Quando e per quali spese un amministratore di condominio ha diritto al rimborso nel 2023

Quando e per quali spese un amministratore di condominio ha diritto al rimborso nel 2023? Nel momento in cui viene nominato dall’assemblea, l’amministratore di condominio riceve comunicazione anche del compenso che riceverà per la sua prestazione e che viene sempre stabilito dall’assemblea.

Dal canto suo, lo stesso amministratore di condominio, incaricato di occuparsi della gestione e dell’amministrazione dello stabile, nel momento di conferimento del suo incarico fornisce all’assemblea il preventivo con le proprie competenze indicando analiticamente l’importo chiesto come compenso per l’attività professionale svolta. E ci sono anche casi in cui un amministratore di condominio ha diritto al rimborso spese insieme al compenso. Vediamo quando.

• Rimborso spese per trasferta quando spetta all’amministratore di condominio
• Rimborso per spese sostenute durante gestione condominio spetta o no all’amministratore

Rimborso spese per trasferta quando spetta all’amministratore di condominio

Tra i rimborsi a cui può avere diritto un amministratore di condominio, c’è il rimborso delle spese sostenute in caso di trasferta in luogo diverso da quello di residenza. Solo in tal caso e per motivi legati ad incarichi aziendali gli amministratori hanno il diritto ad un rimborso spese per trasferta.

Precisiamo che nel caso degli amministratori di condominio, solo in rari casi il contratto di lavoro indica in modo specifico il luogo di svolgimento dell’incarico, per cui le trasferte che possono dar luogo ad un rimborso spese per un amministratore sono soltanto quelle che richiedono il suo spostamento in un diverso comune. 

Stando alle leggi in vigore, in ogni caso, e per qualsiasi spesa, un amministratore ha diritto al rimborso solo quando le spese vengono provate da adeguata documentazione. Devono, dunque, essere conservati scontrini o fatture che attestino il sostenimento della spesa e senza tale documentazione non si può ottenere alcun rimborso spese.

Se un amministratore di condominio figura poi come dipendente della società, cioè percepisce uno stipendio come collaboratore parasubordinato, ha diritto al rimborso spese secondo diverso regime fiscale che può essere analitico o forfettario.

Il rimborso spese analitico per l’amministratore è legato alla certificazione analitica delle diverse spese anticipate personalmente dall’amministratore nell’espletamento dell’incarico societario e per averlo bisogna sempre conservare i documenti giustificativi (fatture, ricevute, documento commerciale, etc), mentre il rimborso spese forfettario prevede che la società paghi un compenso giornaliero prestabilito all’amministratore (come l’indennità di trasferta), indipendentemente dalla durata della trasferta o dalle attività connesse. 

Rimborso per spese sostenute durante gestione condominio spetta o no all’amministratore

Altre spese per cui, stando a quanto previsto dalle leggi in vigore, l’amministratore di condominio ha diritto ad un rimborso sono le spese sostenute in generale per il condominio e la sua manutenzione nel corso della sua gestione. 

Le spese per cui l’amministratore può chiedere il rimborso possono essere, per esempio, spese per l’acquisto di mobilio necessario per svolgere le assemblee di condominio nei locali interni all’edificio; spese relative alle raccomandate inviate per convocare l’assemblea; spese per la cancelleria; spese per fare fotocopie, ecc.

Anche in tutti questi casi, per poter avere un rimborso è sempre necessario conservare e presentare adeguata documentazione da inserire all’interno del bilancio consuntivo che deve sempre essere approvato dall’assemblea condominiale.

Stesso discorso vale per tutte le spese anticipate anche per lavori in condominio, di cui l’amministratore deve poi rendere sempre conto all’assemblea.