Come funziona il rimborso chilometrico riconosciuto ai dipendenti, tassazione e quando avviene pagamento

Gestire le trasferte lavorative comporta una serie di adempimenti sia per il datore di lavoro sia per il dipendente. Uno dei temi più rilevanti è l’indennizzo relativo all’utilizzo del mezzo privato per finalità aziendali. La restituzione dei costi sostenuti dal dipendente tramite indennità chilometrica rappresenta uno strumento consolidato in Italia, che garantisce la copertura delle spese realmente sopportate e ne certifica la trasparenza, anche sotto il profilo fiscale e previdenziale.

Cos’è il rimborso chilometrico e a chi spetta

L’indennità legata ai chilometri effettuati consiste in una compensazione monetaria versata dal datore di lavoro al dipendente quando quest’ultimo utilizza il proprio veicolo per trasferte lavorative. La misura è applicabile a tutti i lavoratori dipendenti e collaboratori che, per esigenze di servizio, effettuano spostamenti fuori dalla sede aziendale impiegando un mezzo personale, come auto privata, moto o veicolo a noleggio.

• Tipologia di lavoratori coinvolti: sia lavoratori subordinati che, in alcuni casi, autonomi con rapporto continuativo.
• Condizioni: la trasferta deve essere preventivamente autorizzata e motivata, con specifica indicazione delle mansioni affidate, della località da raggiungere, e della natura dell’utilizzo del mezzo personale.
• Limiti: il rimborso si applica esclusivamente all’uso di veicoli propri in contesti lavorativi, svincolando i normali trasferimenti casa-sede.

L’indennità chilometrica copre diversi oneri: carburante, assicurazione, manutenzione ordinaria e straordinaria, usura e quota capitale del veicolo. Da non confondere con altre forme di rimborso (a piè di lista o forfettario), questa soluzione consente una rendicontazione puntuale delle spese basata su parametri oggettivi (come le tabelle ACI).

Quando si ha diritto al rimborso chilometrico e differenze col tragitto casa-lavoro

La spettanza del rimborso non è automatica ma subordinata a condizioni precise. Il diritto nasce solo se:

• La destinazione è diversa dalla sede aziendale abituale e vi è un ordine di servizio formale.
• L’utilizzo del veicolo privato è stato autorizzato.
• Il percorso è strettamente connesso ad attività lavorative, non comprende spostamenti ordinari casa-lavoro.

Una delle domande più frequenti riguarda il tragitto tra casa e luogo di lavoro: secondo prassi e normativa, questo percorso non dà diritto a rimborso. L’eccezione, specificata anche a livello europeo, riguarda quei lavoratori senza sede fissa (come agenti o tecnici itineranti) per cui sia la missione che gli eventuali rientri presso la sede aziendale possono essere soggetti a rimborso, purché autorizzati e documentati.

Se il dipendente parte dalla propria abitazione invece che dalla sede di lavoro e compie un tragitto più lungo, il maggior importo riconosciuto viene trattato come reddito imponibile. Diversamente, qualora la distanza sia minore rispetto a quella calcolata dalla sede, il rimborso non concorre a formare il reddito (articolo 51 TUIR e Risoluzione Agenzia delle Entrate 92/E del 2015).

Documentazione necessaria per ottenere il rimborso chilometrico

La tracciabilità e la corretta rendicontazione delle spese sono imprescindibili per accedere al rimborso: serve garantire trasparenza e rispetto delle regole fiscali e aziendali. Ecco quali dati e documenti devono essere raccolti:

• Nota spese firmata dal dipendente, con data, motivo del viaggio, chilometri percorsi, luogo di partenza e destinazione.
• Permesso/autorizzazione all’uso del veicolo privato rilasciata dal datore di lavoro o dal responsabile.
• Riferimento alla tabella ACI utilizzata per il calcolo dell’indennità.
• Documentazione degli eventuali costi accessori, come scontrini di pedaggi e ricevute parcheggi.
• Dettagli del mezzo, quali modello, marca e alimentazione; eventualmente copia o dati tecnici del libretto di circolazione.

La documentazione deve essere archiviata in modalità digitale o cartacea per almeno dieci anni: il mantenimento dei dati corretti è decisivo in caso di controllo da parte delle autorità fiscali.

Come calcolare il rimborso chilometrico: tabelle ACI e altre modalità

La determinazione dell’importo spettante avviene principalmente attraverso l’applicazione delle tabelle ACI (Automobile Club d’Italia), aggiornate annualmente e riconosciute dall’Agenzia delle Entrate come parametro oggettivo. Ecco una panoramica delle modalità pratiche:

• Standard ACI: si individua il modello e la categoria del veicolo, si applica la tariffa chilometrica aggiornata ed espressa in euro/km e si moltiplica per i chilometri percorsi.
• Calcolatore digitale: tramite il portale online ACI si possono personalizzare i parametri (tipologia carburante, percorrenza media annua, modello) per determinare tariffe differenziate secondo le reali esigenze del dipendente.
• Costi proporzionali: in alcuni casi aziendali o accordi specifici, è possibile rimborsare solo alcune voci (es. solo carburante e usura) secondo tabelle dedicate, scorporando costi fissi o non proporzionali.
• Quota standard: alcune policy interne fissano un importo medio per tutti (tra 0,20 e 0,40 euro/km), ma si consiglia cautela perché questa soluzione è meno precisa e può generare contenziosi in caso di controlli.

Le voci considerate nel rimborso ACI includono carburante, manutenzione ordinaria e straordinaria, quota capitale, assicurazione e deprezzamento, mentre sono esclusi costi accessori come pedaggi o parcheggi, i quali possono però essere rimborsati tramite presentazione degli scontrini.

Parametri principali da considerare per ogni calcolo:

• Modello, alimentazione e cilindrata del veicolo.
• Tipologia del viaggio (comunale/extracomunale).
• Numero di chilometri effettivamente percorsi per attività lavorative.

Deducibilità e tassazione del rimborso chilometrico: limiti, regole e novità introdotte nel 2025

L’aspetto fiscale dei rimborsi varia secondo la percorrenza e la corretta applicazione delle tabelle ACI. Le aziende possono dedurre integralmente il costo dei rimborsi ai fini delle imposte dirette (IRES/IRPEF) laddove il veicolo abbia una potenza pari o inferiore a:

• 17 cavalli fiscali (benzina)
• 20 cavalli fiscali (diesel)

Per veicoli più potenti, la deducibilità è ammessa solo fino al limite massimo riconosciuto per la potenza sopra indicata. L’eventuale eccedenza costituisce reddito imponibile per il dipendente e va gestita con attenzione in busta paga.

Le novità normative dal 2025 introducono una tassazione differenziata per i fringe benefits e i veicoli aziendali in uso promiscuo:

L’indennità chilometrica, calcolata in modo puntuale e secondo le tabelle ACI, resta comunque esente da imposte per il dipendente se riferita a trasferte fuori dal comune di lavoro.

La Legge 85/1995 e le relative circolari forniscono il quadro normativo di riferimento. Secondo l’articolo 51, comma 5 del TUIR, il rimborso è escluso dalla base imponibile se:

• Calcolato con criteri oggettivi (tabella ACI aggiornata, percorso reale, documentazione completa).
• Rilasciato per missioni in comuni diversi da quello della sede aziendale.

Attenzione: ogni importo non conforme alle regole fiscali, o calcolato eccedendo i dati ACI, va riportato nel cedolino come reddito da lavoro e soggetto a contribuzione INPS e Irpef.

Richiesta e pagamento del rimborso chilometrico: tempi e modalità in busta paga

La richiesta di rimborso parte formalmente dal dipendente una volta conclusa la trasferta:

• Si compila la nota spese allegando tutta la documentazione e i dettagli della missione.
• Il documento viene controllato dal responsabile o dall’ufficio HR e validato.
• Dopo l’approvazione, l’importo viene inserito nella busta paga successiva a quella del mese in cui la trasferta è avvenuta.

Se l’azienda adotta un rimborso forfettario invece di quello dettagliato tramite tabelle, si possono riconoscere importi fissi giornalieri secondo la normativa vigente, ma solo per le trasferte extracomunali.

Le tempistiche di erogazione sono generalmente rapide: il rimborso viene liquidato nel mese successivo alla missione. Tuttavia, la velocità dell’operazione può dipendere da policy o software gestionali interni.

Modalità di esposizione in busta paga:

• Il rimborso chilometrico compare come voce separata rispetto al normale stipendio.
• L’eventuale quota eccedente i limiti ACI viene riportata come reddito e tassata secondo normativa.

• Calcolo Part Time Agevolato