Chi può guidare un'auto aziendale. Proprietari, dipendenti o anche altri?

L'auto aziendale rappresenta uno dei principali vantaggi in ambito lavorativo, offrendo ai dipendenti la possibilità di spostarsi per motivi professionali e, in alcuni casi, anche personali. Tuttavia, esistono regole precise su chi può mettersi al volante di un veicolo aziendale, con differenze significative in base alla tipologia di assegnazione. Vediamo nel dettaglio quali sono le normative che regolano questa materia e chi effettivamente può guidare un'auto di proprietà dell'azienda.

Auto aziendale ad uso esclusivamente lavorativo, chi può utilizzarla

Nel caso dei veicoli aziendali destinati ad uso esclusivamente lavorativo, le regole sono piuttosto restrittive. Questi mezzi possono essere guidati solo dal dipendente a cui sono stati formalmente assegnati e unicamente per svolgere mansioni collegate all'attività professionale.

Ciò comporta due importanti limitazioni:

• Il veicolo non può essere utilizzato per scopi personali, nemmeno per brevi commissioni come fare la spesa o accompagnare i figli a scuola
• Nessun'altra persona oltre al dipendente assegnatario può guidare il mezzo, nemmeno familiari o altri colleghi (salvo diverse disposizioni aziendali specifiche)

Generalmente, il veicolo ad uso esclusivamente aziendale deve essere parcheggiato presso la sede dell'impresa al termine dell'orario lavorativo. Non è consentito utilizzarlo per tornare a casa, a meno che non sia espressamente previsto dall'accordo con il datore di lavoro.

Auto aziendale ad uso promiscuo: maggiore flessibilità di utilizzo

La situazione cambia radicalmente quando si parla di auto aziendali concesse ad uso promiscuo. In questo caso, il dipendente può utilizzare il veicolo sia per motivi professionali che personali, godendo di una libertà d'uso decisamente superiore.

Con un'auto aziendale ad uso promiscuo il lavoratore può:

• Utilizzare il veicolo per recarsi al lavoro e tornare a casa
• Usare l'auto nel tempo libero e nei fine settimana
• Impiegare il mezzo anche per viaggi di piacere e vacanze

Un aspetto particolarmente rilevante è che, in caso di auto ad uso promiscuo, anche i familiari del dipendente possono guidare il veicolo, ampliando notevolmente le possibilità di utilizzo del mezzo.

Requisiti formali per l'uso promiscuo

Affinché l'utilizzo promiscuo sia legittimo e non comporti problemi in caso di controlli, è necessario rispettare alcune condizioni:

• L'assegnazione del veicolo deve risultare dal contratto di lavoro o da documentazione specifica
• Tale documentazione deve essere conservata insieme ai documenti del veicolo per giustificare che il conducente sia persona diversa rispetto al proprietario risultante dal libretto di circolazione
• L'uso aziendale del mezzo deve essere compatibile con le mansioni svolte dal dipendente
• L'assegnazione deve coprire la maggior parte del periodo d'imposta

In caso di modifiche alle condizioni di utilizzo, è necessario redigere un nuovo accordo da allegare al contratto di concessione originario.

Auto aziendali e tassazione agevolata, un vantaggio fiscale

Uno degli aspetti che rende l'auto aziendale particolarmente appetibile è la tassazione agevolata prevista per le imprese. Il beneficio fiscale varia in base alle emissioni di CO2 del veicolo, con quattro fasce di tassazione:

• 25% dell'importo calcolato sul costo chilometrico di esercizio (tabelle ACI) per veicoli con emissioni di CO2 fino a 60 g/km
• 30% dell'importo per veicoli con emissioni di CO2 tra 60 e 160 g/km
• 40% dell'importo per veicoli con emissioni di CO2 tra 160 e 190 g/km
• 50% dell'importo per veicoli con emissioni di CO2 superiori a 190 g/km

La normativa prevede anche un inasprimento della tassazione per i veicoli più inquinanti, con quote che saliranno al 50% per i veicoli con emissioni tra 160 e 190 g/km e al 60% per quelli con emissioni superiori a 190 g/km.

Differenze tra proprietari, dipendenti e altri soggetti

La gestione di un'auto aziendale varia significativamente in base alla relazione tra il soggetto e l'impresa proprietaria del veicolo. Ecco le principali distinzioni:

Titolari e soci dell'impresa

I proprietari o soci dell'azienda hanno generalmente maggiore libertà nell'utilizzo dei veicoli aziendali. Tuttavia, anche in questo caso è consigliabile mantenere una chiara distinzione tra uso personale e professionale, documentando adeguatamente gli spostamenti per ragioni fiscali.

Per i titolari di imprese individuali o soci di società di persone, l'auto intestata all'azienda può essere utilizzata anche per scopi personali, ma questo uso promiscuo comporta implicazioni fiscali specifiche.

Dipendenti assegnatari

I dipendenti a cui viene assegnata un'auto aziendale devono attenersi alle condizioni stabilite nel contratto di assegnazione. Come già illustrato, le possibilità di utilizzo variano drasticamente tra assegnazione ad uso esclusivamente aziendale e ad uso promiscuo.

L'assegnazione di un'auto aziendale rappresenta un fringe benefit che incide sulla retribuzione del lavoratore, con conseguenze sul piano fiscale e contributivo.

Altri soggetti (familiari, colleghi, terzi)

Per quanto riguarda altri potenziali conducenti, le regole sono chiare:

• Nel caso di auto ad uso esclusivamente aziendale, nessun altro oltre al dipendente assegnatario può guidare il veicolo
• Per le auto ad uso promiscuo, i familiari del dipendente assegnatario possono utilizzare il mezzo
• Colleghi o altri soggetti possono guidare l'auto aziendale solo se espressamente autorizzati e in circostanze previste dalle policy aziendali

La popolarità dell'auto aziendale come benefit

Un sondaggio condotto dall'Associazione italiana per la direzione del personale (Aidp) tra 400 manager ha evidenziato che l'auto aziendale rimane uno dei benefit più apprezzati dai dipendenti. Nonostante le limitazioni nell'utilizzo, questo vantaggio continua ad essere molto richiesto, e solo eventuali incrementi significativi dei costi porterebbero aziende e lavoratori a considerare alternative.

Questa popolarità è facilmente comprensibile considerando i vantaggi economici per il dipendente, che può evitare le spese legate all'acquisto, manutenzione e gestione di un veicolo personale.

Responsabilità e assicurazione: aspetti da considerare

Un aspetto fondamentale da considerare quando si parla di utilizzo di auto aziendali riguarda le responsabilità in caso di incidenti o danni. Generalmente, il contratto di assegnazione del veicolo specifica:

• Chi deve risarcire eventuali danni causati durante l'uso privato del mezzo
• Se e in quale misura il dipendente deve contribuire alle spese di gestione del veicolo
• Quali sono le franchigie assicurative a carico del dipendente in caso di sinistro

È importante che questi aspetti siano chiaramente definiti nel contratto di comodato o di assegnazione del veicolo, per evitare controversie in caso di incidenti o danneggiamenti.

Le polizze assicurative per i veicoli aziendali spesso prevedono clausole specifiche relative all'utilizzo da parte di conducenti diversi dal proprietario, ed è essenziale verificare che la copertura sia adeguata alle modalità di utilizzo previste.

Modifiche al contratto di assegnazione dell'auto

Qualsiasi variazione nelle condizioni di utilizzo dell'auto aziendale deve essere formalizzata attraverso un nuovo accordo da allegare al contratto originario. Possono essere oggetto di modifica tutte le clausole contenute nel contratto iniziale, tra cui:

• Le modalità di risarcimento in caso di danneggiamento del veicolo durante l'uso non lavorativo
• Il contributo del dipendente alle spese di gestione e manutenzione
• L'estensione dell'utilizzo ad altri soggetti (come familiari)
• Le limitazioni geografiche o temporali all'uso del veicolo

Documentare correttamente queste modifiche è essenziale per tutelare sia l'azienda che il dipendente in caso di controversie o controlli.

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