Come deve essere un ufficio per rendere felici e produttivi: sicuramente non un open space secondo gli esperti

Uno studio sperimentale che si affianca alla ben nota ricerca di Ethan Bernstein e Stephen Turban ha rilevato che chi lavorava ascoltando conversazioni comprensibili riferiva più distrazioni e otteneva risultati peggiori nei compiti cognitivi rispetto a chi operava in un ambiente più tranquillo. Il dato richiama un’esigenza concreta: collaborare non significa svolgere ogni attività nello stesso spazio. Un ufficio deve offrire occasioni per parlare, confrontarsi e incontrarsi, ma anche luoghi in cui lavorare senza essere esposti di continuo alle conversazioni altrui.

Open space: il vantaggio e il costo quotidiano

Riunire le persone può facilitare gli scambi, rendere più rapido il coordinamento e permettere un uso flessibile degli spazi. Per il lavoro di gruppo e le attività che richiedono confronti frequenti, avere i colleghi a portata di mano è utile. La difficoltà arriva quando la stessa configurazione viene imposta a mansioni diverse per l’intera giornata: una telefonata, una riunione nata sul momento o una conversazione vicina possono spezzare la concentrazione di chi legge, scrive o analizza dati.

Il rumore non ha sempre lo stesso effetto. La ricerca distingue i suoni generici dalle parole comprensibili provenienti dalle postazioni vicine: il linguaggio attira l’attenzione perché il cervello tende a elaborarlo anche quando non si prende parte alla conversazione. Nell’esperimento del 2013, i ricercatori hanno confrontato le prestazioni di persone impegnate in compiti cognitivi mentre erano esposte a diversi suoni d’ufficio. Le conversazioni intelligibili hanno provocato più distrazioni e reso più difficile portare a termine i compiti rispetto a condizioni meno disturbanti. È un meccanismo che conta soprattutto quando il lavoro richiede attenzione continuativa.

Un’altra ricerca, pubblicata nel 2018 da Ethan Bernstein e Stephen Turban, ha seguito i dipendenti di due aziende prima e dopo il passaggio a spazi aperti. Le interazioni faccia a faccia sono diminuite di circa il 70% in una delle imprese e del 71% nell’altra; nello stesso periodo sono aumentate le comunicazioni elettroniche. Nelle due aziende osservate, la vicinanza fisica non ha portato a più scambi in presenza. Rumore, interruzioni e minore riservatezza possono spingere le persone a proteggersi ricorrendo a messaggi e cuffie.

La privacy incide sulle attività quotidiane, dalle conversazioni individuali ai compiti che richiedono autonomia. Sentirsi osservati o ascoltati può renderli più faticosi. La domanda utile, quindi, riguarda la distribuzione delle attività: quali compiti si svolgono meglio in ciascuno spazio e quali condizioni permettono alle persone di lavorare bene.

Un solo ufficio non soddisfa tutti i bisogni

Nel corso della giornata si passa da un’attività all’altra. Una riunione di progetto richiede dialogo e accesso ai colleghi; per scrivere un documento complesso può servire tranquillità; una telefonata riservata richiede isolamento. E una pausa, semplicemente, aiuta a recuperare energie.

Anche le preferenze cambiano da persona a persona. C’è chi ricava idee dal confronto spontaneo e chi, dopo un’interruzione, fatica a ritrovare il filo. Organizzare l’ufficio a partire dalle mansioni aiuta a gestire queste differenze senza trasformarle in una frizione quotidiana. Si possono affiancare zone per concentrarsi, aree per collaborare e luoghi per conversazioni riservate, con indicazioni chiare su come usarle.

Una zona tranquilla può essere una stanza chiusa, ma anche un’area schermata da librerie, pannelli o arredi fonoassorbenti. Servono regole condivise per chiamate e conversazioni. Per un confronto rapido può bastare un tavolo dedicato; per riunioni più lunghe sono utili piccole sale prenotabili. Colloqui individuali e videoriunioni, invece, si svolgono meglio in cabine o locali che limitano la propagazione della voce. Le aree comuni restano un punto d’incontro, senza diventare il luogo in cui si deve fare tutto.

La qualità dello spazio dipende dalla sua adeguatezza all’attività. Un team creativo può aver bisogno di confrontarsi e, subito dopo, di tempo individuale per sviluppare le idee. In un servizio amministrativo possono essere più importanti la continuità e la riservatezza, insieme a momenti organizzati per coordinarsi.

Rumore e interruzioni: proteggere l’attenzione

Per gestire il rumore non basta chiedere ai colleghi di abbassare la voce. Contano la disposizione delle postazioni, la distanza tra le persone e le superfici che riflettono il suono. Anche la destinazione dei locali fa la sua parte: una sala riunioni con porta, lontana dalle scrivanie usate per concentrarsi, limita il volume percepito e le interruzioni visive.

Ci sono poi regole organizzative semplici da mettere in pratica. Le chiamate possono svolgersi in aree dedicate; le riunioni improvvisate possono essere spostate lontano dalle postazioni di lavoro. Concordare fasce senza interruzioni costa poco e aiuta a proteggere il tempo necessario per un compito. Le cuffie sono utili per alcune persone, ma l’ambiente va progettato anche sul piano acustico.

Le conversazioni non sono l’unica fonte di interruzioni. Notifiche, richieste istantanee e riunioni distribuite nell’arco della giornata frammentano il tempo. L’organizzazione può ridurre questo attrito stabilendo quali canali usare, entro quando rispondere e quali comunicazioni siano davvero urgenti. Può anche proteggere periodi di lavoro dedicati a un singolo compito. La concentrazione è una risorsa organizzativa: processi e strumenti devono lasciare alle persone il tempo per usarla.

Anche il lavoro ibrido può aiutare, se le modalità sono definite con chiarezza. Da remoto si possono svolgere alcune attività individuali; la sede può essere dedicata a incontri, formazione e collaborazione. Perché la giornata in presenza sia utile, occorre uno scopo e servono spazi adatti alle attività previste. In caso contrario, si rischia di ritrovarsi in ufficio per seguire le stesse riunioni online, con più rumore e senza maggiori occasioni di relazione.

Ergonomia: una postazione che non ostacola il lavoro

Il benessere si gioca anche alla singola scrivania. Una sedia inadatta, lo schermo nella posizione sbagliata o un piano troppo alto possono causare disagio e rendere più difficile mantenere l’attenzione. Per scegliere gli interventi ergonomici bisogna partire dalla persona e dal compito che svolge, non dall’aspetto moderno degli arredi.

Una postazione regolabile permette di adattare sedia e piano di lavoro alla statura e alla postura di chi la usa. Lo schermo va posizionato in modo da non costringere a tenere il collo inclinato a lungo; tastiera e mouse devono lasciare alle braccia una posizione comoda. Alternare la seduta a momenti in piedi e a brevi pause di movimento rende la giornata meno statica. L’ergonomia riduce gli ostacoli fisici che si accumulano mentre si lavora.

Negli uffici con scrivanie condivise servono istruzioni semplici per regolare le attrezzature e lasciare la postazione pronta per chi la userà dopo. Monitor, sedute e periferiche devono essere disponibili in quantità adeguata alle presenze previste. Prenotare una scrivania serve a poco se mancano gli strumenti necessari o se ogni persona deve perdere tempo per renderla utilizzabile.

Le imprese piccole possono cominciare dalle postazioni più frequentate. Prima si raccolgono le difficoltà incontrate dai lavoratori, poi si interviene in ordine di priorità: sedute, supporti per lo schermo, illuminazione locale e disposizione di tastiera e mouse. Chi usa gli spazi ogni giorno può segnalare problemi pratici che una planimetria non mostra.

Luce, aria e comfort: le condizioni ambientali

Anche un ufficio ben organizzato può risultare scomodo: la luce abbaglia, l’aria è pesante oppure la temperatura cambia troppo. Illuminazione, ventilazione e comfort termico condizionano il tempo trascorso negli ambienti e il modo in cui si affrontano le attività. Per leggere e lavorare al computer serve una luce adeguata, distribuita in modo da limitare i riflessi. La luce naturale è piacevole, ma va gestita con tende o schermature che riducano abbagliamento e calore.

Per la qualità dell’aria occorre curare la manutenzione degli impianti e il ricambio d’aria, tenendo conto delle condizioni dei singoli ambienti. Anche la temperatura si percepisce in modo diverso a seconda dell’esposizione al sole, della vicinanza alle finestre e della zona in cui si lavora. Il comfort ambientale dipende da più fattori, non da un singolo elemento decorativo.

Piante e materiali naturali possono rendere l’ufficio più gradevole e meno impersonale. La progettazione biofilica, che porta negli spazi elementi ispirati alla natura, può tradursi in scelte semplici: accesso alla luce naturale, colori riposanti, materiali piacevoli e aree verdi curate. Anche in pochi metri quadrati, spostare una scrivania lontano da un passaggio continuo può cambiare l’esperienza di chi ci lavora.

Per capire come funzionano gli spazi si possono osservare aspetti concreti: quante volte vengono usate le sale, quante interruzioni vengono segnalate, quanto spesso qualcuno deve spostarsi per telefonare. Sono utili anche le valutazioni dei lavoratori su rumore e comodità. Una verifica completa considera la qualità del lavoro, la facilità di collaborazione e la possibilità di concentrarsi.

Benessere e produttività si progettano insieme

Il benessere in ufficio dipende anche da come si lavora e da come ci si rapporta. Comunicazione aperta, carichi sostenibili, autonomia e confini rispettati tra lavoro e vita privata incidono sull’esperienza delle persone. Orari flessibili e obiettivi chiari contribuiscono a un clima più sereno, così come un’organizzazione in cui sia possibile chiedere aiuto.

Le aziende che investono nel benessere possono favorire motivazione, collaborazione e qualità delle prestazioni, oltre a ridurre i fattori che alimentano assenteismo e turnover. Le iniziative devono essere coerenti con il lavoro quotidiano: una sala silenziosa ha scarso valore se le riunioni occupano tutte le fasce orarie; una postazione ergonomica non risolve un carico di lavoro costantemente eccessivo. Spazi, processi e relazioni devono funzionare insieme.

L’open space può offrire un luogo per il confronto e la socialità. Le ricerche sulle distrazioni e sulle interazioni mostrano che, dopo il passaggio agli spazi aperti, nei due casi analizzati gli scambi in presenza sono diminuiti, mentre sono aumentate le comunicazioni elettroniche. Zone tranquille, sale per gli incontri, aree comuni, arredi ergonomici e condizioni ambientali curate rispondono a esigenze differenti.

Un ufficio efficace mette a disposizione ambienti coerenti con le attività e con i bisogni delle persone.

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