La fattura elettronica è diventata obbligatoria in Italia per tutte le operazioni tra operatori economici. Ma come devono comportarsi le aziende e i professionisti italiani quando si interfacciano con clienti o fornitori all'estero? Le regole cambiano quando si emette una fattura verso soggetti non residenti nel nostro Paese. Ecco cosa bisogna sapere per navigare nel complesso panorama della fatturazione internazionale.
Quando si emette una fattura verso un cliente o un fornitore che non risiede in Italia e che non ha una stabile organizzazione nel nostro Paese, è necessario seguire delle procedure specifiche. Le operazioni con l’estero richiedono attenzione particolare per rispettare la normativa fiscale italiana e internazionale.
Dal luglio 2022, tutte le operazioni di cessione di beni o prestazione di servizi con soggetti non residenti devono essere trasmesse in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Vediamo meglio:
Fattura elettronica all'estero a una azienda Ue, come farla
Quando è obbligatoria l'immissione tramite SDI
Le operazioni con soggetti non residenti in Italia non sono soggette all'obbligo di fatturazione elettronica. Le aziende e i professionisti italiani possono continuare a emettere fatture in formato cartaceo per i loro clienti internazionali. Bisogna però mantenere una coerenza nella numerazione delle fatture emesse, indipendentemente dal loro formato.
Ad esempio, se sono già state emesse quattro fatture elettroniche per clienti italiani, la successiva fattura cartacea per un cliente estero dovrà seguire con il numero cinque. Una volta inviata questa, le fatture elettroniche successive per i clienti italiani riprenderanno con il numero sei, garantendo così una numerazione continua e coerente.
Quando si inviano fatture cartacee a clienti esteri, è necessario trasmettere i dati relativi a queste operazioni alla Pubblica Amministrazione tramite l’Esterometro. Questo adempimento specifico è richiesto per le operazioni con soggetti non residenti in Italia e si applica sia alle fatture emesse che a quelle ricevute.
L'Esterometro è quindi uno strumento di comunicazione che consente di informare l’Agenzia delle Entrate sulle transazioni internazionali, mantenendo la trasparenza e la conformità fiscale. La trasmissione dei dati delle fatture emesse o ricevute dall'estero avviene con cadenza mensile.
Quando si emette una fattura elettronica a un cliente estero è indispensabile utilizzare correttamente i codici destinatario e passare sempre dal sisteme di interscambio. Nel campo Codice destinatario della fattura, devono essere inseriti i caratteri “XXXXXXX” se il cliente ha una partita Iva in uno Stato membro dell'Unione europea.
Dopo aver compilato la fattura elettronica con tutte le informazioni necessarie, compresi i codici appropriati, il documento deve essere convertito nel formato XML. Questo formato standardizzato è richiesto per la trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio.
Una volta che la fattura è stata generata e convertita, è pronta per l'invio elettronico. Il Sistema di Interscambio riceverà il documento e ne verificherà la correttezza formale. Questo controllo è fondamentale per assicurarsi che tutte le informazioni siano complete e che il formato sia conforme alle regole stabilite.
Dopo aver inviato la fattura elettronica al Sistema di Interscambio bisogna monitorare l’esito della trasmissione. Il SdI fornirà un feedback sull'accettazione del documento. Se la fattura viene accettata, il processo è completato e si può inviare anche una copia cartacea al cliente estero, se necessario.
In caso di scarto della fattura, il sistema notifica l'errore e indica il motivo per cui il documento non è stato accettato. A questo punto, si hanno cinque giorni di tempo per correggere gli errori e re-inviare la fattura corretta. Questo passaggio è essenziale per evitare ritardi nei pagamenti e garantire che tutte le transazioni siano registrate correttamente.