento interno, ma non possono mai ledere i diritti garantiti dal quadro normativo generale.

Motivi principali per ricevere una lettera di richiamo: ritardi, assenze e comportamenti sanzionabili

Tra i motivi lettera di richiamo dipendente, i più frequenti riguardano l’inosservanza degli obblighi basilari previsti dal rapporto di lavoro. Fra questi, assumono rilevanza i casi di:

• Ritardi ricorrenti: la sistematica mancata puntualità compromette l’organizzazione aziendale e viene spesso oggetto di contestazione formale.
• Assenze ingiustificate: il mancato rispetto dell’orario o delle giornate lavorative senza valida giustificazione configura un’ipotesi tipica di richiamo disciplinare.
• Comportamenti contrari al codice di condotta: rientrano in questa categoria azioni come mancata collaborazione, inosservanza di direttive specifiche, uso improprio di strumenti aziendali o linguaggio inappropriato.
• Violazioni delle norme di sicurezza: il mancato rispetto delle istruzioni in tema di salute e prevenzione può comportare provvedimenti sanzionatori specifici.

La contestazione deve essere supportata da elementi oggettivi e documentabili, evitando affermazioni generiche o non provate. Il richiamo può essere accompagnato dalla proposta di azioni correttive, utili a guidare il miglioramento del rendimento e del comportamento lavorativo. Il mancato recepimento del contenuto della lettera può portare, nei casi di reiterazione, a conseguenze disciplinari ulteriori.

Il ruolo del regolamento aziendale e del CCNL nella gestione dei richiami disciplinari

Il quadro normativo di riferimento impone che il procedimento disciplinare sia sempre ispirato a rigorosi standard di legalità. In concreto, la gestione delle sanzioni si fonda su due pilastri:

• Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL): ciascun CCNL dispone una disciplina dettagliata in merito alle fattispecie sanzionabili, ai termini procedurali, alle modalità di contestazione e alle sanzioni applicabili. Le clausole del CCNL individuano la gravità degli addebiti, il diritto alle difese e le eventuali conseguenze disciplinari successive.
• Regolamento aziendale: il documento interno redatto dal datore di lavoro può dettagliare e contestualizzare i comportamenti rilevanti in rapporto all’organizzazione specifica. Tale regolamento richiama le norme generali ma consente di adattare le procedure ai bisogni concreti, pur nel rispetto dei limiti fissati dal CCNL e dalla legge.

Grazie a questa struttura articolata, ciascuna organizzazione può tutelare i propri interessi in modo trasparente, garantendo sia la chiarezza delle regole interne sia la corretta applicazione delle sanzioni. Ogni fase della procedura disciplinare, dalla contestazione agli eventuali provvedimenti consequenziali, deve essere svolta in coerenza con quanto previsto dai contratti collettivi e dagli accordi sindacali laddove presenti.

Proporzionalità, recidiva e collegamento con il licenziamento

La disciplina delle sanzioni deve sempre basarsi sul principio di proporzionalità: la misura adottata deve essere adeguata alla gravità del comportamento contestato. La recidiva riveste particolare importanza, poiché il ripetersi di condotte già censurate può innalzare il livello della sanzione fino all’interruzione del rapporto di lavoro. La legge stabilisce che i richiami diventino elementi valutabili soltanto entro il biennio dalla data di applicazione della sanzione.

Non esiste un numero predefinito di richiami necessario per procedere con un licenziamento per motivi disciplinari. I contratti collettivi, in alcuni settori, possono indicare soglie orientative, ma prevale la valutazione individuale della gravità e della reiterazione delle infrazioni commesse. È la perdita del vincolo fiduciario l’elemento centrale che giustifica, secondo giurisprudenza consolidata, il ricorso a misure estreme come il licenziamento per giusta causa o giustificato motivo soggettivo.

La valutazione degli aspetti di proporzionalità ed effettività delle sanzioni rappresenta una garanzia tanto per il datore quanto per il lavoratore. Ogni sanzione irrogata, soprattutto se seguita dal ricorso al licenziamento, deve essere motivata accuratamente e rispettare la cornice normativa vigente.

Come deve essere redatta una lettera di richiamo e quando può essere invalida

Una corretta redazione del provvedimento disciplinare richiede la presenza di requisiti essenziali:

• Indicazione esatta degli addebiti: La condotta ascritta deve essere narrata in modo dettagliato e cronologicamente preciso.
• Riferimento a norme violate: Vanno menzionate norme interne, articoli del regolamento o disposizioni del CCNL violate.
• Elementi di prova: Per consolidare la legittimità del richiamo, è preferibile allegare documenti a supporto.

Mancanze di tali elementi o genericità nella contestazione possono rendere il provvedimento inefficace. Tra i vizi di invalidità più ricorrenti si segnalano inoltre:

• Mancanza di chiarezza nella formulazione dei fatti contestati
• Assenza di riferimenti concreti e documentabili
• Impossibilità per il dipendente di esercitare la difesa

Il rispetto delle corrette modalità redazionali, quindi, assicura non solo la validità della contestazione ma anche la serenità dei rapporti tra le parti, prevenendo eventuali contenziosi.

Obblighi di sicurezza sul lavoro e richiami disciplinari in ambito prevenzione

Il D.Lgs. 81/2008 impone stringenti obblighi ai lavoratori, oltre che ai datori, in materia di prevenzione, salute e sicurezza. Ogni trasgressione delle indicazioni impartite in tema di utilizzo di dispositivi di protezione, segnalazione di situazioni di pericolo e rispetto delle procedure interne può dar luogo a richiami scritti e, nei casi più gravi, a sanzioni amministrative o penali.

• Obbligo di utilizzo corretto delle attrezzature e dei dispositivi forniti;
• Partecipazione ai programmi di formazione e informazione obbligatoria;
• Segnalazione tempestiva di eventuali mancanze o rischi riscontrati in azienda.

In caso di reiterata inosservanza di tali obblighi, il datore di lavoro è tenuto, anche per legge, a intervenire per proteggere la collettività e garantire l’osservanza delle normative, ricorrendo allo strumento della contestazione disciplinare.

Risposta del lavoratore e tutela in caso di lettera di richiamo

A seguito della ricezione del provvedimento disciplinare, il dipendente ha il diritto di:

• Presentare una risposta scritta con le proprie giustificazioni entro cinque giorni;
• Richiedere un incontro per il confronto diretto con la funzione preposta;
• Rivolgersi, se necessario, alle organizzazioni sindacali o a un consulente per la tutela dei propri diritti.

Il rispetto di questa fase garantisce l’effettività del diritto di difesa e consente al lavoratore di chiarire la propria posizione. L’ascolto attento delle motivazioni può portare all’archiviazione della procedura disciplinare, oppure alla sua prosecuzione se le spiegazioni non vengono ritenute sufficienti. In ogni caso, la presenza di una documentazione completa e trasparente protegge entrambe le parti da equivoci e contenziosi futuri.

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