I diritti di un dipendente in trasferta per l'azienda secondo normative 2025, CCNL e giurisprudenza

La figura del dipendente inviato in trasferta dall’azienda, funge da collegamento operativo fra l’offerta interna e le esigenze espresse dalla clientela. In questo contesto, conoscere i diritti riconosciuti dal quadro normativo e dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) per il 2025 è essenziale sia per le aziende sia per i lavoratori che vogliono un quadro chiaro sulle tutele, le opportunità e i limiti economico-giuridici connessi allo svolgimento della prestazione lavorativa in trasferta.

Definizione di trasferta, condizioni e differenze rispetto al trasferimento

La trasferta consiste nell’invio temporaneo del dipendente a svolgere attività lavorativa in un luogo diverso dalla sede stabilita nel contratto, a vantaggio del datore di lavoro. Si tratta di una situazione provvisoria: permane il legame con la sede ordinaria e, una volta conclusa la missione, il dipendente vi rientra. Va distinta dal trasferimento, che implica uno spostamento permanente. A differenza di quest’ultimo, la trasferta si giustifica solo per esigenze organizzative momentanee, ed è regolata prevalentemente dai CCNL e solo in parte dal codice civile e dalla prassi giurisprudenziale, come confermato dalle recenti ordinanze della Cassazione (come la n. 27093/2023). L’invio in trasferta può avvenire anche in assenza di accettazione espressa, purché sia compatibile con le mansioni svolte e regolamentato dal contratto di lavoro.

Diritti del dipendente in trasferta, indennità, rimborsi e trattamento economico

Durante lo svolgimento di una trasferta, il lavoratore mantiene tutti i diritti e le tutele previste per i colleghi che lavorano stabilmente in sede, tra cui le ferie, i permessi e il diritto alla parità di trattamento. Ulteriori diritti scaturiscono direttamente dalla specificità della trasferta:

• Indennità di trasferta: somma ulteriore riconosciuta per il disagio e le spese sostenute, la cui misura e modalità di erogazione sono stabilite principalmente dal CCNL applicato (esempi dettagliati sono contenuti nei comparti Commercio, Metalmeccanici, Edilizia, Trasporti ecc.).
• Rimborsi delle spese (viaggio, vitto, alloggio, trasporto): possono essere corrisposti secondo tre metodi principali:
  • Forfettario: quota giornaliera fissa, esente da tasse fino a 46,48 euro in Italia e 77,47 euro all’estero (2025). In caso di rimborso per vitto o alloggio, la soglia esente si riduce a 30,99 euro (Italia) o 51,65 euro (estero); con rimborso di entrambe, 15,49 euro (Italia) o 25,82 euro (estero).
  • Analitico (a piè di lista): rimborso delle spese documentate, esente e completamente deducibile se pagate con strumenti tracciabili. Limite giornaliero per spese non documentabili: fino a 15,49 euro (Italia), 25,82 euro (estero).
  • Misto: combinazione delle due modalità, con un regime fiscale proporzionale.

Le spese documentate devono essere fornite attraverso ricevute, scontrini, fatture o prova di pagamento elettronico. Nel caso di spostamenti interni al Comune, le indennità e i rimborsi concorrono di regola a formare reddito, tranne i costi di trasporto documentati dal vettore (biglietti treni, autobus, etc.)

Disciplina nei Contratti Collettivi Nazionali (CCNL), esempi pratici e differenze settoriali

I CCNL rappresentano la fonte principale nella regolazione delle trasferte. Alcuni esempi ricorrenti dimostrano la varietà delle soluzioni adottate:

• CCNL Commercio: indennità forfettaria per missioni fuori Comune, con possibilità di rimborso analitico documentato o misto.
• CCNL Metalmeccanici: previsioni dettagliate su diaria, rimborso pasti e pernottamenti, trattamenti diversi per trasferte brevi, lunghe e permanenti, con voci specifiche anche per l’utilizzo dei mezzi propri.
• CCNL Edilizia: diaria e rimborsi crescenti in base alla distanza e alla durata; attenzione ai casi di alta montagna o condizioni lavorative particolari.
• CCNL Trasporti e Spedizioni: diarie distinte, maggiorazioni per trasferte all’estero, dettagliate regole per le spese di viaggio.

È quindi indispensabile leggere con attenzione il proprio contratto collettivo e gli eventuali accordi di secondo livello o regolamenti aziendali interni.

Principali limiti fiscali e trattamento giurisprudenziale

Dal punto di vista dell’Agenzia delle Entrate e della Cassazione, l’indennità di trasferta è considerata esclusa dall’imponibile solo se destinata a coprire spese effettivamente sostenute dal dipendente. Laddove assuma natura premiale, è considerata parte della retribuzione e, quindi, imponibile. Le soglie sono stabilite ufficialmente a inizio di ogni anno e consultabili presso Normattiva.it per ulteriori dettagli. Si ricorda che l’indennità di trasferta non rientra normalmente nel calcolo del TFR, salvo condizioni contrattuali migliorative.

Orario di lavoro, tempo di viaggio e casi particolari

Il tempo impiegato per raggiungere la località di trasferta non rientra di regola nell’orario di lavoro retribuito, a meno che il lavoratore non sia tenuto a restare a disposizione dell’azienda durante lo spostamento (ad esempio per i lavoratori che guidano mezzi aziendali o devono restare operativi). Alcuni CCNL (per esempio Metalmeccanici Industria, Alimentari, Tessile) riconoscono un trattamento economico anche per le ore di viaggio eccedenti l’orario di lavoro ordinario, con modalità specifiche (percentuale della retribuzione oraria o compenso forfettario).

La disciplina degli infortuni occorsi durante la trasferta si estende anche alle attività correlate e, normalmente, sono tutelati da INAIL.

Novità 2025 e tendenze: digitalizzazione e strumenti per la gestione delle trasferte

Oltre agli aspetti fiscali, la digitalizzazione rappresenta una delle tendenze di rilievo per il 2025 nella gestione delle trasferte: molte aziende stanno integrando piattaforme e software dedicati per le note spese digitali, archiviazione automatica delle ricevute e sistemi di autorizzazione e controllo in tempo reale. Questo riduce gli errori, migliora il cash flow aziendale e rende più trasparente il rapporto fra dipendente e datore di lavoro.

L’obbligo di firma digitale sulle note spese è oramai frequente e in linea con il nuovo quadro normativo. La tracciabilità dei pagamenti anche attraverso strumenti “smart” (app aziendali, carte di pagamento dedicate) è incentivata e raccomandata per evitare problemi fiscali e contenziosi. La mancanza di adeguati strumenti digitali può generare problemi di doppia imposizione (tassazione per il lavoratore e indeducibilità per l’azienda).

Domande frequenti

• Un lavoratore può rifiutare la trasferta? Il diritto di rifiuto è ammesso solo per gravi motivi: rischi per la salute, carichi familiari documentati, mancanza di preavviso o assenza di rimborso spese.
• L’indennità di trasferta entra nel calcolo di ferie, TFR o permessi? In generale, no. È una voce separata che copre esclusivamente le spese destinate a missioni fuori sede.
• Cosa fare in caso di abusi? Il percorso consigliato è documentare e rivolgersi a un rappresentante sindacale o a un legale specializzato.

• Di quanto aumentano gli stipendi con riforma buoni pasto, fringe benefit, rimborsi trasferta in manovra finanziaria
• Si può rifiutare una trasferta di lavoro o non è possibile secondo CCNL, normative e giurisprudenza
• I diritti di un dipendente in trasferta per l'azienda secondo normative 2025, CCNL e giurisprudenza

Rimani aggiornato!
Seguici su Google News cliccando qui e poi fai click sulla Stellina in alto a destra

• Calcolo Part Time Agevolato