Guida all’impugnazione di un verbale d’assemblea condominiale: cosa fare contro verbalizzazione falsa o incompleta

L’impugnazione del verbale relativo all’assemblea condominiale rappresenta uno strumento normativo essenziale per i condomini che notano criticità nella verbalizzazione delle decisioni assunte collettivamente. In molte situazioni si possono ravvisare errori materiali, omissioni rilevanti o addirittura la presenza di contenuti non rispondenti alla realtà dei fatti.

Tali anomalie possono esporre i soggetti interessati a conseguenze concrete, soprattutto quando le determinazioni assembleari producono effetti vincolanti anche su chi non ha partecipato o si è astenuto.

Il ruolo e la funzione del verbale nell'assemblea condominiale

Il verbale redatto dopo un’assemblea condominiale assume il valore di documento ufficiale, che attesta in modo dettagliato le decisioni assunte dall’organo collettivo dei condomini.

Esso contiene l’elencazione puntuale di ogni delibera approvata, l’indicazione dei voti favorevoli, contrari e astenuti, nonché il riepilogo del confronto tra i partecipanti. Questo strumento offre una garanzia per tutti i soggetti coinvolti, rappresentando l’unico riferimento autentico per stabilire il contenuto e la portata delle determinazioni adottate.

Il verbale viene sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario designato, figure chiamate a certificare la correttezza della verbalizzazione. Nel testo devono essere riportate con chiarezza:

• le proposte presentate;
• il numero e l’identità dei condomini intervenuti, con i rispettivi millesimi;
• gli esiti di ogni votazione;
• gli eventuali dissensi o le astensioni espresse;
• le contestazioni mosse e le dichiarazioni dei partecipanti.

Requisiti di validità del verbale e della delibera condominiale

Perchè un verbale di assemblea condominiale, e la relativa delibera, possa considerarsi legittimo deve contenere la descrizione puntuale delle discussioni, la trascrizione delle delibere, l’esito delle votazioni e le firme del presidente e del segretario.

L’indicazione esatta dei nominativi degli intervenuti e dei valori millesimali di proprietà rappresenta un elemento fondamentale, poiché consente di accertare la regolare costituzione dell’assemblea e la validità dei quorum deliberativi. 

Il verbale deve, dunque, riportare:

• Menzione di tutti gli argomenti trattati e delle decisioni adottate;
• Presenza delle firme del presidente e del segretario: garantiscono la veridicità di quanto verbalizzato;
• Rilevazione accurata dei dati relativi ai condomini presenti, compresi valori millesimali e modalità di voto;
• Osservanza delle modalità e dei termini di convocazione previsti dagli articoli 66 e 1136 delle Disposizioni di attuazione del Codice Civile;
• Chiarezza nell’indicare eventuali dissensi, astensioni o dichiarazioni particolari di singoli condomini.

Falsità, incompletezza e altri vizi nella verbalizzazione: differenze tra nullità e annullabilità

I vizi di un verbale di un'assemblea condominiale possono presentarsi come falsità materiali (ad esempio, la trascrizione di voti mai espressi, l'inserimento di dichiarazioni non rese, la modifica di dati essenziali relativi all'ordine del giorno o ai partecipanti), incompletezze (mancata indicazione degli esiti delle votazioni, omissione delle dichiarazioni di dissenso o errori sui millesimi) e altre irregolarità che incidono sui diritti dei condomini.

È essenziale distinguere tra nullità e annullabilità in presenza di tali vizi. Le delibere nulle sono quelle che mancano degli elementi costitutivi essenziali, hanno oggetto illecito o impossibile, esulano dalle competenze dell’assemblea o ledono i diritti individuali dei condomini. Ad esempio, una deliberazione che modifichi i criteri di ripartizione delle spese senza l’unanimità prevista dalla legge rientra in questa categoria.

Le delibere annullabili in un verbale sono, invece, caratterizzate da vizi formali o procedurali, come la convocazione senza il rispetto dei termini o l’omissione dell’ordine del giorno. 

A differenza delle nullità, l’annullabilità può essere fatta valere solo dai legittimati e entro termini perentori previsti dal codice civile.

L’incompletezza della verbalizzazione, se impedisce il controllo sui quorum costitutivi e deliberativi, rappresenta una causa tipica d’annullabilità, mentre la falsità materiale può costituire presupposto sia di annullabilità che di nullità a seconda del livello di incidenza sull’atto.

I tribunali valutano la gravità del vizio e la sua effettiva idoneità a ledere diritti o a rendere indeterminata la volontà assembleare, orientando la tipologia del vizio e la relativa tutela esperibile.

Motivi e situazioni in cui è possibile impugnare un verbale condominiale

E' possibile impugnare il verbale di un'assemblea di condominio in presenza di vizi o irregolarità formali e sostanziali che possono incidere sia sulla legittimità della deliberazione che sui diritti dei singoli condomini. È possibile promuovere l’azione quando:

• la verbalizzazione non rappresenta fedelmente quanto discusso o deciso;
• vi è assenza o incompletezza dei dati essenziali (nomi, millesimi, esiti delle votazioni);
• vengono trascritte decisioni mai adottate o deliberazioni non comprese nell’ordine del giorno;
• le modalità di convocazione dell’assemblea risultano irregolari, in particolare se i termini minimi o le formalità di comunicazione non sono stati rispettati;
• si riscontrano maggioranze errate o calcoli di millesimi non conformi alla legge o al regolamento interno;
• la delibera viola norme imperative, principi giurisprudenziali consolidati, il regolamento condominiale o diritti soggettivi dei singoli condomini;
• l’atto è stato sottoscritto senza la presenza o la firma delle figure preposte (presidente, segretario);
• il verbale contiene elementi di falsità che alterano deliberatamente la realtà dei fatti.

I casi più ricorrenti di impugnazione di un verbale assembleare riguardano la falsità materiale o ideologica della verbalizzazione, la mancata esplicitazione delle posizioni contrarie o astenute, nonché l’omessa verbalizzazione delle dichiarazioni che possono essere decisive per la valutazione giuridica delle delibere stesse.

Soggetti legittimati all'impugnazione: chi può agire e in quali circostanze

I soggetti che possono promuovere l’impugnazione di un verbale di assemblea condominiale sono i condomini che si sono opposti o si sono astenuti durante la votazione e i condomini assenti dall’assemblea, specificando che:

• Gli assenti sono coloro che non erano presenti, né personalmente né per delega, alla riunione.
• I dissenzienti corrispondono ai condomini che hanno preso parte all’assemblea ma hanno votato contro la delibera impugnata.
• Gli astenuti sono presenti all’assemblea ma non hanno votato né a favore né contro.

Tempistiche e termini per l'impugnazione del verbale di assemblea

Per le delibere annullabili, il termine per agire giudizialmente è fissato in trenta giorni: questo intervallo temporale ha natura decadenziale e la sua mancata osservanza comporta la perdita definitiva del diritto di impugnare e:

• per i condomini presenti all’assemblea e risultati dissenzienti o astenuti, il termine inizia a decorrere dalla data in cui è stata assunta la decisione;
• per gli assenti, il termine decorre invece dalla data di ricezione della comunicazione del verbale, che deve risultare certa e documentabile (ad esempio, ricevuta di ritorno o certificazione di invio PEC).

Non esiste un limite minimo previsto dalla legge per la comunicazione del verbale ma, fino a che questa non avvenga, il termine rimane sospeso per gli assenti.

Inoltre, non rientrano nella scadenza dei trenta giorni le impugnazioni basate su nullità radicali delle delibere, come l’invasione delle competenze dell’assemblea o la violazione di diritti fondamentali, che possono essere promosse in qualsiasi momento.

Per garantire certezza nella decorrenza dei termini, bisogna sempre usare mezzi di comunicazione che attestino inequivocabilmente il momento della ricezione da parte dei condomini aventi diritto ad agire. La mancata o tardiva comunicazione, infatti, può riaprire i termini e incidere sulla validità dell’impugnazione.

Modalità di comunicazione e decorrenza dei termini di impugnazione

Le modalità utilizzate per la comunicazione del verbale d’assemblea incidono direttamente sull’avvio e sul calcolo dei termini di impugnazione.

Affinché la data di decorrenza sia certa e documentabile, è raccomandato che l’amministratore si affidi a sistemi che garantiscano la tracciabilità, come la posta elettronica certificata oppure la raccomandata con avviso di ricevimento.

Anche la consegna a mano può costituire valida forma di comunicazione, purché sia controfirmata dall’interessato, mentre l’uso di email ordinarie o posta semplice, non lasciando traccia della ricezione, è sconsigliato.

• Con invio tramite PEC, la decorrenza parte dalla data della ricevuta di avvenuta consegna;
• con raccomandata A/R, dalla data della firma sull’avviso di ricevimento;
• con consegna a mano, dalla data indicata sulla ricevuta rilasciata dal condomino;
• con fax, si considera la data della ricevuta del rapporto di trasmissione.

La mancata comunicazione del verbale agli assenti comporta che il termine di 30 giorni per l’impugnazione non inizi a decorrere.

Solo quando sia documentabile l’avvenuta ricezione, il termine perentorio inizia a scorrere.

Procedura passo per passo: come si avvia un'impugnazione

Per avviare impugnare correttamente un verbale di assemblea condominiale, è necessario seguire passaggi precisi e documentati.

Il primo consiste nel raccogliere tutte le prove utili, dalla copia integrale del verbale da impugnare, alla documentazione di convocazione e delle comunicazioni correlate, a eventuali elementi di supporto (regolamento condominiale, altri verbali, perizie, relazioni tecniche). Dopodicchè è necessario:

• Verificare il rispetto dei termini di decadenza;
• procedere con la redazione dell’istanza di impugnazione, preferibilmente affidandosi a un professionista specializzato;
• depositare la domanda presso l’organismo di mediazione territorialmente competente, allegando gli atti e le prove raccolte;
• partecipare all’incontro di mediazione;
• in caso di esito negativo della mediazione, predisporre l’atto di citazione in giudizio dinanzi al tribunale competente secondo le regole ordinarie;
• eventualmente, richiedere in via cautelare la sospensione della delibera se ne ricorrano i gravi motivi.

Il tentativo di mediazione rappresenta una condizione di procedibilità imprescindibile per le controversie relative alle delibere condominiali. Durante il percorso, occorre notificare l’iniziativa all’amministratore e, nei casi previsti, anche agli altri condomini. E' comunque sempre consigliabile l’assistenza di un legale.

Costi e tempi della procedura di impugnazione: fattori da considerare

I costi per l’impugnazione di un verbale condominiale variano in base alla complessità del caso, all’eventuale necessità di perizie, alle tariffe professionali dell’avvocato e ai diritti di segreteria e contributi unificati dovuti alla giustizia.

Generalmente, possono oscillare tra 1.000 e 5.000 euro, considerando anche possibili spese per la mediazione obbligatoria e la difesa tecnica, con la possibilità, in casi di reddito basso, di accedere al patrocinio a spese dello Stato.

I tempi della procedura si articolano in varie fasi: dalla presentazione della domanda di mediazione (che può concludersi anche in poche settimane) al deposito dell’atto di citazione in tribunale in caso di esito negativo. Il processo giudiziario, invece, può durare da diversi mesi a oltre un anno, a seconda del carico del tribunale e della complessità delle questioni oggetto di causa.

Domande frequenti sull'impugnazione di verbali e delibere assembleari

• Chi può impugnare una delibera annullabile? Solo i condomini assenti, dissenzienti o astenuti hanno il diritto alla contestazione, salvo eccezioni di nullità radicale della decisione.
• Esiste un termine massimo per comunicare il verbale di assemblea? Non è stabilito per legge, ma la mancata comunicazione prolunga la possibilità di impugnazione per gli assenti.
• Un condomino che ha votato a favore può agire in giudizio? Solitamente no, tranne che per nullità o se dimostra che il consenso sia stato viziato da errore, dolo o violenza.
• L’impugnazione sospende automaticamente la decisione dell’assemblea? No, salvo sospensione espressa dal giudice.
• Quali spese sono previste per l’impugnazione? Oltre all’onorario legale e ai costi di mediazione, il tribunale può condannare la parte soccombente al pagamento delle spese processuali.
• È sempre necessaria l’assistenza di un avvocato? In mediazione sì, in giudizio solo se non sussistono i casi per agire senza legale davanti al Giudice di pace o con controversia di valore inferiore al limite stabilito dalla legge.

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