Quali sono i documenti condominiali consultabili da condomini e come fare averli. Procedura, tempi, casi di rifiuto

Quali documenti possono di diritto essere consultati dai condomini, sia secondo quanto previsto dalla normativa vigente e al Garante della Privacy

Autore: Marianna Quatraro
pubblicato il 18/06/2025 alle ore 17:01

Nel sistema giuridico italiano, il diritto di consultare documenti condominiali da parte dei proprietari trova tutela nello scopo di garantire trasparenza, partecipazione e controllo sulla gestione delle parti comuni.

Gli strumenti normativi principali sono rintracciabili nel Codice Civile, in particolare agli articoli 1129, 1130, 1130-bis e nelle puntuali indicazioni fornite dal Garante per la protezione dei dati personali in materia di privacy. 

I principi stabiliti dal Garante Privacy richiamano l’esigenza di bilanciare diritto di accesso e tutela dei dati personali: solo coloro che abbiano titolo iure proprietatis o altro diritto reale possono esercitare l’ispezione, in relazione al proprio interesse e nei limiti necessari per non ledere la privacy altrui. Vige il divieto di prendere visione o estrarre copia di dati personali non strettamente necessitati dalla finalità di controllo e partecipazione all’assemblea. 

Quali documenti condominiali possono essere richiesti dai condomini

I condomini hanno diritto di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, di tutti i documenti condominiali inerenti alla gestione, alla contabilità, agli interventi tecnici e alle questioni patrimoniali. Questi comprendono principalmente:

• Rendiconti annuali, bilanci preventivi e consuntivi
• Estratti conto bancari e documenti di pagamento
• Fatture, ricevute e contratti stipulati dal condominio
• Verbali delle assemblee e regolamenti interni
• Documentazione relativa alle spese straordinarie
• Documenti tecnici come certificazioni, attestati di prestazione energetica, progetti e autorizzazioni

La richiesta per consultarli può essere avanzata in qualsiasi momento.

Procedura per ottenere i documenti: il ruolo della richiesta scritta all’amministratore

La domanda per l'accesso ai documenti condominiali deve essere presentata in forma scritta, preferibilmente mediante raccomandata A/R o PEC, indirizzata direttamente all’amministratore presso lo studio indicato nei recapiti ufficiali. La richiesta può essere avanzata senza l’assistenza di un legale.

L’amministratore, dal canto suo, è tenuto a rispondere entro un termine congruo, di norma 15 giorni, concedendo visione ed eventualmente copia dei documenti, con rimborso delle sole spese sostenute per la riproduzione. In caso di ritardi od omissioni, si può ricorrere all’autorità giudiziaria per ottenere tutela dei propri diritti.

Accesso diretto ai documenti bancari condominiali: quando e come rivolgersi alla banca

Situazioni di mancato riscontro da parte dell’amministratore giustificano il ricorso diretto all’istituto bancario che detiene il conto intestato al condominio. Tali istanze, supportate dalla documentazione della diffida precedente, devono essere presentate in modo formale e sempre in forma scritta. Sulla base di quanto previsto dalla normativa vigente, ogni condomino è qualificato come cliente e può ottenere, a proprio carico, copia della documentazione riferita alla gestione degli ultimi dieci anni. Qualora l’accesso venga negato anche dalla banca, è legittimo agire in giudizio sia nei confronti dell’amministratore che dell’istituto di credito interessato.

Casi pratici di legittimità e diniego: diritti degli ex condomini e rendicontazione

Un tema ricorrente è quello che riguarda gli ex condomini: il diritto di accesso permane solo per la documentazione relativa al periodo in cui il richiedente ha effettivamente rivestito la qualità di condomino. Ad esempio, l’ABF ha riconosciuto la legittimità della richiesta di estratti conto a ex proprietari per gli anni in cui erano titolari dell’unità.

D’altro canto, l’amministratore può negare l’esibizione relativa a periodi successivi. Sono leciti i controlli sulla ripartizione delle spese condominiali ordinarie e straordinarie, mentre le istanze generiche, che non trovano fondamento nella necessità di verifica delle proprie posizioni, possono essere legittimamente respinte nel rispetto del principio di correttezza amministrativa.

Conseguenze del rifiuto dell’amministratore: tutela giudiziale e revoca

Nel caso in cui vengano rilevati divieti, ostruzioni o ritardi non giustificati nell’accesso ai documenti, il singolo condomino ha il diritto di rivolgersi al Tribunale ordinario richiedendo misure urgenti, tra cui l’ordine di esibizione o la revoca dell’incarico dell’amministratore. L’inerzia o il comportamento omissivo integra grave irregolarità, costituendo giusta causa di revoca anche su istanza di uno solo dei condomini. Il giudice valuterà la fondatezza della domanda sulla base dei fatti e della documentazione prodotta.

Normativa su documenti tecnici e spese straordinarie: obblighi e ripartizione

I documenti tecnici assumono rilievo nella gestione di importanti lavori condominiali, come perizie, attestazioni di prestazione energetica o documentazioni legate a interventi straordinari. Tutte le spese relative a tali documenti seguono la ripartizione prevista dal regolamento e pro-quota secondo i millesimi di proprietà. Il condomino può richiedere copia e dettagli delle spese affrontate; l’amministratore è tenuto a rendere disponibile la documentazione correlata, permettendo un controllo effettivo e consapevole delle attività svolte e delle voci di bilancio e legate alle opere straordinarie eseguite, nonché alla loro rendicontazione.

Obblighi di archiviazione e consultazione digitale: sito internet condominiale e nuove tecnologie

L’evoluzione digitale impone agli amministratori la tenuta di un sito internet dove, a seguito di delibera assembleare, possano essere caricati e consultati in formato digitale i documenti condominiali di diritto per i condomini e come averli. La consultazione online, nel rispetto della normativa privacy, facilita così a tutti i condomini l’accesso, sicuro, ai documenti.