Si può controllare la presenza e attività dei dipendenti con le impronte digitali e dati biometrici o è illegale?

L’impiego di dati biometrici nei luoghi di lavoro è oggetto di attenzione crescente, soprattutto per la diffusione di tecnologie che consentono l’identificazione attraverso caratteristiche fisiche uniche come le impronte digitali. Il Garante per la protezione dei dati personali e il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) definiscono questi dati come “personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico” idonei a identificare in modo univoco una persona. Rientrano in questa categoria non solo le impronte digitali dei dipendenti, ma anche la scansione dell’iride e il riconoscimento facciale.

Il principio guida risiede nella stretta limitazione dell’uso di queste informazioni, consentito solo in situazioni eccezionali, connesse a vere esigenze di sicurezza o interesse pubblico. Ogni operazione effettuata su dati biometrici necessita di una valutazione d’impatto (DPIA), di specifica autorizzazione e della costante osservanza dei criteri di necessità e proporzionalità.

• Necessità: Il ricorso a sistemi biometrici deve risultare indispensabile, ossia non possono esistere strumenti alternativi meno invasivi con la stessa efficacia.
• Proporzionalità: L’utilizzo deve essere adeguato rispetto allo scopo perseguito e limitato allo stretto indispensabile.

è vietata qualsiasi raccolta e trattamento sistematico e generalizzato dei dati biometrici dei lavoratori senza l’espressa base normativa e in assenza di una valutazione preventiva dei rischi.

Timbrare con l’impronta? Il Garante ribadisce il suo “no”

Negli ultimi anni, sono emersi diversi casi in cui datori di lavoro, pubblici e privati, hanno adottato sistemi che prevedono l’uso delle impronte digitali dei dipendenti per la timbratura degli ingressi e delle uscite. La posizione del Garante Privacy è stata chiara: tali pratiche sono generalmente vietate.

Le motivazioni riguardano principalmente:

• Assenza di base giuridica: La normativa italiana ed europea non prevede esplicitamente questa modalità di rilevazione nel contesto della gestione ordinaria delle presenze lavorative.
• Non validità del consenso: In ambito lavorativo, il rapporto gerarchico può rendere il consenso del dipendente non realmente libero – il che invalida questa base giuridica.
• Mancanza di necessità: Esistono alternative meno intrusive (badge, software, modelli di gestione presenze) capaci di garantire la corretta amministrazione, rendendo sproporzionato l’uso di dati altamente sensibili.

L’interesse all’efficienza amministrativa non giustifica una sorveglianza così pervasiva da ledere la dignità e la riservatezza personale.

Impronte digitali per rilevare le presenze: il Garante Privacy le dichiara illegittime

L’impiego di sistemi biometrici per la rilevazione delle presenze dei lavoratori è valutato come illegittimo sulla base di molteplici pronunce dell’autorità di controllo.

L’assenza di una base normativa espressa e la particolare natura dei dati trattati comporta che il monitoraggio attraverso impronte venga considerato disproporzionato. Tali forme di controllo possono inoltre essere percepite come strumenti di sorveglianza non giustificata.

Privacy sul lavoro: vietato l’uso delle impronte digitali per rilevare le presenze senza una legge specifica

Senza norme di legge specifiche o accordi collettivi che lo prevedano, l’impiego dei dati biometrici per finalità di semplice registrazione delle presenze è sempre vietato. Questa posizione si fonda, non solo sulla protezione rafforzata accordata dal GDPR, ma anche sull’assenza di legittimazione esplicita nelle norme nazionali.

• L’eventuale introduzione di norme permissive precedenti è stata abolita.
• Nemmeno il trattamento anonimizzato e la conservazione in forma di modelli matematici esclude la natura sensibile e personale di tali informazioni.

Solo in settori caratterizzati da particolari esigenze di sicurezza, ad esempio per l’accesso a zone riservate o per la tutela di interessi pubblici rilevanti, può essere possibile autorizzare tale trattamento previo rigoroso rispetto della disciplina vigente – comprensiva di DPIA e garanzie precise per i lavoratori.

L’innovazione nella gestione del tempo di lavoro: rilevazione presenze con lettori biometrici

Le soluzioni tecnologiche che prevedono i lettori biometrici, anche se promosse come strumenti efficaci contro frodi e irregolarità, sollevano numerosi dubbi in materia di fattibilità legale e protezione della privacy.

Sebbene la gestione innovativa del tempo di lavoro sia auspicata in contesti aziendali moderni, l’utilizzo delle impronte digitali dei dipendenti resta subordinato al rispetto delle norme di data protection e alla necessità di adottare opzioni alternative laddove possibile.

• Le aziende sono tenute a valutare soluzioni rispettose della riservatezza, come:
• Badge personali non biometrici
• Software gestionali collegati agli accessi fisici

Sono misure che soddisfano sia i requisiti giuridici sia quelli operativi, evitando sanzioni e contenziosi legati alla protezione dei dati.

Il trattamento dei dati biometrici dei lavoratori

La gestione delle informazioni biometrica rientra tra i trattamenti soggetti a requisiti stringenti, dato che le impronte digitali dei dipendenti costituiscono “categorie particolari di dati personali”.

Ogni violazione in materia di gestione dei dati biometrici può comportare sanzioni fino al 4% del fatturato globale annuo dell’impresa, secondo quanto stabilito dal GDPR. Un trattamento non conforme può inoltre danneggiare la reputazione aziendale e aprire a contenziosi interni.

Sistema di Rilevazione Presenze con Impronte Digitali

I sistemi basati sulle impronte digitali generano una serie di criticità dal punto di vista della protezione dei dati personali. Il Garante Privacy, con numerosi provvedimenti, ha sottolineato la necessità di disporre di una base normativa adeguata e di verificare sempre la disponibilità di metodi alternativi meno invasivi. In assenza di legittimità esplicita, questi sistemi non possono essere adottati per la sola finalità di monitoraggio degli orari dei lavoratori.

è quindi raccomandato adottare sistemi di gestione presenze coerenti con i princìpi di rispetto della privacy, minimizzando il rischio di trattare dati particolari e privilegiando soluzioni gestionali tradizionali, pienamente conformi alla normativa vigente.

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