Che cos'è la riunione periodica aziendale, cosa serve e quando è sempre obbligatoria per legge

Le riunioni periodiche aziendali svolgono un ruolo centrale nel mantenere tutti all'interno dell'organizzazione allineati e informati.

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il 20/04/2024 alle ore 9:30

Che cos'è la riunione periodica aziendal

Un elemento chiave della sicurezza sul lavoro nelle organizzazioni è la riunione periodica. Questo articolo analizza le circostanze che rendono obbligatoria tale riunione, gli stakeholder coinvolti e le disposizioni legislative che disciplinano queste assemblee, al fine di assicurare un ambiente lavorativo sicuro e regolamentato.

Le riunioni periodiche di sicurezza sono previste dalla legge per le aziende che superano una certa dimensione di personale, e sono importanti per la revisione e l'aggiornamento delle politiche di sicurezza. Ma vediamo meglio:

Riunione periodica aziendale, che cosa è e a cosa serve
Quando è sempre obbligatoria la riunione periodica aziendale

Riunione periodica aziendale, che cosa è e a cosa serve

Le aziende con più di 15 dipendenti devono tenere una riunione periodica di sicurezza sul lavoro almeno una volta all'anno. Questa frequenza può aumentare in presenza di significativi cambiamenti strutturali o processuali che incidano sulla sicurezza. La partecipazione a queste riunioni è essenziale per assicurare la sicurezza e il benessere del personale.

Una riunione periodica aziendale è un incontro regolare programmato tra i membri di un'organizzazione, tipicamente tra i dipendenti e la gestione, per discutere questioni operative, strategiche e di sviluppo. Queste riunioni possono essere settimanali, mensili o trimestrali, a seconda delle necessità dell'azienda.

Fornisce una piattaforma per aggiornare il team sui progressi verso gli obiettivi aziendali, discutere le modifiche nel mercato o nell'ambiente operativo e coordinare le attività future. Offre l'opportunità di identificare, discutere e risolvere problemi che emergono nel corso delle operazioni normali, facilitando un approccio collaborativo alla risoluzione delle sfide.

Consente la distribuzione di informazioni importanti attraverso l'organizzazione, garantendo che tutti siano informati e allineati con le politiche, le procedure e le strategie aziendali. Stimola il feedback dei dipendenti su varie questioni aziendali, promuovendo un ambiente di lavoro inclusivo e partecipativo. Questo può aumentare la motivazione e l'engagement del personale.

Può essere usata come occasione per riconoscere i risultati individuali e di squadra, motivando i dipendenti e migliorando il morale. Serve come momento critico per la pianificazione strategica e le decisioni, consentendo ai leader aziendali di riflettere sulle direzioni future basate sul feedback del team e sulle analisi delle prestazioni passate.

Devono partecipare il datore di lavoro o un suo delegato, il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, il medico competente e il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza.

Quando è sempre obbligatoria la riunione periodica aziendale

Le riunioni periodiche aziendali rappresentano non solo una pratica gestionale salutare, ma anche un requisito legale. Omettere queste riunioni espone a sanzioni penali e amministrative considerevoli. Le penalità economiche per mancato adempimento sono:

un'ammenda da 2.457,02 a 4.914,03 euro per non aver organizzato la riunione annuale o come specificato dalla normativa;
un'ammenda da 2.457,02 a 8.108,14 euro per non aver trattato ogni argomento richiesto durante la riunione;
un'ammenda da 614,25 a 2.211,31 euro per la mancata redazione del verbale che dettagli il contenuto delle discussioni svoltesi.

In pratica la riunione periodica per la sicurezza aiuta ad assicurare un ambiente di lavoro protetto e regolamentato. È indispensabile che i datori di lavoro riconoscano l'importanza di tali riunioni e ne garantiscano la frequente realizzazione. Il tutto non solo facilita la prevenzione di infortuni e malattie professionali, ma risponde anche a un preciso mandato legislativo applicabile alle aziende con più di 15 dipendenti.